Fakturering via e-mail er den hurtigste måde at få betalt – hvis du er diskuterer, hvordan man sender en faktura, er det bedst at vælge at sende det via e-mail, hvor det er muligt. Papirfakturaer kan gå tabt i posten, og det kan være svært at forudsige, hvornår klienten vil modtage dem. E-mailede fakturaer, på den anden side, modtages øjeblikkeligt og hypotetisk set, din klient kan begynde at behandle betaling med det samme., Hvis de ikke gør det, efter at have sendt fakturaen gør det lettere at følge op, når det er tid til at sende en samling e-mail.
Hvad er en faktura e-mail?
en faktura-e-mail er en e-mail, der indeholder en faktura, normalt som en vedhæftet fil, og en kort note til klienten., Fakturaer bør aldrig komme som en overraskelse, så din e-mail kan være en simpel venlig meddelelse om, at deres faktura er vedhæftet, og takke dem for deres forretning.
en faktura-e-mail skal lyde sådan:
Hej,
håber, at denne e-mail finder dig godt! Se vedlagte fakturanummer for . Du er velkommen til at nå ud, hvis du har spørgsmål.
tak for din virksomhed!,
Hilsen
sørg for, at du drøfte, hvor din klient ønsker, at deres fakturaer, der sendes, før du sender det ud – ofte større virksomheder vil have separate regnskab afdelinger, og endda freelance arbejdere kan have ansat revisorer, der gør deres papirarbejde for dem.
5 Tips til at Skrive en Faktura e-Mail
Omfatte selve fakturaen som en vedhæftet fil, og ikke i kroppen af e-mail
Fakturaer, der aldrig burde være skrevet i brødteksten i en e-mail; de skal altid sendes som en vedhæftet PDF-fil, så de ikke kan blive opsnappet og redigeret af svindlere., Afsendelse af en PDF-vedhæftet fil gør det også lettere for modtageren af fakturaen at udskrive den, hvis de ønsker det, eller at gemme en ren kopi af din faktura, uanset hvor de har brug for det.
Brug en faktura e-mail-skabelon
Du kan finde dig selv fakturering en masse, og hvis så, er det meget mere effektivt at bruge en e-mail-skabelon, end det er at skrive en separat e-mail hver gang du faktura. Du kan bruge regnskabssoft .are til at gemme e-mail-skabeloner, når det er tid til at sende dem; på den måde er din faktura kun et par klik væk fra at blive sendt., Den eneste undtagelse fra denne regel er, hvis din faktura er kompliceret, eller du har brug for at tilføje en bestemt påmindelse til en bestemt klient – men selv da er det lettere at tilføje nødvendige oplysninger til en eksisterende skabelon end at skrive e-mailen fra bunden.
Medtag fakturanummeret i emnelinjen
Hvis du har brug for at søge efter en Sendt faktura senere, vil din søgning gå meget hurtigere, hvis du har planlagt forude og inkluderet fakturanummeret i emnelinjen i din e-mail., På den måde vil ethvert svar, som klienten har på fakturaen, sandsynligvis også medtage fakturanummeret i emnelinjen, hvilket gør registreringer af samtaler om specifikke fakturaer let at identificere med det samme. Dette gør det også lettere for klienten at søge i deres e-mail-poster også.
føre en fortegnelse over udestående fakturaer
nøglen til at få kunderne til at betale til tiden er at holde styr på tilgodehavender., Tidsrammen mellem at sende en faktura og opfølgning på betaling, vil afhænge af din betalingsbetingelser – ofte dem, med en Netto 30 dages politik vil ende med at sende en opfølgende e-mail, hvis betaling ikke er modtaget i 45 til 60 dage. Det er vigtigt at huske, at kunder med store regnskabsafdelinger kan have en langsommere vending af naturen, så vær blid i tone, når du følger op.
har en skabelon til samlinger e-mails
ud over at have en faktura e-mail skabelon, bør du også have en forsinket faktura e-mail skabelon., Dette sparer tid på samlinger, som skal formuleres delikat. På den ene side ønsker du at formidle situationens presserende karakter, men du ønsker ikke at fremmedgøre klienten med uhøflige eller pludselige udsagn om samlinger. Nøglen til at skrive en effektiv samling e-mail er at antage betalingen blev simpelthen overset, såsom eksemplet nedenfor:
Hej,
håber denne e-mail finder dig godt! Vores optegnelser viser, at vi endnu ikke har modtaget betaling for fakturanummer for .,
lad os vide, hvornår vi kan forvente at modtage betaling for denne faktura, og velkommen til at nå ud med eventuelle spørgsmål eller bekymringer.
tak for din virksomhed!
hilsen,
det er nyttigt at vedhæfte kopier af de udestående fakturaer, samt en erklæring, hvis der er mere end en faktura udestående. Dette gør det lettere for kunden at betale, hvis de ikke så den originale e-mail med fakturaen vedhæftet. Efterfølgende e-mails skal muligvis bede om, at betaling arrangeres så hurtigt som muligt, men det er bedst at bruge en blødere tilgang først.,
opfølgning på samlinger
opfølgning på Samlinger kan være vanskeligt, og hvis dine e-mails ikke ser ud til at fungere, er der flere tilgange, du kan tage.
- først kan du ringe til din klient for at sikre, at dine e – mails går til den rigtige person-selvom de er, fungerer dette som en påmindelse om, at deres fakturaer stadig er udestående.
- for det andet kan du beslutte at sende et udestående fakturabrev. Da nogle kunder kan foretrække papir, en fysisk erklæring kan bære mere vægt med dem end en vedhæftet fil vil.,
- endelig og i sidste instans skal du muligvis rådgive om, at der skal træffes retssager, hvis betaling ikke er modtaget inden for en bestemt tidsramme. Det er aldrig sjovt at nå dette punkt, men husk, at der ikke er behov for at tage det personligt.
afsendelse af fakturaer via e-mail er det sikreste spil, hvis du vil sikre dig, at du bliver betalt til tiden. På den måde, hvis du nogensinde skulle kræve bevis for, at du har sendt dine fakturaer, har du det gemt automatisk i din indbakke., Mens faktura-e-mails ikke er lange, kan de få ord, de indeholder, enten hjælpe eller hindre din evne til at få betalt for dit arbejde – så vælg dem klogt!