Fakturering via e-post er den raskeste måten å få betalt hvis du debattere hvordan å sende en faktura, er det best å velge å sende den via e-post der det er mulig. Papir faktura kan bli borte i posten, og det kan være vanskelig å forutsi når kunden vil motta dem. Sendt fakturaer, på den annen side, er mottatt umiddelbart og hypotetisk sett, kundene kan starte behandling av betaling umiddelbart., Hvis de ikke gjør det, som har sendt fakturaen gjør det enklere å følge opp når det er på tide å sende et samlinger e-post.
Hva er en faktura via e-post?
En faktura via e-post er en e-post som inneholder en faktura, vanligvis som et vedlegg, og et kort notat til klienten., Fakturaer skal aldri komme som en overraskelse, så din e-post kan være en enkel vennlig melding om at fakturaen er vedlagt, og takke dem for deres virksomhet.
En faktura via e-post skal lyde noe sånt som dette:
Hei ,
Håper denne e-posten finner du vel! Se vedlagt faktura nummer . Føl deg fri til å nå ut hvis du har noen spørsmål.
Takk for din bedrift!,
med vennlig Hilsen,
sørg for at du diskutere hvor klienten ønsker sine fakturaer som sendes før du sender det ut – ofte større bedrifter vil ha egne regnskap avdelinger, og selv freelance arbeidstakere kan ha leid regnskapsførere som gjør papirarbeidet for dem.
5 Tips for å Skrive en Faktura via E-post
Omfatte faktura seg selv som et vedlegg, ikke i kroppen av e-post
Fakturaer skal aldri bli skrevet inn i teksten i en e-post; de skal alltid sendes som en PDF-vedlegg, slik at de ikke kan bli fanget opp og redigert av svindlere., Å sende en PDF-vedlegget gjør det også lettere for mottakeren av fakturaen for å skrive den ut hvis de ønsker det, eller hvis du vil lagre en ren kopi av din faktura uansett hvor de trenger det.
Bruk en faktura mal for e-post
Du kan finne deg selv fakturering mye, og hvis så, det er mye mer effektivt å bruke en mal for e-post enn det er å skrive en separat e-post hver gang du faktura. Du kan bruke regnskap programvare til å lagre e-post maler for når det er på tide å sende dem; på den måten, din faktura er bare et par klikk unna fra å bli sendt., Det eneste unntaket til denne regelen er hvis fakturaen er komplisert, eller trenger du å legge til en bestemt påminnelse for en bestemt klient – men selv da, det er enklere å legge til informasjon som er nødvendig til en eksisterende mal enn å skrive e-post fra bunnen av.
Inneholde fakturanummer i emnefeltet
Hvis du trenger å søke for en sendt faktura senere, din søken vil gå mye raskere hvis du har planlagt fremover og inkluderte faktura nummer i emnefeltet i e-posten din., På den måten, noen respons klienten har til fakturaen er sannsynlig å inkludere fakturanummer i sin emne-linjen også, noe som gjør registreringer av samtaler om bestemte fakturaer lett å identifisere en gang. Dette gjør det også lettere for klienten å lete i e-poster som godt.
Holde en oversikt over utestående fakturaer
nøkkelen til å få kunder til å betale i tide for å holde styr på kundefordringer., Tidsrammen mellom å sende en faktura til og følge opp betalingen vil avhenge av dine betalingsvilkår – ofte de med en Netto 30 dagers politikk vil ende opp med å sende følge opp e-post dersom betaling ikke er mottatt i 45 til 60 dager. Det er viktig å huske at kunder med store regnskap avdelinger kan ha en lengre behandlingstid av natur, så vær forsiktig i tonen når du følger opp.
Har en mal for samlinger e-post
I tillegg til å ha en faktura mal for e-post, bør du også ha en forfalt faktura mal for e-post., Dette sparer tid på samlinger, som må være formulert delikat. På den ene siden, du ønsker å formidle alvoret i situasjonen, men du ikke ønsker å fremmedgjøre klienten med uhøflige eller brå uttalelser om samlinger. Nøkkelen til å skrive en effektiv samlinger e-post er å anta betalingen var rett og slett oversett, slik som eksempelet nedenfor:
Hei ,
Håper denne e-posten finner du vel! Våre registreringer viser at vi har ennå til å motta betaling for fakturanummer for .,
Vennligst la oss vite når vi kan forvente å motta betaling for dette faktura, og føl deg fri til å nå ut med spørsmål eller bekymringer.
Takk for din bedrift!
med vennlig Hilsen,
Det er nyttig å legge ved kopier av utestående fakturaer, samt en erklæring om at det er mer enn én faktura enestående. Dette gjør det enklere for kunden å betale i tilfelle at de ikke se den opprinnelige e-posten med faktura vedlagt. Påfølgende e kanskje ber om at betaling ordnes så snart som mulig, men det er best å bruke en mykere tilnærming ved første.,
Følge opp på Samlinger
Følgende opp på samlinger kan være vanskelig, og hvis e-poster ikke ser ut til å fungere, er det flere metoder du kan bruke.
- Første, kan du ønsker å gi kunden en samtale for å sørge for at din e-post er på vei til rett person – selv om de er, dette fungerer som en påminnelse om at deres fakturaer er fortsatt utestående.
- for det Andre, du kan velge å sende en utestående faktura brev. Siden noen kunder foretrekker papir, en fysisk uttalelse kan bære mer vekt med dem i stedet for et e-postvedlegg vil.,
- til Slutt, og i siste utvei, du kan få behov for å informere om at søksmål vil behovet for å bli tatt dersom betaling ikke er mottatt innen en viss tidsramme. Det er aldri gøy å nå dette punktet, men husk at det er ingen grunn til å ta det personlig.
Sender fakturaer via e-post er den sikreste alternativet hvis du ønsker å sørge for at du blir betalt i tide. På den måten hvis du noen gang skulle kreve bevis for at du sendte din faktura, har du det automatisk lagret i din innboks., Mens faktura e-post er ikke lengre, de få ordene de inneholder kan enten hjelpe eller hindre din evne til å få betalt for arbeidet ditt – så velg dem med omhu!