lukija kysyy:
Mitä virtuaalinen avustaja tehdä? Miten voin auttaa bisneksiäni? Johdan pienyritystä,mutta sähköpostien ja asiakastiedustelujen määrä on räjähtänyt. On haastavaa pysyä järjestäytyneenä. Vielä meillä ei ole varaa palkata kokopäiväinen hallinnollinen avustaja tai toimiston johtaja — eikä meillä ole tilaa, koska toimistomme on pieni. Kollega ehdotti virtuaaliassistentin palkkaamista., Voitko kertoa, millaisia tehtäviä virtuaaliassistentti voi tehdä?
— Howard Albuquerquesta, New Mexicosta
Howardista, tämä on suuri kysymys. Kyllä, selitämme tarkalleen, mitä virtuaaliassistentti tekee. Tehdään yksi parempi sinulle. Tämän artikkelin lopussa hahmotellaan 42 eri tehtävää, jotka virtuaaliassistentti (VA) voi tehdä pienyritykselle, jotta sinulla on esimerkkejä. Mutta ensin vastataan joihinkin perustietoihin.
mikä on Virtuaaliassistentti?,
virtuaaliassistentti on itsenäinen työntekijä, joka avustaa hallinnon, liiketoiminnan kehittämisen, sosiaalisen median, markkinoinnin tai muiden tehtävien hoitamisessa. Ottamalla vastaan toistuvia tehtäviä ja hallinnollisia töitä, ne vapauttavat aikaa pienyrittäjille, yrittäjille ja johtajille.
virtuaaliassistentti työskentelee etänä, usein kotitoimistosta käsin. Virtuaaliavustajat voivat olla yhdysvaltalaisia, mutta ne voivat sijaita myös toisessa maassa.
VAs on tullut erittäin suosittu pienten yritysten viime vuosikymmenen aikana, koska ne ovat joustavaa työvoimaa., Virtuaaliassistentti voi olla osa-aikainen tai kokopäiväinen tarpeistasi riippuen. Tarvitsetko 20 tuntia viikossa? Eipä kestä. Tarvitsetko 30 tuntia? Entä 40? VAs on saatavilla.
Virtuaaliavustajille voidaan maksaa tuntipalkka. Tai heille voidaan maksaa kiinteä maksu viikossa tai kuukaudessa.
Usein voit saada parempi käsitellä ja syvemmälle hyötyä palkkaamalla täysi-aika virtuaalinen avustaja, useista syistä:
- Hinta voi olla yllättävän edullinen, erityisesti offshore-työntekijöitä.
- kokoaikaisen avustajan integroiminen säännöllisiin työnkulkuihin on helpompaa ja järjestelystä saadaan syvempää hyötyä.,
- koko ajan VA on paremmat mahdollisuudet oppia mitään erityisiä ohjelmistoja, sovellukset vaativat, kehittää sydämellinen suhteita työtovereiden ja asiakkaiden, ja kasvaa mukanasi, kun liiketoiminta kasvaa.
osa virtuaaliavustajista työskentelee itsenäisinä freelancereina. Toiset ovat osa yritystä tai virastoa, jossa vuokraat YRITYKSEN tarjoamaan joustavaa työvoimaa. Kun työskentelet virtuaaliassistenttiyrityksen kanssa, käsittelet manageria, joka keskustelee tarpeistasi ja löytää parhaan sopivuuden.,
Etuja Virtual Avustaja
Virtual avustajat voivat tehdä paljon parantaa yrityksesi tuottavuutta. Ajattele asiaa näin. Se, miten omistaja viettää aikaansa, voi olla suurin tekijä yrityksen menestymisessä. Niinpä yritysten omistajien (ja avainjohtajien) on käytettävä aikansa arvokkaaseen toimintaan.
Work Better Now-järjestön puheenjohtaja Rob Levin muotoilee asian näin omasta kokemuksestaan ammentaen.
”, jotta viettää aikaa korkean lisäarvon toimintaa, se oli minulle tärkeää viettää vähemmän aikaa ala-arvosta toimintaa., Tämän vuoksi en vain palkannut virtuaalinen avustaja 5 vuotta sitten, mutta miksi olin mukana perustamassa yrityksen , toimivat paremmin nyt, tarjota virtuaalisia avustajia muille yritysten omistajille.”
