Um leitor pergunta:
o Que faz um assistente virtual para o fazer? E como se pode ajudar o meu negócio? Eu dirijo um pequeno negócio, mas o volume de E-mails e perguntas aos clientes explodiu. É um desafio manter-se organizado. No entanto, não nos podemos dar ao luxo de contratar um assistente administrativo a tempo inteiro ou gerente de escritório-nem temos o espaço, porque o nosso escritório é pequeno. Um colega sugeriu que contratasse um assistente virtual., Pode dar-me uma ideia do tipo de tarefas que um assistente virtual pode fazer? Howard, de Albuquerque, Novo México, Esta é uma grande questão. Sim, vamos explicar exactamente o que um assistente virtual faz. Vamos fazer um melhor para ti. No final deste artigo, delineamos 42 tarefas diferentes que um assistente virtual (VA) pode fazer para uma pequena empresa, de modo que você tem exemplos para tirar partido. Mas primeiro, vamos responder a algumas informações básicas.
o que é um Assistente Virtual?,
um assistente virtual é um trabalhador independente que auxilia com tarefas administrativas, de desenvolvimento de negócios, de redes sociais, de marketing ou outras. Ao assumir tarefas recorrentes e trabalho administrativo, eles libertam tempo para pequenos empresários, empresários e gerentes.
O assistente virtual trabalha remotamente, muitas vezes a partir de um escritório doméstico. Os assistentes virtuais podem ser baseados nos EUA, mas também podem estar localizados noutro país.
VAs tornaram-se incrivelmente populares entre as pequenas empresas ao longo da última década, porque são uma força de trabalho flexível., Um assistente virtual pode ser a tempo parcial ou a tempo inteiro, dependendo de suas necessidades. Precisas de 20 horas por semana? Problema nenhum. Precisas de 30 horas? E que tal 40? O SAV está disponível.os assistentes virtuais podem receber uma taxa horária. Ou podem receber uma taxa fixa por semana ou mês.muitas vezes você pode obter um melhor negócio e benefícios mais profundos contratando um assistente virtual a tempo inteiro, por várias razões:
- os preços podem ser surpreendentemente acessíveis, especialmente para os trabalhadores offshore.é mais fácil integrar um assistente a tempo inteiro em fluxos de trabalho regulares e obter benefícios mais profundos do arranjo.,uma AV a tempo inteiro estará mais bem posicionada para aprender quaisquer aplicações de software especiais de que necessite, desenvolver relações cordiais com colegas de trabalho e clientes e crescer consigo à medida que a empresa cresce.alguns assistentes virtuais trabalham como freelancers independentes. Outros fazem parte de uma empresa ou agência onde você contrata a empresa para fornecer uma força de trabalho flexível. Quando você trabalha com uma empresa assistente virtual, você lidar com um gerente que vai discutir suas necessidades e encontrar o melhor ajuste.,
benefícios de um Assistente Virtual
assistentes virtuais podem fazer muito para aumentar a produtividade da sua empresa. Pensa assim. Como um proprietário gasta seu tempo pode ser o maior fator no sucesso do negócio. Assim, os empresários (e os principais gestores) precisam gastar seu tempo em atividades de alto valor.Rob Levin, Presidente do trabalho melhor agora, coloca-o desta forma, baseando-se na sua própria experiência.
“A fim de gastar tempo em atividades de alto valor, era importante para mim gastar menos tempo em atividades de menor valor., É por isso que eu não só contratei um assistente virtual há 5 anos, mas por isso eu co-fundei uma empresa , trabalhar melhor agora, para fornecer assistentes virtuais a outros empresários.”Andrew Cohen, parceiro de Levin e CEO da Work Better Now, diz que a pergunta mais comum feita pelos potenciais clientes da empresa é:” o que pode um assistente virtual fazer por mim?”
para responder a essa pergunta, Cohen fornece uma lista de 47 tarefas que um assistente virtual pode fazer.
47 Tarefas um assistente Virtual pode fazer
um assistente virtual executa uma variedade de Tarefas., Estes variam de agendamento de compromissos a triagem e resposta a e-mails. Mas agendamento e E-mails são apenas a ponta do iceberg. Se ele pode ser feito on-line, um assistente virtual provavelmente pode fazê-lo.aqui está o seu guia final para assistentes virtuais, o que eles são e o que eles fazem.
