Laskutus sähköposti on nopein tapa saada maksettu – jos olet keskustella miten lähettää laskun, se on parasta valita lähettää sen sähköpostitse, jos mahdollista. Paperiset laskut saattavat eksyä postiin, ja voi olla vaikea ennustaa, milloin asiakas niitä saa. Sähköpostilaskut sen sijaan vastaanotetaan heti ja hypoteettisesti, asiakas voi aloittaa maksun käsittelyn heti., Jos he eivät, ottaa sähköpostitse laskun avulla on helpompi seurata, kun on aika lähettää kokoelmia sähköposti.
Mikä on laskun sähköpostilla?
laskun sähköposti on sähköposti, joka sisältää laskun, yleensä liitetiedostona, ja lyhyt huomautus asiakkaalle., Laskujen ei pitäisi koskaan tulla yllätyksenä, joten sähköpostisi voi olla yksinkertainen ystävällinen ilmoitus siitä, että niiden lasku on liitetty, ja kiittää niitä liiketoiminnastaan.
laskun sähköpostin pitäisi kuulostaa jotain tällaista:
Hei ,
Toivottavasti tämä sähköposti löytää sinut hyvin! Katso liitteenä oleva laskunumero . Ota rohkeasti yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.
kiitos asioistasi!,
Terveisin,
varmista, että olet keskustella siitä, missä asiakkaasi haluavat, että heidän laskut lähetetään ennen kuin lähetät sen ulos – usein suurempien yritysten on oltava erilliset kirjanpito-osastojen, ja jopa freelance-työntekijöitä voi palkata kirjanpitäjät, jotka eivät heidän paperit heille.
5 Vinkkejä Kirjoittaa Laskun Sähköpostitse
Sisältää laskun itse liitetiedostona, ei kehossa sähköposti
Laskut olisi koskaan kirjoitettu kehoon sähköpostia; ne tulee aina toimittaa PDF-liitetiedostona, jotta he eivät voi siepata ja muokata huijareita., PDF-liitetiedoston lähettäminen helpottaa myös laskun vastaanottajan tulostamista halutessaan tai puhtaan kopion tallentamista laskustasi aina, kun se on tarpeen.
Käytä laskun sähköpostimalli
saatat löytää itsesi laskutuksen paljon, ja jos on, niin se on paljon tehokkaampaa käyttää sähköpostimallin kuin se on kirjoittaa erillinen sähköposti aina, kun laskun. Voit käyttää kirjanpito-ohjelmistoa tallentamaan sähköpostipohjia, kun on aika lähettää ne; näin laskusi on vain muutaman klikkauksen päässä lähettämisestä., Ainoa poikkeus tähän sääntöön on, jos laskun on monimutkainen tai sinun täytyy lisätä erityinen muistutus tietyn asiakas – mutta silloinkin, se on helpompi lisätä tarvittavat tiedot olemassa olevan mallin kuin kirjoittaa sähköposti tyhjästä.
Sisältää laskun numeron aihe-rivi
Jos sinun täytyy etsiä lähettää laskun myöhemmin, haun menee paljon nopeammin, jos olet suunnitellut eteenpäin ja mukana laskun numero otsikkokenttään teidän sähköpostitse., Näin, mitään vastausta asiakas on laskun on todennäköisesti sisältää laskun numeron sen otsikkokenttään myös, joten kirjaa keskusteluja tiettyjä laskuja helppo tunnistaa heti. Tämä helpottaa myös asiakkaan sähköpostitietojen hakua.
Pitää kirjaa maksamatta laskut
avain saada asiakkaat maksamaan ajoissa, ei seurata myyntireskontran., Aikataulu välillä lähettää laskun ja jatkona maksu riippuu teidän maksu ehdot – usein ne, joilla on Net 30 päivän politiikan päätyvät lähettää seurata sähköpostin, jos maksua ei ole vastaanotettu 45 60 päivää. On tärkeää muistaa, että asiakkaat kanssa suuri kirjanpidossa voi olla hitaampaa käänne luonteeltaan, joten olla lempeä sävy, kun voit seurata.
On malli kokoelmat sähköpostit
sen lisäksi, että laskun sähköpostimalli, sinun pitäisi myös olla myöhässä laskun sähköpostimalli., Tämä säästää aikaa kokoelmissa, jotka on muotoiltava hienovaraisesti. Toisaalta, haluat välittää tilanteen kiireellisyys, mutta et halua vieraannuttaa asiakkaan kanssa töykeä tai äkillinen lausuntoja kokoelmat. Avain kirjoittaminen tehokas perintä sähköposti on olettaa, että maksu oli yksinkertaisesti huomiotta, kuten alla olevassa esimerkissä:
Hei ,
Toivottavasti tämä sähköposti löytää sinut hyvin! Tietojemme mukaan emme ole vielä saaneet maksua laskunumerosta .,
kerro meille, milloin voimme odottaa saavamme maksun tästä laskusta, ja ota rohkeasti yhteyttä kaikkiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin.
kiitos asioistasi!
Terveisin,
Se on hyödyllistä liittää kopiot maksamattomat laskut, sekä lausunto, jos on enemmän kuin yksi lasku maksamatta. Tämä helpottaa asiakas maksaa siinä tapauksessa, että he eivät katso alkuperäinen sähköposti laskun liitteenä. Myöhemmät sähköpostit saattavat joutua pyytämään, että maksu järjestettäisiin mahdollisimman pian, mutta aluksi kannattaa käyttää pehmeämpää lähestymistapaa.,
jatkona Kokoelmat
Seuraavat kokoelmat voi olla hankalaa, ja jos sähköpostisi ei tunnu toimivan, on olemassa useita lähestymistapoja voit ottaa.
- Ensimmäinen, haluat ehkä antaa asiakkaalle puhelun varmista, että sähköpostit ovat menossa oikealle henkilölle – vaikka he ovat, tämä toimii muistutuksena siitä, että heidän laskut ovat vielä maksamatta.
- toiseksi, voit päättää lähettää maksamattoman laskukirjeen. Koska jotkut asiakkaat saattavat pitää enemmän paperista, fyysinen lausunto voi tuoda mukanaan enemmän painoa kuin sähköpostin liitetiedosto.,
- Lopulta, ja viimeisenä keinona, sinun täytyy ehkä neuvoa, että oikeustoimiin on ryhdyttävä, jos maksua ei ole vastaanotettu tietyn ajan kuluessa. Ei ole koskaan hauskaa päästä siihen pisteeseen, mutta muista, ettei sitä tarvitse ottaa henkilökohtaisesti.
laskujen lähettäminen sähköpostitse on turvallisinta, jos haluat varmistaa, että saat maksun ajoissa. Näin Jos sinun pitäisi koskaan vaatia todisteita siitä, että lähetit laskusi, olet tallentanut sen automaattisesti Saapuneet-kansioosi., Vaikka lasku sähköpostit eivät ole pitkiä, muutamia sanoja ne eivät sisällä voi joko auttaa tai estää kykysi saada palkkaa työsi – joten valita ne viisaasti!