számlázás e-mailben a leggyorsabb módja annak, hogy fizetni-ha vitatja, hogyan kell számlát küldeni, akkor a legjobb, ha választani küld e-mailben, ahol lehetséges. A papíralapú számlák elveszhetnek az e-mailben, és nehéz lehet megjósolni, hogy az ügyfél mikor kapja meg őket. Az e-mailes számlák viszont azonnal beérkeznek, így ügyfele azonnal megkezdheti a fizetés feldolgozását., Ha nem, miután e-mailben a számlát megkönnyíti nyomon követni, amikor itt az ideje, hogy küldjön egy gyűjtemény e-mailt.
mi az a számla e-mail?
a számla e-mail egy e-mail, amely számlát tartalmaz, általában mellékletként, valamint egy rövid megjegyzés az ügyfél számára., Számlák soha nem jön, mint egy meglepetés, így az e-mail lehet egy egyszerű barátságos értesítést, hogy a számlát csatolták, és megköszönte nekik az üzleti.
a számla e-mailnek így kell hangzania:
Szia ,
remélem, hogy ez az e-mail jól talál! Kérjük, olvassa el a mellékelt számlaszám . Nyugodtan forduljon, ha bármilyen kérdése van.
Köszönjük vállalkozását!,
Üdvözlettel,
Győződjön meg róla, hogy megvitassák, ahol az ügyfél, mint a küldött számlák küldés előtt ki – gyakran nagyobb vállalatok külön számviteli osztályok, sőt szabadúszó munkavállalók vette fel a könyvelők, hogy a papírmunka őket.
5 tipp a számla e-mail írásához
magában foglalja a számlát mellékletként, nem az e-mail testében
a számlákat soha nem szabad beírni egy e-mail testébe; ezeket mindig PDF mellékletként kell elküldeni, hogy a csalók ne lehessen elfogni és szerkeszteni., A PDF-melléklet elküldése megkönnyíti a számla címzettjének kinyomtatását, ha kívánja, vagy a számla tiszta példányát, ahol csak kell, elmentheti.
használjon számla e-mail sablont
előfordulhat, hogy sokat számláz, és ha igen, sokkal hatékonyabb egy e-mail sablon használata, mint egy külön e-mail írása minden számlázás során. Használhatja számviteli szoftver menteni e-mail sablonok, amikor itt az ideje, hogy küldje el őket; így, a számla csak néhány kattintásnyira van attól, hogy elküldte., Az egyetlen kivétel e szabály alól az, ha a számla bonyolult, vagy hozzá kell adnia egy adott emlékeztetőt egy adott ügyfél számára – de még akkor is könnyebb hozzáadni a szükséges információkat egy meglévő sablonhoz, mint az e-mail írása a semmiből.
adja meg a számlaszámot a tárgysorba
ha később meg kell keresnie az elküldött számlát, akkor a keresés sokkal gyorsabban megy, ha előre tervezte, és a számlaszámot az e-mail tárgysorába helyezte., Így minden olyan válasz, amelyet az ügyfélnek a számlára kell válaszolnia, valószínűleg a számlaszámot is tartalmazza a tárgysorba, így a konkrét számlákkal kapcsolatos beszélgetések nyilvántartása azonnal könnyen azonosítható. Ez megkönnyíti az ügyfél számára az e-mail rekordok keresését is.
nyilvántartást vezet a fennálló számlákról
az ügyfelek időben történő fizetésének kulcsa a követelések nyomon követése., A számla küldése és a fizetés nyomon követése közötti idő a Fizetési feltételektől függ – gyakran azok, akiknek nettó 30 napos politikája van, nyomon követő e-mailt küldenek, ha a fizetés nem érkezett meg 45 nak nek 60 napok. Fontos megjegyezni, hogy a nagy számviteli részlegekkel rendelkező ügyfelek természetüknél fogva lassabb fordulattal járhatnak, ezért legyen gyengéd hangon, amikor követi.
van egy sablon gyűjtemények e-mailek
amellett, hogy egy számla e-mail sablon, akkor is kell egy lejárt számla e-mail sablon., Ez időt takarít meg a gyűjteményekben, amelyeket finoman kell megfogalmazni. Egyrészt szeretné közvetíteni a helyzet sürgősségét, de nem akarja elidegeníteni az ügyfelet durva vagy hirtelen nyilatkozatokkal a gyűjteményekről. A hatékony gyűjteményes e-mail írásának kulcsa az, hogy feltételezzük, hogy a fizetést egyszerűen figyelmen kívül hagyták, például az alábbi példa:
Hi,
remélem, hogy ez az e-mail jól talál! Nyilvántartásaink azt mutatják, hogy még nem kaptunk fizetést a számlaszámért .,
kérjük, tudassa velünk, hogy mikor számíthatunk a számla kifizetésére, és bátran forduljon bármilyen kérdéshez vagy aggályhoz.
Köszönjük vállalkozását!
Üdvözlettel,
hasznos a fennálló számlák másolatainak csatolása,valamint nyilatkozat, Ha egynél több számla áll rendelkezésre. Ez megkönnyíti az ügyfél számára a fizetést abban az esetben, ha nem látta az eredeti e-mailt a mellékelt számlával. Lehet, hogy a későbbi e-maileknek a lehető leghamarabb meg kell kérniük a fizetés elrendezését, de a legjobb, ha először lágyabb megközelítést alkalmazunk.,
A gyűjtemények nyomon követése
a gyűjtemények nyomon követése bonyolult lehet, és ha az e-mailek nem tűnnek működőképesnek, számos megközelítést alkalmazhat.
- először is érdemes hívást adni ügyfelének, hogy megbizonyosodjon arról, hogy e – mailjei a megfelelő személyhez mennek-még akkor is, ha vannak, ez emlékeztetőként szolgál arra, hogy számláik továbbra is kiemelkedőek.
- másodszor, dönthet úgy, hogy kiemelkedő számlalevelet küld. Mivel egyes ügyfelek előnyben részesíthetik a papírt, a fizikai nyilatkozat nagyobb súlyt hordozhat velük, mint egy e-mail melléklet.,
- Végül, és végső esetben, lehet, hogy tanácsot kell adnia, hogy jogi lépéseket kell tenni, ha a fizetés nem érkezett meg egy bizonyos határidőn belül. Soha nem szórakoztató elérni ezt a pontot, de ne feledje, hogy nem kell személyesen venni.
a számlák e-mailben történő küldése a legbiztonságosabb fogadás, ha időben meg akarja győződni arról, hogy fizetett-e. Így ha valaha is bizonyítékot kell kérnie a számlák elküldéséről, automatikusan elmentette a postaládájába., Míg a számla e-mailek nem hosszadalmasak, a néhány szó, amelyet tartalmaznak, segíthet vagy akadályozhatja a munkáért fizetett képességét – tehát bölcsen válassza ki őket!