Come inviare una fattura via e-mail ed essere pagati

La fatturazione via e-mail è il modo più rapido per essere pagati-se stai discutendo su come inviare una fattura, è meglio scegliere di inviarla via e-mail dove possibile. Fatture cartacee possono perdersi nella posta, e può essere difficile prevedere quando il cliente li riceverà. Le fatture inviate via email, d’altra parte, vengono ricevute immediatamente e ipoteticamente parlando, il tuo cliente può iniziare a elaborare il pagamento subito., Se non lo fanno, dopo aver inviato via email la fattura rende più facile il follow-up quando è il momento di inviare un’e-mail collezioni.

Che cos’è un’email di fattura?

Un’e-mail di fattura è un’e-mail che contiene una fattura, di solito come allegato, e una breve nota al cliente., Le fatture non dovrebbero mai essere una sorpresa, quindi la tua email può essere una semplice notifica amichevole che la loro fattura è allegata e ringraziarli per la loro attività.

Un’email di fattura dovrebbe suonare qualcosa del genere:

Assicurati di discutere dove il tuo cliente vorrebbe le fatture inviate prima di inviarlo – spesso le aziende più grandi avranno reparti contabili separati, e anche i lavoratori freelance potrebbero aver assunto contabili che fanno i loro documenti per loro.

5 Suggerimenti per scrivere un’email di fattura

Includere la fattura stessa come allegato, non nel corpo dell’email

Le fatture non dovrebbero mai essere digitate nel corpo di un’email; dovrebbero sempre essere inviate come allegato PDF in modo che non possano essere intercettate e modificate dai truffatori., L’invio di un allegato PDF rende inoltre più facile per il destinatario della fattura stamparlo se lo desidera o salvare una copia pulita della fattura ovunque sia necessario.

Usa un modello di e-mail di fattura

Potresti trovarti a fatturare molto, e in tal caso, è molto più efficiente usare un modello di e-mail che scrivere un’e-mail separata ogni volta che invii una fattura. È possibile utilizzare il software di contabilità per salvare i modelli di posta elettronica per quando è il momento di inviarli; in questo modo, la fattura è solo pochi clic di distanza dall’invio., L’unica eccezione a questa regola è se la fattura è complicata o è necessario aggiungere un promemoria specifico per un determinato cliente, ma anche in questo caso è più facile aggiungere le informazioni necessarie a un modello esistente piuttosto che scrivere l’e – mail da zero.

Includi il numero della fattura nella riga dell’oggetto

Se hai bisogno di cercare una fattura inviata in un secondo momento, la tua ricerca andrà molto più veloce se hai pianificato in anticipo e incluso il numero della fattura nella riga dell’oggetto della tua email., In questo modo, è probabile che qualsiasi risposta del cliente alla fattura includa anche il numero della fattura nella riga dell’oggetto, rendendo facili da identificare immediatamente le registrazioni delle conversazioni su fatture specifiche. Ciò rende anche più facile per il cliente cercare anche i propri record di posta elettronica.

Tenere un registro delle fatture in sospeso

La chiave per ottenere i clienti a pagare in tempo è quello di tenere traccia dei crediti., Il lasso di tempo tra l’invio di una fattura e il follow – up sul pagamento dipenderà dai termini di pagamento-spesso quelli con una politica netta di 30 giorni finirà per inviare un’e-mail di follow-up se il pagamento non è stato ricevuto in 45 a 60 giorni. È importante ricordare che i clienti con grandi reparti contabili possono avere una svolta più lenta per natura,quindi sii gentile nel tono quando segui.

Avere un modello per le e-mail raccolte

Oltre ad avere un modello di e-mail fattura, si dovrebbe anche avere un modello di e-mail fattura in ritardo., Ciò consente di risparmiare tempo sulle collezioni, che devono essere formulate delicatamente. Da un lato, vuoi trasmettere l’urgenza della situazione, ma non vuoi alienare il cliente con dichiarazioni maleducate o brusche sulle collezioni. La chiave per scrivere un’email di raccolta efficace è presumere che il pagamento sia stato semplicemente trascurato, come nell’esempio seguente:

È utile allegare copie delle fatture in sospeso, nonché una dichiarazione se c’è più di una fattura in sospeso. Questo rende più facile per il cliente di pagare nel caso in cui non hanno visto l’e-mail originale con la fattura allegata. Le email successive potrebbero dover chiedere che il pagamento sia organizzato il prima possibile, ma è meglio utilizzare un approccio più morbido all’inizio.,

Seguire le raccolte

Seguire le raccolte può essere complicato, e se le tue e-mail non sembrano funzionare, ci sono diversi approcci che puoi adottare.

• In primo luogo, si consiglia di dare al vostro cliente una chiamata per assicurarsi che le e – mail stanno andando alla persona giusta-anche se sono, questo serve come un promemoria che le loro fatture sono ancora in sospeso.
• In secondo luogo, si può decidere di inviare una lettera di fattura in sospeso. Dal momento che alcuni clienti possono preferire la carta, una dichiarazione fisica può portare più peso con loro di un allegato e-mail sarà.,
• Infine, e in ultima istanza, potrebbe essere necessario avvisare che sarà necessario intraprendere un’azione legale se il pagamento non è stato ricevuto entro un certo periodo di tempo. Non è mai divertente raggiungere quel punto, ma ricorda che non c’è bisogno di prenderlo personalmente.

L’invio di fatture via e-mail è la scommessa più sicura se vuoi assicurarti di essere pagato in tempo. In questo modo, se si dovrebbe mai richiedere la prova che hai inviato le fatture, lo avete salvato automaticamente nella tua casella di posta., Mentre le email di fattura non sono lunghe, le poche parole che contengono possono aiutare o ostacolare la tua capacità di essere pagato per il tuo lavoro, quindi scegli saggiamente!