Facturare prin e-mail este cel mai rapid mod de a fi plătit – dacă ești dezbatem cum de a trimite o factură, cel mai bine este de a alege de a trimite prin e-mail în cazul în care este posibil. Facturile de hârtie se pot pierde prin poștă și poate fi greu de prezis când le va primi clientul. Facturile trimise prin e-mail, pe de altă parte, sunt primite instantaneu și ipotetic vorbind, clientul dvs. poate începe procesarea plății imediat., Dacă nu o fac, trimiterea prin e-mail a facturii face mai ușoară urmărirea când este timpul să trimiteți un e-mail de colecții.
Ce este un e-mail factura?
un e-mail factură este un e-mail care conține o factură, de obicei, ca un atașament, și o notă scurtă pentru client., Facturile nu ar trebui să vină niciodată ca o surpriză, astfel încât e-mailul dvs. poate fi o simplă notificare prietenoasă că factura lor este atașată și mulțumindu-le pentru afacerea lor.un e-mail de factură ar trebui să sune cam așa:
bună ,
Sper că acest e-mail vă găsește bine! Vă rugăm să consultați numărul facturii atașat pentru . Simțiți-vă liber să vă adresați dacă aveți întrebări.vă mulțumim pentru afacerea dvs.!,asigurați – vă că discutați unde clientul dvs. ar dori ca facturile să fie trimise înainte de a le trimite-adesea companiile mai mari vor avea departamente contabile separate și chiar lucrătorii independenți pot avea contabili angajați care își fac documentele pentru ei.
5 Sfaturi pentru a scrie un e-mail Factură
Include factura în sine ca un atașament, nu în corpul de e-mail
facturile nu ar trebui să fie tastat în corpul unui e-mail; acestea ar trebui să fie întotdeauna trimise ca un atașament PDF, astfel încât acestea nu pot fi interceptate și editate, Trimiterea unui atașament PDF face, de asemenea, mai ușor pentru destinatarul facturii să o imprime dacă dorește sau să salveze o copie curată a facturii dvs. oriunde are nevoie.
utilizați un șablon de e-mail pentru factură
s-ar putea să vă aflați la facturare mult și, dacă da, este mult mai eficient să utilizați un șablon de e-mail decât să scrieți un e-mail separat de fiecare dată când facturați. Puteți utiliza software-ul de contabilitate pentru a salva șabloanele de e-mail atunci când este timpul să le trimiteți; în acest fel, factura dvs. este la doar câteva clicuri distanță de a fi trimisă., Singura excepție de la această regulă este dacă factura dvs. este complicată sau trebuie să adăugați un memento specific pentru un anumit client – dar chiar și atunci, este mai ușor să adăugați informațiile necesare unui șablon existent decât să scrieți e-mailul de la zero.
Include numărul facturii în linia de subiect
dacă trebuie să cauți o factură trimisă mai târziu, căutarea va fi mult mai rapidă dacă ai planificat din timp și ai inclus numărul facturii în linia de subiect a e-mailului tău., În acest fel, orice răspuns pe care Clientul îl are la factură este probabil să includă numărul facturii în linia sa de subiect, făcând înregistrări ale conversațiilor despre facturi specifice ușor de identificat imediat. Acest lucru face, de asemenea, mai ușor pentru client pentru a căuta înregistrările lor de e-mail, de asemenea.cheia pentru a obține clienții să plătească la timp este de a ține evidența conturilor de încasat., Intervalul de timp dintre trimiterea unei facturi și urmărirea plății va depinde de termenii dvs. de plată – adesea cei cu o politică netă de 30 de zile vor ajunge să trimită un e-mail de urmărire dacă plata nu a fost primită în 45 până la 60 de zile. Este important să rețineți că clienții cu departamente mari de contabilitate pot avea o schimbare mai lentă prin natură, așa că fiți blând în ton atunci când urmați.
aveți un șablon pentru e-mailurile colecții
pe lângă faptul că aveți un șablon de e-mail factură, ar trebui să aveți, de asemenea, un șablon de e-mail Factură restante., Acest lucru economisește timp pentru colecții, care trebuie formulate delicat. Pe de o parte, doriți să transmiteți urgența situației, dar nu doriți să înstrăinați clientul cu declarații nepoliticoase sau abrupte despre colecții. Cheia pentru a scrie un eficient colecții de e-mail este de a presupune că plata a fost pur și simplu trecute cu vederea, cum ar fi exemplul de mai jos:
Salut ,
Sper ca acest e-mail vă găsește bine! Înregistrările noastre indică faptul că nu am primit încă plata pentru numărul facturii ., vă rugăm să ne anunțați când ne putem aștepta să primim plata pentru această factură și nu ezitați să contactați orice întrebări sau nelămuriri.vă mulțumim pentru afacerea dvs.!este util să atașați copii ale facturilor restante, precum și o declarație dacă există mai multe facturi restante. Acest lucru face mai ușor pentru client să plătească în cazul în care nu au văzut e-mailul original cu factura atașată. E-mailurile ulterioare ar putea fi necesare pentru a solicita ca plata să fie aranjată cât mai curând posibil, dar este mai bine să utilizați o abordare mai ușoară la început.,urmărirea colecțiilor poate fi dificilă, iar dacă e-mailurile dvs. nu par să funcționeze, există mai multe abordări pe care le puteți lua.
- În primul rând, poate doriți să dați clientului dvs. un apel pentru a vă asigura că e – mailurile dvs. merg la persoana potrivită-chiar dacă acestea sunt, acest lucru servește ca un memento că facturile lor sunt încă restante.
- în al doilea rând, puteți decide să trimiteți o scrisoare de factură restantă. Deoarece unii clienți pot prefera hârtie, o declarație fizică poate transporta mai multă greutate cu ei decât un atașament de e-mail va.,în cele din urmă, și în ultimă instanță, poate fi necesar să vă informați că va trebui să se ia măsuri legale dacă plata nu a fost primită într-un anumit interval de timp. Nu este niciodată distractiv să ajungeți la acel punct, dar amintiți-vă că nu este nevoie să o luați personal.
trimiterea facturilor prin e-mail este cel mai sigur pariu dacă doriți să vă asigurați că sunteți plătit la timp. În acest fel, dacă ar trebui să solicitați vreodată dovada că ați trimis facturile, o aveți salvată automat în căsuța de e-mail., În timp ce e – mailurile de factură nu sunt lungi, puținele cuvinte pe care le conțin pot ajuta sau împiedica capacitatea dvs. de a fi plătit pentru munca dvs.-deci alegeți-le cu înțelepciune!