Fakturace e-mailem, je to nejrychlejší způsob, jak dostat zaplaceno – pokud jste diskutují o tom, jak poslat fakturu, to je nejlepší zvolit odeslání e-mailem pokud možno. Papírové faktury se mohou ztratit v poště a může být těžké předpovědět, kdy je klient obdrží. E-mailové faktury, na druhou stranu, jsou přijímány okamžitě a hypoteticky řečeno, váš klient může okamžitě začít zpracovávat platbu., Pokud tomu tak není, e-mailem na fakturu usnadňuje sledování, když je čas poslat e-mail sbírky.
co je to e-mail na faktuře?
e-mail na faktuře je e-mail, který obsahuje fakturu, obvykle jako přílohu, a krátkou poznámku klientovi., Faktury by nikdy neměly být překvapením, takže váš e-mail může být jednoduchým přátelským oznámením, že jejich faktura je připojena, a poděkoval jim za jejich podnikání.
e-mail na faktuře by měl znít takto:
Ahoj,
doufám, že vás tento e-mail najde dobře! Viz přiložené číslo faktury . Neváhejte kontaktovat, pokud máte nějaké dotazy.
děkuji za vaše podnikání!,
pozdravy,
ujistěte se, že diskutujete o tom, kde by váš klient chtěl své faktury zaslané před odesláním – často větší společnosti budou mít samostatné účetní oddělení a dokonce i pracovníci na volné noze si možná najali účetní, kteří pro ně dělají papírování.
5 Tipů, jak Psát Fakturu E-mailem
Patří samotná faktura, jako přílohu, ne v těle e-mailu
Faktury by nikdy neměly být zadány do těla e-mailu, měly by být vždy odesílány jako PDF přílohu, takže nemohou být zachyceny a upraven podvodníci., Odeslání přílohy PDF také usnadňuje příjemci faktury vytisknout ji, pokud si to přejí, nebo uložit čistou kopii faktury kdekoli potřebují.
použijte šablonu e-mailu na faktuře
můžete se ocitnout v fakturaci hodně, a pokud ano, je mnohem efektivnější používat šablonu e-mailu, než je psát samostatný e-mail pokaždé, když fakturujete. Můžete použít účetní software pro uložení e-mailových šablon, když je čas je poslat; tímto způsobem je vaše faktura jen pár kliknutí od odeslání., Jedinou výjimkou tohoto pravidla je, pokud vaše faktura je složité nebo je potřeba přidat konkrétní připomínka pro určitého klienta – ale i tak, je jednodušší přidat potřebné informace do existující šablonu, než napsat e-mail od nuly.
Obsahovat číslo faktury v předmětu
Pokud potřebujete vyhledat poslal fakturu později, vaše hledání půjde mnohem rychleji, pokud jste plánoval dopředu a zahrnoval číslo faktury v předmětu vašeho e-mailu., Tak nějaké reakce má klient k faktuře, je pravděpodobné, že obsahovat číslo faktury v jeho předmětu také, takže záznamy z rozhovorů o konkrétní faktury snadno identifikovat hned. To také usnadňuje klientovi vyhledávat své e-mailové záznamy, jakož.
vést záznamy o neuhrazených fakturách
klíčem k tomu, aby klienti platili včas, je sledovat pohledávky., Časový rámec mezi odesláním fakturu a v návaznosti na platby bude záviset na platebních podmínek – často ty s Čistým 30 den, kdy politika bude poslat navazující e-mail, pokud platba nebyla obdržena v 45 až 60 dní. Je důležité si uvědomit, že klienti s velkými účetními odděleními mohou mít od přírody pomalejší obrat,takže při sledování buďte jemní.
mít šablonu pro sbírky e-maily
kromě toho, že máte šablonu e-mailu s fakturou, měli byste mít také šablonu e-mailu s fakturou po splatnosti., To šetří čas na sbírkách, které je třeba jemně formulovat. Na jedné straně, chcete sdělit naléhavost situace, ale nechcete přijít o klienta s hrubým nebo náhlé prohlášení o sbírky. Klíčem k psaní efektivní sbírek e-mail je předpokládat, že platba byla prostě přehlédnout, jako na příkladu níže:
Ahoj ,
Doufám, že tento e-mail, že se máš dobře! Z našich záznamů vyplývá, že jsme ještě nedostali platbu za číslo faktury .,
dejte nám prosím vědět, kdy můžeme očekávat platbu za tuto fakturu, a neváhejte kontaktovat s případnými dotazy nebo obavami.
děkuji za vaše podnikání!
s Pozdravem,
je užitečné přiložit kopie neuhrazených faktur, stejně jako prohlášení, pokud existuje více než jedna faktura vynikající. To usnadňuje klientovi zaplatit v případě, že neviděli původní e-mail s přiloženou fakturou. Následné e-maily mohou vyžadovat, aby platba byla uspořádána co nejdříve, ale je nejlepší nejprve použít měkčí přístup.,
sledování sbírek
sledování sbírek může být složité, a pokud se zdá, že vaše e-maily nefungují, existuje několik přístupů, které můžete podniknout.
- za Prvé, možná budete chtít dát váš klient volání ujistěte se, že vaše e-maily budou k té správné osobě – i když jsou, to slouží jako připomínka, že jejich faktury jsou stále vynikající.
- za druhé, můžete se rozhodnout poslat dopis na fakturu. Protože někteří klienti mohou preferovat papír, fyzikální prohlášení může mít větší váhu než e-mailové přílohy.,
- nakonec a v krajním případě možná budete muset poradit, že právní kroky budou muset být podniknuty, pokud platba nebyla přijata v určitém časovém rámci. Nikdy není zábavné dosáhnout tohoto bodu, ale nezapomeňte, že to není třeba brát osobně.
zasílání faktur e-mailem je nejbezpečnější sázkou, pokud se chcete ujistit, že jste zaplaceni včas. Tímto způsobem, pokud byste měli někdy vyžadovat důkaz, že jste odeslali faktury, máte automaticky uloženy ve vaší doručené poště., Zatímco faktury e-maily nejsou dlouhé, pár slov obsahují může buď pomoci, nebo bránit vaši schopnost dostat zaplaceno za svou práci – takže vybrat si moudře!