Effektive Ablage-Systeme für das Büro lassen Ihr Geschäft funktionaler laufen. Sie können Papiere einfacher finden und Zeit sparen, nach ihnen zu suchen. Um effektive Ablagesysteme in Ihrem Büro zu erhalten, versuchen Sie diese Aufgaben und teilen Sie sie mit allen in Ihrem Büro, um das System konsistent am Laufen zu halten.,
Schritte, um ein Ablagesystem funktionsfähiger zu machen
- Bestimmen Sie, wie Sie die Dateien abrufen möchten. Möchten Sie, dass die Dateien nach Ereignis, Thema oder sprechendem Engagement sortiert werden?
- Beschriften Sie jeden hängenden und hängenden Ordner. Wenn Sie den Manila-Ordner herausnehmen, wissen Sie auf diese Weise, in welchem Abschnitt der Manila-Ordner abgelegt werden soll, wenn Sie ihn zurückgeben müssen.
- – Stick mit der gleichen Kennzeichnung system. Wenn Sie Frontbeschriftungen und Dateien hinter der Registerkarte verwenden, bleiben Sie konsistent. Wenn Sie Farbordner für bestimmte Ordner verwenden, verwenden Sie diese Farben weiterhin.,
- Lassen Sie Platz in der Schublade für neue Dateien. Indem Sie jedes Jahr reinigen, um Platz für die Dateien zu schaffen, wird es nicht nur Ihrem Anmeldesystem helfen, aktuell zu bleiben, sondern es wird auch Ihr System mit dem, was in diesem laufenden Jahr vor sich geht, verfeinern.
- Legen Sie das Papier in die Ordner, damit Sie die Registerkarten sehen können. Papiere, die aus den Ordnern herausragen, blockieren die Registerkarten und erschweren das Auffinden einer Datei.
- Finden Sie einen Aktenschrank, der alle Ihre Dateien enthält. Beschriften Sie jede Schublade mit einem breiten Thema, damit Sie und andere schneller und schmerzloser die richtige Schublade finden.,
Denken Sie daran, ein Ablagesystem funktioniert nur, wenn jeder weiß, wie es organisiert ist und weiß, was zu tun ist, wenn Dateien in das Ablagesystem. Notieren Sie sich die genauen Anweisungen für Ihr Ablagesystem als Verweis auf andere. Hängen Sie es in der Nähe Ihres Aktenschranks auf, damit sich jeder darauf beziehen kann. Wenn Sie mehrere Aktenschränke haben, erstellen Sie eine Karte der Aktenschränke und beschriften Sie auf der Karte, was sich in jeder Schublade befindet. Infolgedessen müssen Benutzer des Aktenschranks Sie nicht fragen, wo sich Dateien in den Aktenschränken befinden.,
Um ein funktionales Ablagesystem zu haben, muss es organisiert werden, damit Sie Ihre benötigten Papiere leicht abrufen können. Ein Ablagesystem, das nicht abgerufen werden kann, benötigt nur Platz. Es ist nur mit verlegten Dokumenten gefüllt, die schwer zu finden sind. Dadurch verpassen Sie es, die wichtigen Informationen rechtzeitig abzurufen. Beachten Sie daher diese Tipps beim Erstellen Ihres Dateisystems.
Welche Tipps für das Ablegesystem verwenden Sie, um Ihre Papiere effektiv abzurufen? Bitte hinterlassen Sie unten einen Kommentar, damit wir das Gespräch fortsetzen können.,
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