Como Enviar uma Fatura via e-Mail e Receba

fatura por e-mail é a forma mais rápida para receber o pagamento, se você está debatendo como enviar uma fatura, é melhor escolher o envio por e-mail sempre que possível. Faturas de papel podem se perder no correio, e pode ser difícil prever quando o cliente irá recebê-los. Faturas por e-mail, por outro lado, são recebidas instantaneamente e hipoteticamente falando, o seu cliente pode começar a processar o pagamento imediatamente., Se não o fizerem, ter enviado por e-mail a factura torna mais fácil acompanhar quando é altura de enviar um e-mail de coleções.

o que é um e-mail na factura?

um e-mail de fatura é um e-mail que contém uma fatura, geralmente como um anexo, e uma nota breve para o cliente., Faturas nunca devem vir como uma surpresa, para que o seu e-mail pode ser uma simples notificação amigável de que a sua fatura é anexada, e agradecendo-lhes pelo seu negócio.

Um E-mail na factura deve soar assim:

certifique – se de discutir para onde o seu cliente gostaria que as suas facturas fossem enviadas antes de O enviar-muitas vezes as empresas maiores terão departamentos de contabilidade separados, e até mesmo os trabalhadores freelance podem ter contratado contabilistas que fazem a sua papelada para eles.

5 dicas para escrever um e-mail de fatura

incluem a fatura em si como um anexo, não no corpo do E-mail

as faturas nunca devem ser digitadas no corpo de um e-mail; elas devem ser sempre enviadas como um anexo PDF para que não possam ser interceptadas e editadas por fraudulentos., O envio de um anexo PDF também torna mais fácil para o destinatário da fatura para imprimi-lo se quiser, ou para salvar uma cópia limpa de sua fatura onde quer que eles precisam.

Use um modelo de E-mail de fatura

você pode se encontrar faturando muito, e se assim for, é muito mais eficiente usar um modelo de E-mail do que é escrever um e-mail separado cada vez que você fatura. Você pode usar software de contabilidade para salvar modelos de E-mail para quando é hora de enviá-los; dessa forma, a sua fatura está apenas a poucos cliques de ser enviado., A única exceção a esta regra é se sua fatura é complicada ou você precisa adicionar um lembrete específico para um determinado cliente – mas mesmo assim, é mais fácil adicionar informações necessárias a um modelo existente do que escrever o e-mail do zero.

inclua o número da fatura na linha de assunto

Se você precisar procurar por uma fatura enviada mais tarde, a sua pesquisa irá muito mais rápido se você planejou com antecedência e incluiu o número da fatura na linha de assunto do seu e-mail., Dessa forma, qualquer resposta do cliente à fatura é provável que inclua o número da fatura em sua linha de assunto também, fazendo registros de conversas sobre faturas específicas fáceis de identificar imediatamente. Isso também torna mais fácil para o cliente procurar seus registros de E-mail também.

manter um registo das facturas pendentes

a chave para fazer com que os clientes paguem a tempo é manter o registo das contas a receber., O prazo entre o envio de uma fatura e o acompanhamento do pagamento dependerá dos seus termos de pagamento – Muitas vezes, aqueles com uma política de 30 dias líquidos acabarão por enviar um e-mail de seguimento se o pagamento não tiver sido recebido em 45 a 60 dias. É importante lembrar que os clientes com grandes departamentos de contabilidade podem ter uma reviravolta mais lenta por natureza, por isso seja gentil no tom quando você seguir.

tem um modelo para coleções de E-mails

além de ter um modelo de E-mail de fatura, você também deve ter um modelo de E-mail de fatura atrasado., Isso economiza tempo em coleções, que precisam ser formuladas delicadamente. Por um lado, você quer transmitir a urgência da situação, mas você não quer alienar o cliente com declarações rudes ou abruptas sobre coleções. A chave para escrever um e-mail de coleções eficaz é assumir que o pagamento foi simplesmente ignorado, como o exemplo abaixo:

é útil anexar cópias das facturas pendentes, bem como uma declaração se houver mais de uma factura pendente. Isso torna mais fácil para o cliente pagar no caso de que eles não viram o e-mail original com a fatura anexada. Os e-mails subsequentes podem precisar pedir que o pagamento seja organizado o mais rápido possível, mas é melhor usar uma abordagem mais suave no início.,

seguir as colecções

seguir as colecções pode ser complicado, e se os seus e-mails não estiverem a funcionar, existem várias abordagens que pode adoptar.

• Em primeiro lugar, você pode querer dar ao seu cliente uma chamada para se certificar de que os seus e – mails estão indo para a pessoa certa-mesmo que estejam, isso serve como um lembrete de que suas faturas ainda estão pendentes.em segundo lugar, pode decidir enviar uma carta na factura pendente. Uma vez que alguns clientes podem preferir papel, uma declaração física pode ter mais peso com eles do que um anexo de E-mail irá.,por último, e em último recurso, poderá ter de aconselhar que será necessária uma acção judicial se o pagamento não tiver sido recebido dentro de um determinado prazo. Nunca é divertido chegar a esse ponto, mas lembre-se que não há necessidade de levar isso a peito.

enviar faturas por e-mail é a aposta mais segura se você quer ter certeza de que você é pago a tempo. Assim, se alguma vez precisar de provas de que enviou as suas facturas, gravá-las-á automaticamente na sua caixa de entrada., Enquanto os e-mails de fatura não são longos, as poucas palavras que eles contêm pode ajudar ou dificultar a sua capacidade de ser pago pelo seu trabalho – então escolha-os sabiamente!