A gestão do calendário
a gestão do seu calendário, tanto profissional como pessoal, é um dos maiores desafios de um empresário. Desde o fornecimento de lembretes para agendar compromissos, assistentes virtuais podem torná-lo fácil para você. Eles podem:
1., Coordenar e agendar chamadas e marcações. Isso por si só Normalmente salva proprietários cerca de 10 horas por semana e impede-os de fazer essas tarefas que eles não gostam. A chave é dar ao seu assistente regras sobre quando e quem. A VAs também agendou chamadas para alguns membros da equipe.2. Confirmar compromissos. Uma boa prática é dar ao assistente virtual uma lista de compromissos para confirmar, como os compromissos do dia seguinte. Isso elimina a perda de tempo quando a outra parte esquece ou espera até o último minuto para cancelar.3. Fornecer lembretes sobre chamadas e compromissos., Há momentos em que você pode se esquecer de fazer uma chamada, especialmente quando fora do escritório ou em reuniões back-to-back. O assistente virtual pode ligar ou enviar um SMS alguns minutos antes para garantir que você não se esqueça.4. Remarcar chamadas e marcações. Enquanto você pode tentar evitá-lo, às vezes, você precisa remarcar. O teu VA pode tratar disto por ti.
5. Notificar as alterações de horário a outros. O assistente virtual também fornecerá aviso à outra parte e obter o tempo remarcado confirmado.6. Proteger o tempo., Pode ser difícil para os empresários dizer não a alguém que quer encontrar-se para um café para “pôr a conversa em dia”.”O VA pode ser o polícia mau.7. Enviar e manter uma “lista pendente”. Todas as semanas, os assistentes virtuais podem enviar-lhe uma lista de pessoas que não responderam aos pedidos de organização de uma reunião ou de uma chamada para que saiba quando precisa se envolver.8. Informe outros importantes quando estiver fora da cidade. Como parte de um processo de viagem, a VA dá a outros significativos um convite calendário com as datas fora da cidade, juntamente com detalhes de voo e hotel. Isto mantém-nos informados.,
Email and Contact Management and Communications
Se estiver enterrado sob uma tonelada de E — mails — ou se precisar de alguém para actualizar a sua lista de contactos-tome nota. Um bom assistente virtual pode economizar horas de tempo fazendo as seguintes atividades:
9. E-mails de ecrã. Com base nas regras que você definir, o VAs irá excluir, responder, enviar e-mails ou flag para sua atenção.10. Adicionar pessoas aos contactos. Quando você tem uma chamada, reunião ou qualquer outra forma de engajamento com alguém novo, O assistente virtual pode adicionar os detalhes dessa pessoa para seus contatos.,11. Actualizar as informações das pessoas para os contactos. Às vezes, o número de telefone de um contato ou outras informações não é conhecido imediatamente. A VA pode adicionar informações aos contactos à medida que se torna disponível — por exemplo, a partir de uma assinatura de E-mail.
12. Adicionar contactos ao CRM. Uma das principais razões pelas quais as pequenas empresas não utilizam o seu aplicativo CRM é devido ao tempo envolvido na introdução de dados. Assistentes virtuais podem adicionar e organizar o seu sistema CRM.,
Tarefas telefônicas
Se você precisa de algum trabalho de recepcionista leve feito, ou interações telefônicas, um assistente virtual pode fazer certas tarefas.13. Executar tarefas leves de recepcionista. Ao esperar chamadas importantes que você pode não estar disponível para responder, as chamadas são encaminhadas para o assistente virtual.14. Transcrever mensagens de voz. Como a maioria das mensagens de voz podem agora ser recebidas por e-mail, estas são enviadas para a VA para transcrição. E quaisquer actividades de acompanhamento necessárias.,
viagens
organizar voos e Hotéis para viagens de negócios poderia consumir muito mais tempo do que você imagina. Não é tempo para trabalhar nos seus negócios? Um assistente virtual pode:
15. Voos de pesquisa. Um assistente virtual pode rastrear voos para atender aos critérios e apresentar opções para você. Ao fornecer-lhes linhas aéreas, assentos e outras preferências, a VA vai economizar uma quantidade incrível de tempo ao longo de um ano.16. Hotéis de pesquisa., Semelhante à viagem aérea, ao fornecer ao assistente virtual com preferências de hotel, incluindo quaisquer tarifas especiais que você recebe, eles podem apresentar uma lista para você.17. Reserve voos e hotéis. Ao fornecer ao VA cartões de crédito e informações de passageiro frequente, eles podem reservar viagens uma vez que você tenha decidido.
