hoe verzend je een factuur via e-mail en word je betaald

facturatie per e-mail is de snelste manier om betaald te worden-als je discussieert over hoe je een factuur verzendt, is het het beste om te kiezen voor verzenden per e-mail waar mogelijk. Papieren facturen kunnen verdwalen in de e-mail, en het kan moeilijk zijn om te voorspellen wanneer de klant ze zal ontvangen. Gemailde facturen, aan de andere kant, worden direct ontvangen en hypothetisch gesproken, uw klant kan beginnen met het verwerken van de betaling meteen., Als ze dat niet doen, het hebben van de factuur per e-mail maakt het gemakkelijker om de follow-up wanneer het tijd is om een collecties e-mail te sturen.

Wat is een factuurmail?

een factuur e-mail is een e-mail die een factuur bevat, meestal als bijlage, en een korte notitie aan de client., Facturen mogen nooit als een verrassing komen, zodat uw e-mail een eenvoudige vriendelijke melding dat hun factuur is bijgevoegd kan zijn, en hen bedanken voor hun bedrijf.

een factuur e-mail zou ongeveer zo moeten klinken:

zorg ervoor dat u bespreekt waar uw klant zijn facturen wil verzenden voordat u het verstuurt – vaak hebben grotere bedrijven aparte boekhoudafdelingen, en zelfs freelance werknemers kunnen accountants hebben ingehuurd die hun papierwerk voor hen doen.

5 Tips om een Factuurmail te schrijven

voeg de factuur zelf toe als bijlage, niet in de inhoud van de e-mail

facturen mogen nooit in de inhoud van een e-mail worden ingevoerd; ze moeten altijd als PDF-bijlage worden verzonden zodat ze niet kunnen worden onderschept en bewerkt door fraudeurs., Het versturen van een PDF-bijlage maakt het ook makkelijker voor de ontvanger van de factuur om het uit te printen als hij dat wil, of om een schone kopie van uw factuur op te slaan waar hij dat nodig heeft.

gebruik een e-mailsjabloon voor facturen

Het kan zijn dat u veel factureert, en als dat zo is, is het veel efficiënter om een e-mailsjabloon te gebruiken dan om een aparte e-mail te schrijven elke keer dat u factureert. U kunt boekhoudsoftware gebruiken om e-mailsjablonen op te slaan voor wanneer het tijd is om ze te verzenden; op die manier is uw factuur slechts een paar klikken verwijderd van verzending., De enige uitzondering op deze regel is als uw factuur ingewikkeld is of u een specifieke herinnering voor een bepaalde klant moet toevoegen – maar zelfs dan is het makkelijker om noodzakelijke informatie toe te voegen aan een bestaande sjabloon dan om de e-mail vanaf nul te schrijven.

voeg het factuurnummer toe in de onderwerpregel

Als u later naar een verzonden factuur moet zoeken, zal uw zoekopdracht veel sneller gaan als u vooruit hebt gepland en het factuurnummer in de onderwerpregel van uw e-mail hebt opgenomen., Op die manier, elke reactie van de klant heeft om de factuur is waarschijnlijk het factuurnummer in de onderwerpregel ook, waardoor records van gesprekken over specifieke facturen gemakkelijk te identificeren meteen. Dit maakt het ook makkelijker voor de klant om hun e-mail records te zoeken en.

houd een register bij van openstaande facturen

de sleutel om klanten op tijd te laten betalen is het bijhouden van debiteuren., Het tijdsbestek tussen het verzenden van een factuur en de follow – up van de betaling is afhankelijk van uw betalingsvoorwaarden-vaak degenen met een netto 30 dagen beleid zal eindigen met het verzenden van een follow-up e-mail als de betaling niet is ontvangen in 45 tot 60 dagen. Het is belangrijk om te onthouden dat klanten met grote boekhoudkundige afdelingen van nature een tragere doorloop hebben, dus wees voorzichtig in toon wanneer u follow-up.

heb een sjabloon voor e-mails van collecties

naast het hebben van een e-mailsjabloon voor facturen, moet u ook een e-mailsjabloon voor achterstallige facturen hebben., Dit bespaart tijd op collecties, die subtiel moeten worden geformuleerd. Aan de ene kant wil je de urgentie van de situatie overbrengen, maar wil je de klant niet vervreemden met onbeschofte of abrupte uitspraken over collecties. De sleutel tot het schrijven van een effectieve collecties e-mail is om aan te nemen dat de betaling gewoon over het hoofd werd gezien, zoals het voorbeeld hieronder:

Het is nuttig om kopieën van de openstaande facturen bij te voegen, evenals een verklaring als er meer dan één openstaande factuur openstaat. Dit maakt het makkelijker voor de klant om te betalen in het geval dat ze niet de originele e-mail met de factuur bijgevoegd. Volgende e-mails kan nodig zijn om te vragen dat de betaling zo snel mogelijk worden geregeld, maar het is het beste om een zachtere aanpak te gebruiken op het eerste.,

opvolgen van Verzamelingen

opvolgen van Verzamelingen kan lastig zijn, en als uw e-mails niet lijken te werken, kunt u verschillende benaderingen volgen.

• eerst kunt u uw klant bellen om er zeker van te zijn dat uw e – mails naar de juiste persoon gaan-zelfs als dat zo is, dient dit als een herinnering dat hun facturen nog open staan.
• ten tweede kunt u besluiten een openstaande factuurbrief te sturen. Omdat sommige clients liever papier, een fysieke verklaring kan meer gewicht met hen dan een e-mailbijlage zal dragen.,
• ten slotte, en in laatste instantie, moet u mogelijk adviseren dat er juridische stappen moeten worden ondernomen als de betaling niet binnen een bepaalde termijn is ontvangen. Het is nooit leuk om dat punt te bereiken, maar vergeet niet dat er geen noodzaak om het persoonlijk te nemen.

het versturen van facturen via e-mail is de veiligste optie als u zeker wilt zijn dat u op tijd betaald wordt. Op die manier, als je ooit een bewijs nodig hebt dat je je facturen hebt verzonden, heb je deze automatisch opgeslagen in je inbox., Terwijl factuur e-mails zijn niet lang, de paar woorden die ze bevatten kan ofwel helpen of belemmeren uw vermogen om betaald te krijgen voor uw werk-dus kies ze verstandig!