skuteczne systemy archiwizacji w biurze sprawiają, że Twoja firma działa bardziej funkcjonalnie. Możesz łatwiej znaleźć dokumenty i zaoszczędzić czas na ich szukaniu. Aby utrzymać skuteczne systemy archiwizacji w biurze, wypróbuj te zadania i udostępnij je wszystkim w biurze, aby system działał konsekwentnie.,
kroki, aby system plików był bardziej funkcjonalny
- określają sposób pobierania plików. Czy chcesz, aby pliki były sortowane według wydarzenia, tematu lub zaangażowania w mówienie?
- oznakuj każdy folder Wiszący i wiszący. W ten sposób, jeśli wyjmiesz folder manila, będziesz wiedział, w której sekcji umieścić folder manila, gdy musisz go zwrócić.
- stosuj ten sam system etykietowania. Jeśli używasz etykiet przednich i plików za kartą, zachowaj spójność. Jeśli używasz kolorowych folderów dla poszczególnych folderów, używaj tych kolorów.,
- pozostaw miejsce w szufladzie na nowe pliki. Oczyszczając co roku, aby zrobić miejsce na pliki, nie tylko pomoże to twojemu systemowi archiwizacji pozostać aktualnym, ale także sprawi, że Twój system będzie bardziej wyrafinowany z tym, co dzieje się w bieżącym roku.
- Umieść papier w folderach, aby zobaczyć karty. Dokumenty wystające z folderów blokują karty i utrudniają znalezienie pliku.
- Znajdź szafkę na dokumenty, która pomieści wszystkie Twoje pliki. Oznacz każdą szufladę szerokim tematem, aby pomóc Tobie i innym szybciej i bezboleśnie znaleźć właściwą szufladę.,
pamiętaj, że system plików działa tylko wtedy, gdy każdy wie, jak jest zorganizowany i wie, co zrobić, gdy umieszcza pliki w systemie plików. Zapisz dokładną instrukcję dla swojego systemu plików jako odniesienie do innych. Powieś go w pobliżu szafki na dokumenty, aby każdy mógł się do niego odnieść. Jeśli masz kilka szafek na dokumenty, zrób mapę szafek na dokumenty i zaznacz na mapie, co znajduje się w każdej szufladzie. W rezultacie użytkownicy szafy na dokumenty nie muszą pytać, gdzie znajdują się pliki w szafach na dokumenty.,
aby mieć funkcjonalny system archiwizacji, musi być zorganizowany, aby można było łatwo odzyskać potrzebne dokumenty. System archiwizacji, który nie jest możliwy do odzyskania, zajmuje tylko miejsce. Jest po prostu wypełniony zagubionych dokumentów, które są trudne do znalezienia. W rezultacie tracisz na odzyskanie ważnych informacji w odpowiednim czasie. Pamiętaj więc o tych wskazówkach podczas tworzenia systemu plików.
jakich wskazówek używasz do skutecznego odzyskiwania dokumentów? Zostaw komentarz poniżej, abyśmy mogli kontynuować rozmowę.,
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą. Możemy pomóc Twojej firmie.
oto kilka dodatkowych artykułów od innych ekspertów, które również pomogą Ci uporządkować swój system plików.