18. Opções de transporte de pesquisa. Isto inclui carros de aluguer, rideshare e às vezes até mesmo transportes públicos.19. Transporte de livros., Além de pesquisar essas opções, seu assistente virtual também pode reservar o resto do seu transporte — como eles fazem seus voos.
20. Organize eventos. Quer se trate de um restaurante especial ou de um espaço de reunião ou mesmo de um concerto, o assistente virtual investiga e faz arranjos para você.21. Suspender o jornal ou o correio. Seu assistente virtual pode cortar esses serviços regulares quando você está viajando.
desenvolvimento de negócios
se pesquisar pistas sobre LinkedIn ou encontrar endereços de E-mail, há um monte de trabalho de perna no desenvolvimento de negócios., Um assistente virtual pode fazer essas atividades, permitindo que você se concentre nas interações pessoais envolvidas em fazer vendas.22. A pesquisa leva ao LinkedIn. As empresas B2B (e algumas empresas B2C) devem manter uma lista de clientes ideais. Um assistente virtual, seguindo a orientação de você, pode pesquisar LinkedIn e criar uma lista de potenciais clientes.23. Procura os endereços de E-mail. Usando bases de dados junto com o Google, um VA pode encontrar endereços de E-mail de potenciais clientes que você precisa contatar.24. Apresentações de Design., A VA pode melhorar as propostas, encontrando e inserindo o logotipo de uma perspectiva e mudando a cor do texto para corresponder. Eles também podem animar slides conforme apropriado.
Gestão
À medida que você escalar o seu negócio, haverá uma abundância de funções de gestão que precisam ser feitas. Você pode precisar de reunir relatórios para os clientes. Isso pode simplesmente significar reunir um monte de dados que você já pode ter. Existem outras funções de gestão – como recrutar mais pessoas para a sua equipa. Você pode facilmente delegar alguns destes para o seu assistente virtual.25. Reúne relatórios., A VA pode criar relatórios KPI em intervalos pré-determinados para acompanhar o progresso.26. Ajuda a recrutar Empregados. A concorrência para pessoas boas é mais dura do que a concorrência para os trabalhadores. A VAs screen LinkedIn para futuros funcionários com base em critérios que você fornece.a contabilidade ou o envio de facturas enchem-no de pavor? Porque não pedes ao teu avô para fazer isto?27. Mantém os livros. Com um pouco de treinamento, assistentes virtuais podem rever e combinar transações e lidar com reconciliações mensais.28. Criar e enviar faturas., Com a ajuda de modelos, um VA pode criar faturas e enviá-las para os clientes.29. Persigam os pagamentos. Todas as empresas devem ter um processo de crédito de contas. assistentes virtuais podem acompanhar esse processo e coletar a / R. O processo pode incluir escalada para o proprietário da empresa ou outra pessoa quando apropriado.
recados pessoais
Você também tem uma vida pessoal. Fazer reservas de restaurante e enviar presentes leva tempo. Mas são extremamente importantes para manter as vossas relações pessoais. E devias estar a gerir um negócio ao mesmo tempo?, Pede ajuda ao teu assistente virtual.
30. Faça reservas pessoais de restaurante. Armado com preferências pessoais e entrar em detalhes para a reserva de sites como Mesa aberta, o VAs pode reservar reservas de restaurante e, em seguida, convidar os hóspedes.31. Fazer compras. Às vezes nem mesmo a Amazon tem o que você precisa e o processo de compra é muito demorado. Um assistente virtual pode comprar on-line e obter o que você precisa.32. Pesquisa e envia presentes. Quando um cartão de presente não serve, o seu assistente pode procurar algo único e fazê-lo acontecer.33. Gerenciar a logística para o seu hobby., Se encontrar e organizar um estúdio para a sua banda de garagem ou organizar os detalhes do seu clube do livro, um VA pode tirar os detalhes tediosos do seu prato, permitindo-lhe rock (ou ler) on.34. Localizar ordens problemáticas. Quando uma encomenda não chega a tempo, um assistente virtual pode fazer a espera-em-espera e chegar ao fundo dela, mantendo-o atualizado.35. Gerir o calendário familiar. Esta é outra tarefa pessoal simples que o seu assistente virtual pode tirar do seu prato.36. Marca consultas médicas., Com data de nascimento e detalhes do seguro, um VA pode agendar visitas médicas e até começar a preencher esses formulários irritantes.37. Pagar contas pessoais. Para aqueles vendedores que você não compra regularmente ou que não têm opções de pagamento on-line, um assistente virtual pode pagar as contas.38. Lojas de chamadas para obter informações. Se você está procurando uma garrafa de uísque difícil de encontrar ou um presente, um VA fará as chamadas para encontrar a loja que tem o que você está procurando.
