fakturering via e-post är det snabbaste sättet att få betalt-om du debatterar hur man skickar en faktura är det bäst att välja att skicka den via e-post där det är möjligt. Pappersfakturor kan gå vilse i posten, och det kan vara svårt att förutsäga när kunden kommer att få dem. E-post fakturor, å andra sidan, tas emot direkt och hypotetiskt sett, din klient kan börja behandla betalning direkt., Om de inte gör det, efter att ha mailat fakturan gör det lättare att följa upp när det är dags att skicka en Samlingar e-post.
Vad är en faktura e-post?
ett fakturameddelande är ett e-postmeddelande som innehåller en faktura, vanligtvis som en bilaga, och en kort anteckning till kunden., Fakturor bör aldrig komma som en överraskning, så din e-post kan vara en enkel vänlig anmälan om att deras faktura bifogas, och tacka dem för sin verksamhet.
ett fakturameddelande ska låta så här:
Hej,
hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra! Se bifogat fakturanummer för . Känn dig fri att nå ut om du har några frågor.
Tack för ditt företag!,
hälsningar,
se till att du diskuterar var din klient vill att deras fakturor skickas innan du skickar ut det – ofta större företag kommer att ha separata redovisningsavdelningar, och även frilansarbetare kan ha hyrt revisorer som gör sitt pappersarbete för dem.
5 Tips för att skriva en faktura e
inkludera fakturan själv som en bilaga, inte i kroppen av e-post
fakturor ska aldrig skrivas in i kroppen av ett e-postmeddelande; de ska alltid skickas som en PDF-bilaga så att de inte kan avlyssnas och redigeras av bedragare., Att skicka en PDF-bilaga gör det också lättare för fakturamottagaren att skriva ut den om de vill, eller att spara en ren kopia av din faktura var de än behöver.
använd en fakturamall för e-post
det kan hända att du fakturerar mycket, och i så fall är det mycket effektivare att använda en e-postmall än att skriva ett separat e-postmeddelande varje gång du fakturerar. Du kan använda bokföringsprogram för att spara e-postmallar för när det är dags att skicka dem; på så sätt är din faktura bara några klick bort från att skickas., Ett undantag från denna regel är om din faktura är komplicerad eller du måste lägga till en specifik påminnelse för en viss klient – men även då är det lättare att lägga till nödvändig information till en befintlig mall än att skriva e-postmeddelandet från början.
inkludera fakturanumret i ämnesraden
om du behöver söka efter en skickad faktura senare kommer din sökning att gå mycket snabbare om du har planerat framåt och inkluderat fakturanumret i ämnesraden i din e-post., På så sätt kommer eventuellt svar som kunden har på fakturan sannolikt att inkludera fakturanumret i ämnesraden, vilket gör samtal om specifika fakturor lätta att identifiera direkt. Detta gör det också lättare för kunden att söka sina e-postposter också.
föra ett register över utestående fakturor
nyckeln till att få kunder att betala i tid är att hålla reda på kundfordringar., Tidsramen mellan att skicka en faktura och följa upp betalningen beror på dina betalningsvillkor – ofta kommer de med en net 30-dagspolicy att skicka ett uppföljningsmeddelande om betalningen inte har mottagits på 45 till 60 dagar. Det är viktigt att komma ihåg att kunder med stora redovisningsavdelningar kan ha en långsammare vändning av naturen, så var försiktig i tonen när du följer upp.
ha en mall för samlingar e-post
förutom att ha en faktura e-mall, bör du också ha en försenad faktura e-mall., Detta sparar tid på samlingar, som måste formuleras noggrant. Å ena sidan vill du förmedla hur brådskande situationen är, men du vill inte alienera kunden med oförskämda eller abrupta uttalanden om samlingar. Nyckeln till att skriva en effektiv samlingar e-post är att anta att betalningen helt enkelt förbises, såsom exemplet nedan:
Hej ,
hoppas det här e-postmeddelandet finner dig bra! Våra register visar att vi ännu inte har fått betalning för fakturanummer för .,
låt oss veta när vi kan förvänta oss att få betalning för denna faktura, och gärna nå ut med några frågor eller funderingar.
Tack för ditt företag!
hälsningar,
det är användbart att bifoga kopior av utestående fakturor, samt ett uttalande om det finns mer än en faktura utestående. Detta gör det lättare för kunden att betala om de inte såg det ursprungliga e-postmeddelandet med fakturan bifogad. Efterföljande e-postmeddelanden kan behöva be om att betalningen ordnas så snart som möjligt, men det är bäst att använda en mjukare inställning först.,
uppföljning av samlingar
uppföljning av samlingar kan vara knepigt, och om din e-post inte verkar fungera finns det flera tillvägagångssätt du kan ta.
- först kanske du vill ringa din klient för att se till att din e-post kommer till rätt person – även om de är, fungerar detta som en påminnelse om att deras fakturor fortfarande är enastående.
- för det andra kan du välja att skicka ett utestående fakturabrev. Eftersom vissa kunder kanske föredrar papper, kan ett fysiskt uttalande bära mer vikt med dem än en e-postbilaga kommer.,
- slutligen, och i sista hand, kan du behöva meddela att rättsliga åtgärder måste vidtas om betalning inte har mottagits inom en viss tidsram. Det är aldrig kul att nå den punkten, men kom ihåg att det inte finns något behov av att ta det personligt.
skicka fakturor via e-post är det säkraste spelet om du vill se till att du får betalt i tid. På så sätt om du någonsin skulle kräva bevis på att du skickade dina fakturor, du har det sparas automatiskt i inkorgen., Medan fakturaemail inte är långa kan de få ord som de innehåller antingen hjälpa eller hindra din förmåga att få betalt för ditt arbete – så välj dem klokt!