Levin kumppani Andrew Cohen ja Toimivat Paremmin, Nyt on TOIMITUSJOHTAJA, sanoo, että yleisin kysymys yhtiön mahdollisille asiakkaille on ”mitä virtuaalinen avustaja tehdä minulle?”
vastata kysymykseen, Cohen tarjoaa luettelo 47 tehtäviä, virtual assistant voi tehdä.
47 Tehtäviä, Virtual Assistant Voi Tehdä
virtuaalinen avustaja suorittaa erilaisia tehtäviä., Nämä vaihtelevat aikataulutuksesta ajanvaraukseen ja sähköposteihin vastaamiseen. Aikataulutus ja sähköpostit ovat kuitenkin vain jäävuoren huippu. Jos se onnistuu verkossa, virtuaaliassistentti voi todennäköisesti tehdä sen.
Tässä on your ultimate guide to virtual avustajat, mitä he ovat ja mitä he tekevät.
Kalenteri
Hallinta kalenterin, sekä ammatti-ja henkilökohtainen, on yksi yrittäjän suurimmista haasteista. Muistutusten antamisesta aikataulutuksiin, virtuaaliavustajat voivat tehdä sen vaivattomaksi sinulle. He voivat:
1., Koordinoi ja aikatauluta puhelut ja ajanvaraukset. Tämä yksin tyypillisesti säästää omistajat noin 10 tuntia viikossa ja estää heitä tekemästä näitä tehtäviä, että he eivät pidä. Tärkeintä on antaa avustajalle säännöt siitä, milloin ja kuka. VAs myös aikatauluttaa soittoja joillekin joukkueen jäsenille.
2. Vahvistakaa tapaamiset. Paras käytäntö on antaa virtual avustaja luettelon nimitykset vahvistaa, kuten seuraavan päivän tapaamiset. Tämä eliminoi tuhlata aikaa, kun toinen osapuoli unohtaa tai odottaa, kunnes viime hetkellä perua.
3. Antaa muistutuksia puheluista ja tapaamisista., On aikoja, jolloin voit unohtaa soittaa puhelun, varsinkin kun poissa toimistosta tai back-to-back kokouksissa. Virtuaaliassistentti voi soittaa tai tekstata muutaman minuutin ennen, jotta et unohda.
4. Sovitaan tapaamisista. Vaikka voit yrittää välttää sitä, joskus sinun täytyy varata uusi aika. VETERAANISI voi hoitaa tämän.
5. Ilmoita aikataulumuutoksista muille. Virtuaaliassistentti antaa ilmoituksen myös toiselle osapuolelle ja saa aikarajan vahvistettua.
6. Suojele aikaa., Yritysten omistajien voi olla vaikea sanoa ei henkilölle, joka haluaa tavata kahvia ”kiinni.”Veteraani voi olla paha poliisi.
7. Lähetä ja ylläpidä ”vireillä olevaa listaa”. Joka viikko, virtual avustajat voivat lähettää sinulle listan ihmisistä, jotka eivät ole vastanneet pyyntöihin järjestää tapaamisen tai puhelun niin tiedät, kun sinun täytyy päästä mukaan.
8. Ilmoita muille, kun olet poissa kaupungista. Osana matka-prosessissa, VA antaa läheisensä kalenterin kutsua out-of-town päivämäärät sekä lento ja hotelli tiedot. Tämä pitää heidät ajan tasalla.,
Sähköposti ja yhteystietojen Hallinta ja Viestintä
Jos olet haudattu paljon sähköposteja — tai jos haluat jonkun päivitä yhteystietosi lista — ottaa huomautus. Hyvä virtuaaliassistentti voi säästää tunteja tekemällä seuraavia toimintoja:
9. Näytön sähköpostit. Asettamiesi sääntöjen perusteella VAs poistaa, vastaa, välittää tai liputtaa sähköposteja huomiotasi varten.
10. Lisää ihmisiä kontakteihin. Kun sinulla on puhelu, tapaaminen tai jokin muu sitoutumisen kanssa joku uusi, virtuaalinen avustaja voi lisätä, että henkilön tiedot yhteystiedot.,
11. Päivitä ihmisten tiedot yhteystietoihin. Joskus kontaktin puhelinnumeroa tai muita tietoja ei heti tiedetä. VA voi lisätä tietoja yhteystietoihin, kun se tulee saataville-vaikkapa sähköpostin allekirjoituksesta.
