la facturación por correo electrónico es la forma más rápida de recibir el pago: si está debatiendo cómo enviar una factura, es mejor elegir enviarla por correo electrónico cuando sea posible. Las facturas en papel pueden perderse en el correo, y puede ser difícil predecir cuándo las recibirá el cliente. Las facturas enviadas por correo electrónico, por otro lado, se reciben al instante e hipotéticamente hablando, su cliente puede comenzar a procesar el pago de inmediato., Si no lo hacen, haber enviado la factura por correo electrónico hace que sea más fácil hacer un seguimiento cuando es el momento de enviar un correo electrónico de cobros.
¿qué es un correo electrónico de factura?
un correo electrónico de factura es un correo electrónico que contiene una factura, generalmente como un archivo adjunto, y una breve nota para el cliente., Las facturas nunca deben ser una sorpresa, por lo que su correo electrónico puede ser una simple notificación amigable de que su factura está adjunta, y agradeciéndoles por su negocio.
un correo electrónico de factura debe sonar algo como esto:
Hola,
espero que este correo electrónico te encuentre bien! Consulte el número de factura adjunto para . Siéntase libre de comunicarse si tiene alguna pregunta.
Gracias por su negocio!,
Saludos,
asegúrese de discutir dónde desea que su cliente envíe sus facturas antes de enviarlas; a menudo, las empresas más grandes tendrán departamentos de contabilidad separados, e incluso los trabajadores independientes pueden haber contratado contadores que hacen su papeleo para ellos.
5 Consejos para escribir un correo electrónico de factura
incluya la factura en sí como un archivo adjunto, no en el cuerpo del correo electrónico
Las facturas nunca deben escribirse en el cuerpo de un correo electrónico; siempre deben enviarse como un archivo adjunto PDF para que no puedan ser interceptadas y editadas por estafadores., El envío de un archivo PDF adjunto también facilita que el destinatario de la factura la imprima si lo desea, o guarde una copia limpia de su factura donde sea necesario.
Use una plantilla de correo electrónico de factura
es posible que se encuentre facturando mucho, y si es así, es mucho más eficiente usar una plantilla de correo electrónico que escribir un correo electrónico separado cada vez que factura. Puede usar el software de contabilidad para guardar plantillas de correo electrónico para cuando sea el momento de enviarlas; de esa manera, su factura está a solo unos clics de ser enviada., La única excepción a esta regla es si su factura es complicada o si necesita agregar un recordatorio específico para un cliente determinado, pero incluso entonces, es más fácil agregar la información necesaria a una plantilla existente que escribir el correo electrónico desde cero.
incluya el número de factura en la línea de asunto
si necesita buscar una factura enviada más tarde, su búsqueda será mucho más rápida si ha planeado con anticipación e incluido el número de factura en la línea de asunto de su correo electrónico., De esa manera, cualquier respuesta que el cliente tenga a la factura es probable que incluya el número de factura en su línea de asunto también, haciendo que los registros de conversaciones sobre Facturas específicas sean fáciles de identificar de inmediato. Esto también hace que sea más fácil para el cliente buscar sus registros de correo electrónico también.
mantener un registro de las facturas pendientes
la clave para conseguir que los clientes paguen a tiempo es llevar un registro de las cuentas por cobrar., El plazo entre el envío de una factura y el seguimiento del pago dependerá de sus condiciones de pago: a menudo, aquellos con una política neta de 30 días terminarán enviando un correo electrónico de seguimiento si el pago no se ha recibido en 45 a 60 días. Es importante recordar que los clientes con grandes departamentos de contabilidad pueden tener un cambio más lento por naturaleza, así que sea suave en el tono cuando haga un seguimiento.
tener una plantilla para correos electrónicos de colecciones
además de tener una plantilla de correo electrónico de factura, también debe tener una plantilla de correo electrónico de factura vencida., Esto ahorra tiempo en las colecciones, que deben ser redactadas con delicadeza. Por un lado, quiere transmitir la urgencia de la situación, pero no quiere alienar al cliente con declaraciones groseras o abruptas sobre las colecciones. La clave para escribir un correo electrónico de colecciones efectivo es asumir que el pago simplemente se pasó por alto, como el siguiente ejemplo:
Hola,
¡espero que este correo electrónico te encuentre bien! Nuestros registros indican que aún no hemos recibido el pago por el número de factura .,
por Favor háganoslo saber cuándo podemos esperar para recibir el pago de esta factura, y no dudes en contactarnos con cualquier pregunta o preocupación.
Gracias por su negocio!
Saludos,
es útil adjuntar copias de las facturas pendientes, así como un estado de cuenta si hay más de una factura pendiente. Esto hace que sea más fácil para el cliente pagar en el caso de que no vieron el correo electrónico original con la factura adjunta. Los correos electrónicos posteriores pueden necesitar pedir que el pago se arregle tan pronto como sea posible, pero es mejor usar un enfoque más suave al principio.,
El seguimiento de las colecciones
El seguimiento de las colecciones puede ser complicado, y si sus correos electrónicos no parecen estar funcionando, hay varios enfoques que puede tomar.
- Primero, es posible que desee llamar a su cliente para asegurarse de que sus correos electrónicos van a la persona adecuada, incluso si lo son, esto sirve como un recordatorio de que sus facturas siguen pendientes.
- En segundo lugar, puede decidir enviar una carta de factura pendiente. Dado que algunos clientes pueden preferir el papel, una declaración física puede tener más peso con ellos que un archivo adjunto de correo electrónico.,
- Finalmente, y en el último recurso, es posible que deba informar que se tomarán acciones legales si el pago no se ha recibido dentro de un plazo determinado. Nunca es divertido llegar a ese punto, pero recuerda que no hay necesidad de tomarlo como algo personal.
enviar facturas por correo electrónico es la apuesta más segura si desea asegurarse de que se le paga a tiempo. De esa manera, si alguna vez necesita una prueba de que envió sus facturas, la guardará automáticamente en su bandeja de entrada., Si bien los correos electrónicos de facturas no son largos, las pocas palabras que contienen pueden ayudar u obstaculizar su capacidad de recibir un pago por su trabajo, ¡así que elija sabiamente!