Presentación efectiva de los sistemas para el cargo de hacer que su negocio funcione más funcional. Puede encontrar documentos más fácilmente y ahorrar tiempo buscándolos. Para mantener sistemas de archivo efectivos en su oficina, pruebe estas tareas y compártalas con todos en su oficina para mantener el sistema funcionando constantemente.,
pasos para hacer que un sistema de archivos sea más funcional
- Determine cómo desea recuperar los archivos. ¿Desea que los archivos se ordenen por evento, tema o participación en conferencias?
- etiqueta cada carpeta colgante y de manila. De esta manera, si saca la carpeta manila, sabrá qué sección colocar la carpeta manila cuando necesite devolverla.
- seguir con el mismo sistema de etiquetado. Si utiliza etiquetas frontales y archivo detrás de la pestaña, mantenga la coherencia. Si usa carpetas de color para carpetas particulares, siga usando esos colores.,
- deje espacio en el cajón para los archivos nuevos. Al purgar cada año para hacer espacio para los archivos, no solo ayudará a que su sistema de archivo se mantenga actualizado, sino que también hará que su sistema sea más refinado con lo que está sucediendo ese año en curso.
- coloque el papel en las carpetas para ver las pestañas. Los papeles que sobresalen de las carpetas bloquearán las pestañas y harán más difícil encontrar un archivo.
- encuentre un archivador que contenga todos sus archivos. Etiquete cada cajón como un tema amplio para ayudarlo a usted y a otros a encontrar el cajón correcto de manera más rápida y sin dolor.,
recuerde, un sistema de archivo solo funciona si todos saben cómo está organizado y saben qué hacer al colocar archivos en el sistema de archivo. Escriba las instrucciones exactas para su sistema de presentación como una referencia a otros. Cuélgalo cerca de tu archivador para que todos puedan consultarlo. Si tiene VARIOS Archivadores, haga un mapa de los archivadores y etiquete en el mapa lo que hay en cada cajón. Como resultado, los usuarios del archivador no tienen que preguntarle dónde están los archivos en los archivadores.,
para tener un sistema de archivo funcional, debe estar organizado para que pueda recuperar sus documentos necesarios fácilmente. Un sistema de archivo que no es recuperable solo ocupa espacio. Simplemente está lleno de documentos extraviados que son difíciles de encontrar. Como resultado, se pierde la oportunidad de recuperar la información importante de manera oportuna. Por lo tanto, tenga en cuenta estos consejos al crear su sistema de archivo.
¿Qué consejos del sistema de archivo utiliza para recuperar sus documentos de manera efectiva? Por favor, deje un comentario a continuación para que podamos continuar la conversación.,
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