Fakturowanie e – mailem to najszybszy sposób zapłaty-jeśli zastanawiasz się, jak wysłać fakturę, najlepiej wybrać wysyłanie jej e-mailem, gdzie to możliwe. Faktury papierowe mogą zgubić się w poczcie i trudno przewidzieć, kiedy klient je otrzyma. Z drugiej strony faktury wysyłane pocztą elektroniczną są odbierane natychmiast i hipotetycznie rzecz biorąc, twój Klient może natychmiast rozpocząć przetwarzanie płatności., Jeśli nie, wysłanie faktury e-mailem ułatwia śledzenie, gdy nadszedł czas, aby wysłać e-mail do kolekcji.
Co to jest e-mail z fakturą?
wiadomość e-mail z fakturą to wiadomość e-mail, która zawiera fakturę, zwykle jako załącznik i krótką notatkę dla klienta., Faktury nigdy nie powinny być niespodzianką, więc twój e-mail może być prostym przyjaznym powiadomieniem, że dołączona jest ich faktura i podziękowanie im za ich działalność.
e-mail z fakturą powinien brzmieć mniej więcej tak:
cześć,
mam nadzieję, że ten e-mail dobrze cię odnajdzie! Proszę zobaczyć załączony numer faktury . Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami.
Dziękujemy za twój biznes!,
Pozdrawiam,
upewnij się, że omówiłeś, gdzie twój klient chciałby, aby jego faktury zostały wysłane, zanim je wyślesz – często większe firmy będą miały oddzielne działy księgowości, a nawet niezależni pracownicy mogą zatrudnić księgowych, którzy robią za nich dokumenty.
5 wskazówek, jak napisać e-mail z fakturą
Dołącz samą fakturę jako załącznik, a nie w treści wiadomości e-mail
faktury nigdy nie powinny być wpisywane do treści wiadomości e-mail; powinny być zawsze wysyłane jako załącznik PDF, aby nie mogły zostać przechwycone i edytowane przez oszustów., Wysłanie załącznika w formacie PDF ułatwia również odbiorcy faktury wydrukowanie go w razie potrzeby lub zapisanie czystej kopii faktury w dowolnym miejscu.
Użyj szablonu wiadomości e-mail do faktury
Możesz często wystawiać faktury, a jeśli tak, znacznie wydajniejsze jest używanie szablonu wiadomości e-mail niż pisanie osobnego e-maila za każdym razem, gdy wystawiasz fakturę. Możesz użyć oprogramowania księgowego, aby zapisać szablony wiadomości e-mail, gdy nadszedł czas, aby je wysłać; w ten sposób faktura jest tylko kilka kliknięć od wysłania., Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy faktura jest skomplikowana lub musisz dodać konkretne przypomnienie dla określonego klienta – ale nawet wtedy łatwiej jest dodać niezbędne informacje do istniejącego szablonu niż napisać wiadomość e-mail od zera.
umieść numer faktury w temacie wiadomości
Jeśli chcesz wyszukać wysłaną fakturę później, wyszukiwanie będzie przebiegać znacznie szybciej, jeśli wcześniej zaplanowałeś i umieściłeś numer faktury w temacie wiadomości e-mail., W ten sposób każda odpowiedź Klienta na fakturę może również zawierać numer faktury w temacie, dzięki czemu zapisy rozmów na temat konkretnych faktur są łatwe do zidentyfikowania od razu. Ułatwia to również klientowi wyszukiwanie rekordów e-mail.
prowadzenie ewidencji zaległych faktur
kluczem do uzyskania przez klientów terminowych płatności jest śledzenie należności., Czas między wysłaniem faktury a kontynuacją płatności zależy od warunków płatności – często osoby z polisą netto na 30 dni będą wysyłać wiadomość e-mail, jeśli płatność nie została otrzymana w ciągu 45 do 60 dni. Ważne jest, aby pamiętać, że klienci z dużymi działami księgowymi mogą mieć wolniejszy zwrot z natury, więc zachowuj delikatny ton podczas śledzenia.
mieć szablon wiadomości e-mail do kolekcji
oprócz szablonu wiadomości e-mail z fakturą, powinieneś mieć również szablon wiadomości e-mail z fakturą zaległą., Oszczędza to czas na kolekcjach, które należy delikatnie sformułować. Z jednej strony chcesz przekazać pilność sytuacji, ale nie chcesz zrażać klienta niegrzecznymi lub nagłymi wypowiedziami na temat kolekcji. Kluczem do napisania skutecznego e-maila z kolekcjami jest założenie, że płatność została po prostu pominięta, na przykład poniżej:
Hi,
Hope this email finds you well! Nasze zapisy wskazują, że nie otrzymaliśmy jeszcze płatności za numer faktury .,
daj nam znać, kiedy możemy spodziewać się zapłaty za tę fakturę, i skontaktuj się z nami w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości.
Dziękujemy za twój biznes!
Pozdrawiam,
warto załączyć kopie zaległych faktur, a także oświadczenie, jeśli jest więcej niż jedna faktura zaległa. Ułatwia to klientowi zapłacenie w przypadku, gdy nie widział oryginalnego e-maila z dołączoną fakturą. Kolejne e-maile mogą wymagać, aby płatność została zorganizowana tak szybko, jak to możliwe, ale najlepiej jest użyć bardziej miękkie podejście na początku.,
śledzenie kolekcji
śledzenie kolekcji może być trudne, a jeśli twoje e-maile wydają się nie działać, istnieje kilka metod, które możesz zastosować.
- po pierwsze, możesz zadzwonić do swojego klienta, aby upewnić się, że twoje e – maile trafią do właściwej osoby-nawet jeśli tak, służy to jako przypomnienie, że ich faktury są nadal zaległe.
- Po drugie, możesz zdecydować się na wysłanie zaległej faktury. Ponieważ niektórzy klienci mogą preferować papier, fizyczne oświadczenie może mieć większą wagę niż załącznik e-mail.,
- wreszcie, w ostateczności, może być konieczne poinformowanie, że konieczne będzie podjęcie działań prawnych, jeśli płatność nie zostanie otrzymana w określonym terminie. Osiągnięcie tego punktu nigdy nie jest zabawne, ale pamiętaj, że nie musisz brać tego do siebie.
wysyłanie faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, jeśli chcesz mieć pewność, że płacisz na czas. W ten sposób, jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować dowodu wysłania faktur, automatycznie zapiszesz je w swojej skrzynce odbiorczej., Chociaż e-maile z fakturami nie są długie, kilka słów, które zawierają, może pomóc lub utrudnić Ci otrzymanie zapłaty za pracę – więc wybierz je mądrze!