12. Lisää Yhteystiedot CRM. Yksi tärkeimmistä syistä siihen, että pienyritykset eivät käytä CRM-sovellustaan, johtuu tietojen syöttämiseen liittyvästä ajasta. Virtuaaliavustajat voivat lisätä ja järjestää CRM-järjestelmän.,
Puhelin Tehtävät
Jos tarvitset hieman valoa vastaanottovirkailija työtä, tai puhelin interaktio, virtual assistant voi tehdä tiettyjä tehtäviä.
13. Suorita kevyitä vastaanottovirkailijan tehtäviä. Kun odottaa tärkeää puhelua, että et voi vastata, puhelut siirretään virtuaalinen avustaja.
14. Tekstaa vastaajaviestit. Koska useimmat vastaajaviestit voidaan nyt vastaanottaa sähköpostitse, ne toimitetaan VA: lle transkriptiota varten. Ja kaikki tarvittavat jatkotoimet.,
Matkailu
Järjestää lennot ja hotellit liikematkustuksen voi syödä paljon enemmän aikaa kuin arvaatkaan. Eikö se aika olisi parempi käyttää yritykseesi? Virtuaaliassistentti voi:
15. Tutkimuslennot. Virtuaaliassistentti voi screenata lentoja täyttääkseen kriteerit ja esittää vaihtoehtoja sinulle. Tarjoamalla heille lentoyhtiön, paikan ja muut mieltymykset, VA säästää hämmästyttävän paljon aikaa vuoden aikana.
16. Tutkimushotelleja., Kuten lentomatka, tarjoamalla virtuaalinen avustaja hotellin mieltymykset, mukaan lukien kaikki erikoishinnat saat, he voivat esittää shortlist sinulle.
17. Varaa lennot ja hotellit. Tarjoamalla VA luottokortteja ja usein lentolehtisiä tietoja, he voivat varata matkan, kun olet päättänyt.
18. Tutkimus kuljetus vaihtoehtoja. Tähän kuuluvat vuokra-autot, rideshare ja joskus jopa julkinen liikenne.
19. Varaa kuljetus., Kuin tutkia näitä vaihtoehtoja, teidän virtual assistant voi myös varata loput kuljetus — kuin he tekevät lentoja.
20. Järjestä tapahtumia. Olipa kyseessä erityinen ravintola tai kokoustila tai vaikka Konsertti, virtuaaliassistentti tutkii ja tekee järjestelyjä puolestasi.
21. Keskeytä lehti tai posti. Virtuaaliassistenttisi voi katkaista nämä säännölliset palvelut matkustaessasi.
liiketoiminnan kehitys
onko LinkedInin johtolankojen tutkiminen vai sähköpostiosoitteiden löytäminen, liiketoiminnan kehittämisessä on paljon jalkatyötä., Virtuaaliassistentti voi tehdä näitä toimintoja, jolloin voit keskittyä myynnin tekemiseen liittyviin henkilökohtaisiin vuorovaikutuksiin.
22. Tutkimus johtaa LinkedInissä. B2B-yritysten (ja joidenkin B2C-yritysten) on pidettävä luetteloa ihanteellisista asiakkaista. Virtuaaliassistentti, joka seuraa opastusta sinulta, voi tutkia LinkedIniä ja luoda listan mahdollisista asiakkaista.
23. Etsi sähköpostiosoitteet. Tietokantojen avulla yhdessä Googlen, VA voi löytää sähköpostiosoitteita mahdollisille asiakkaille sinun täytyy ottaa yhteyttä.
24. Suunnittelu esityksiä., VA voi parantaa ehdotuksia etsimällä ja lisäämällä Prospektin logo ja muuttamalla tekstin väri vastaamaan. Ne voivat myös animoida dioja tarpeen mukaan.
Management
kun skaalaat liiketoimintaasi, on paljon johtamistehtäviä, jotka on tehtävä. Saatat joutua kokoamaan raportteja asiakkaille. Tämä voi tarkoittaa yksinkertaisesti koota paljon tietoja voi jo olla. On muitakin johtamistehtäviä — kuten rekrytoida tiimiisi lisää ihmisiä. Voit helposti delegoida osan tästä virtuaalinen avustaja.
25. Kootkaa raportit., VA voi luoda KPI-raportteja ennalta määritetyin väliajoin edistymisen seuraamiseksi.
26. Auttaa rekrytoimaan työntekijöitä. Kilpailu hyvistä ihmisistä on kovempaa kuin työntekijöiden kilpailu. VAs-näyttö LinkedIn tuleville työntekijöille kriteerien perusteella, jotka tarjoavat.
Kirjanpito
täyttääkö kirjojen tekeminen tai laskujen lähettäminen sinua pelolla? Mikset pyydä VETERAANIASI tekemään tätä?
27. Pidä kirjaa. Pienellä koulutuksella virtuaaliassistentit voivat tarkistaa ja sovittaa liiketoimia ja hoitaa kuukausittaisia täsmäytyksiä.
28. Luo ja lähetä laskuja., Mallipohjien avulla VA voi luoda laskuja ja lähettää ne asiakkaille.
29. Jahdatkaa maksuja. Kaikilla yrityksillä pitäisi olla tilinpito. virtuaaliavustajat voivat seurata tätä prosessia ja kerätä A / R. prosessi voi sisältää eskalaation yrityksen omistajalle tai jollekin muulle tarvittaessa.
henkilökohtaiset asiat
sinullakin on oma elämä. Ravintolavarausten tekeminen ja lahjojen lähettäminen vie aikaa. Mutta ne ovat erittäin tärkeitä henkilökohtaisten suhteiden ylläpitämiselle. Ja sinun pitäisi pyörittää yritystä samaan aikaan?, Hanki virtuaalinen avustaja auttaa.
30. Tee henkilökohtaisia ravintolavarauksia. Aseinaan henkilökohtaiset mieltymykset ja kirjaudu sisään yksityiskohtia varaus sivustoja Open Table, VAs voi varata ravintolavarauksia ja sitten kutsua vieraat.
31. Tee ostoksia. Joskus jopa Amazon ei ole mitä tarvitset ja ostoprosessi on liian aikaa vievää. Virtuaalinen avustaja voi tehdä ostoksia verkossa ja saada sinulle mitä tarvitset.
32. Tutki ja lähetä lahjoja. Kun lahjakortti ei tee, avustaja voi etsiä jotain ainutlaatuista ja saada sen tapahtumaan.
33. Hallitse logistiikkaa harrastukseesi., Onko löytäminen ja järjestäminen studio autotallin bändi tai järjestää yksityiskohtia kirjakerho, VA voi ottaa tylsiä yksityiskohtia off teidän levy, jonka avulla voit rock (tai lukea) päälle.
34. Selvitä ongelmatilaukset. Kun tilaus ei saavu ajoissa, virtuaaliassistentti voi tehdä odotusajan ja päästä asian ytimeen pitäen sinut ajan tasalla.
35. Hallitse perheen kalenteri. Tämä on toinen yksinkertainen henkilökohtainen tehtävä virtuaalinen avustaja voi ottaa pois lautaselta.
36. Varaa lääkäriaikoja., Kanssa syntymäpäiviä ja vakuutus yksityiskohtia, VA voi ajoittaa lääkäri käyntiä ja jopa alkaa täyttää niitä ärsyttäviä muotoja.
37. Maksa henkilökohtaisia laskuja. Niille toimittajille, et ostaa säännöllisesti tai joilla ei ole online-maksu vaihtoehtoja, virtual assistant voi maksaa laskut.
38. Soita kauppoihin saadaksesi tietoa. Olitpa etsivät vaikeasti löydettäviä pullo viskiä tai lahja, VA tekee puhelut löytää myymälä, joka on mitä etsit.
toiminnot
työsi pienyrittäjänä suunnittelee yrityksesi tulevaisuutta., Seurauksena, haluat keskittyä luomaan uusia tuotteita ja palveluja — ja muita hankkeita, joka vie yrityksesi seuraavalle tasolle. Joten ehkä sinun pitäisi jättää työpaikkoja, kuten täyttämällä online-lomakkeet ja käsittelemällä tiedostojen hallinta jollekin toiselle.
39. Täytä verkkolomakkeet. Yrityksen tiedoilla varustettu virtuaaliassistentti voi täyttää lomakkeita, joihin sisältyy SaaS-tuotteiden tilaaminen.
40. Tee muistiinpanoja webinareilta. Joskus haluaisit tietoja webinar mutta eivät halua sijoittaa aikaa katsella-jopa On-demand! VA ”osallistuu” ja tarjoaa muistiinpanoja.
41., Muuntaa tiedostoja. Onko PDF, mutta tarvitset jpeg? VA voi muuntaa sen sinulle.
42. Tee tutkimusta. Virtuaaliassistentti voi tehdä ensimmäisen tason tutkimusta päätöksistä, jotka on tehtävä, kuten siitä, minkä SaaS-tuotteen valita.
43. Järjestä projektinhallintajärjestelmääsi projekteja. VA voi perustaa hankkeen ja kutsua siihen sopivat osallistujat.
44. Käsittele tiedostojen hallinta. Käytitpä Dropboxia tai paikallista palvelinta tiedostojen hallintaan, virtuaaliassistentti varmistaa, että tiedostot laitetaan oikeaan paikkaan oikealla tiedostonimellä., Hän myös varmistaa, että oikeilla ihmisillä on pääsy.
45. Aikatauluta sosiaalinen media. A VA vie sosiaalisen median viestit ja aikatauluttaa ne kohti prosessia.
46. Oikoluku ja muokkaa kirjeitä, blogeja ja esityksiä. Yksi suurista riskeistä, joita juokset ylikuormittuneena, on se, että virheet saattavat hiipiä työhösi. Joten virtuaaliassistenttisi voi auttaa sinua siinä.
47. Ylläpitää virtuaalinen avustajan käsikirja. Useimmat yritysten omistajat rakastavat prosesseja, mutta vihaavat niiden tekemistä tai niistä kiinni pitämistä. VA pitää käsikirjaa siitä, miten heidän tehtävänsä hoidetaan., Tämä tulee melko kätevä, kun virtuaalinen avustaja on sairaana.
asiat Virtuaaliassistentti ei tee
tietenkään on muutamia asioita, joita virtuaaliassistenttisi ei tee. Virtuaaliavustajan asenteesta ei tarvitse olla huolissaan, jos pyytää tekemään jotain. A VA ei:
- Roll her eyes at you. Ainakaan et näe sitä, jos se tapahtuu! Etkä ”kuule” sitä missään viestinnässä.
- vaatii isomman toimiston tai muun työpöydän. Nämä ihmiset eivät jaa toimistotilaa, joten lisätilaa ei tarvitse tehdä.
- Välidraama., Virtuaaliavustajilla ei ole isoja egoja koodattavana. Sinun ei tarvitse kävellä munankuorilla tai murehtia juoruista, jotka ohittavat ammattimaisuuden. Pitkänmatkan suhteen luonne tarkoittaa sitä, että toimistodraama on olematonta.
Seuraavaksi Saada Virtual Avustaja
- Tunnistaa tehtäviä yrityksesi, että olisi parasta ulkoistaa. Vihje: keskity tehtäviin, jotka eivät vaadi asiantuntemustasi. Kysy itseltäsi, onko tehtävä parasta ajankäyttöä vai olisiko jonkun toisen parempi tehdä se?,
- käytä palveluita, kuten Work Better Now, tunnistaaksesi tarpeisiisi sopivat virtuaaliassistentit.
Olipa haluat skaalata liiketoiminnan, lopettaa tehtäviä, jotka ärsyttävät sinua tai haluat vain enemmän vapaa-aikaa, VA on peli vaihtaja. Virtuaaliassistentin palkkaaminen voi olla avain menestykseen. Toivottavasti tämä auttaa sinua päättämään, onko VA on oikea yrityksesi.
onnea!
lisätietoja virtual avustajat, seuraavasti:
- Miten Menestyä Oman pienyritys Kun tekee Vähemmän Virtual Avustajat?,
- 22 Salaisuuksia Palkata Oikea Virtuaalinen Assistentti
Kaikki vastaukset lukijoiden kysymyksiin tulevat pienyritys Suuntaukset toimituskunta, jossa on yli 50 vuotta yhdistettyjen liike-elämän kokemusta. Jos haluat esittää kysymyksen, lähetä se tänne.