operações
o seu trabalho como proprietário de uma pequena empresa está a planear o futuro da sua empresa., Como resultado, você quer se concentrar na criação de novos produtos e serviços — e outros projetos que levarão o seu negócio para o próximo nível. Por isso, talvez devas deixar empregos como preencher formulários online e lidar com a gestão de ficheiros para outra pessoa.39. Preencha os formulários online. Um assistente virtual equipado com informações da empresa pode preencher formulários, incluindo a subscrição de produtos SaaS.40. Tirar notas de webinars. Às vezes você gostaria da informação de um webinar, mas não quer investir o tempo para assistir — mesmo para on-demand! Um VA “atende” e fornece as notas.41., Conversao. Tem um PDF mas precisa de um jpeg? Um VA pode convertê-lo para ti.42. Pesquisa. Um assistente virtual pode realizar pesquisas de primeiro nível para decisões que precisam ser tomadas, como qual produto SaaS escolher.43. Configure projectos no seu sistema de gestão de projectos. A VA pode criar o projecto e, em seguida, convidar os participantes adequados.44. Trata da Gestão de ficheiros. Quer você use Dropbox ou um servidor local para a gestão de arquivos, um assistente virtual garante que os arquivos são colocados no lugar certo com o nome de arquivo direito., Ele ou ela também garante que as pessoas certas têm acesso.45. Programe as redes sociais. Um VA pega nos seus posts das redes sociais e os Programa de acordo com o seu processo.46. Revisar e editar cartas, blogs e apresentações. Um dos grandes riscos que corres quando ficas sobrecarregado é que os erros podem infiltrar-se no teu trabalho. Então o teu assistente virtual pode ajudar-te com isso.47. Mantenha um manual de assistente virtual. A maioria dos proprietários de negócios adoram processos, mas odeiam fazer ou manter-se a eles. Um VA mantém um manual de como fazer suas tarefas., Isto dá muito jeito quando um assistente virtual está doente.
coisas que um assistente Virtual não faz
claro, existem algumas coisas que o seu assistente virtual não fará. Não precisas de te preocupar com a atitude de um assistente virtual se lhes pedires para fazer alguma coisa. A VA não: rola os olhos para ti. Pelo menos não vais ver se acontecer! E você não vai” ouvi-lo ” em nenhuma comunicação.necessita de um escritório maior ou de outra secretária. Estas pessoas não vão partilhar o teu espaço de escritório, por isso não há necessidade de arranjar espaço extra.drama Interject., Com assistentes virtuais não terás grandes egos para mimar. Não precisas de andar em cima de cascas de ovo nem de te preocupares com o profissionalismo superior aos mexericos. A natureza da relação ser de longa distância significa drama de escritório é inexistente.
próximos passos para obter um Assistente Virtual
- Identificar as tarefas na sua empresa que seriam melhores para terceirizar. Dica: foco em tarefas que não requerem sua experiência. Pergunte a si mesmo se a tarefa é o melhor uso do seu tempo ou seria melhor feito por outra pessoa?,Use serviços como o trabalho melhor agora para identificar assistentes virtuais que se adaptam às suas necessidades.
Se você quer escalar seu negócio, pare de fazer tarefas que o irritam ou apenas quer mais tempo livre, um VA é uma mudança de jogo. Acho que pode ver que contratar um assistente virtual pode ser a chave para o seu sucesso. Espero que isto o ajude a decidir se um VA é certo para o seu negócio.boa sorte!para mais informações sobre assistentes virtuais, leia: como ter sucesso na sua pequena empresa enquanto faz menos com assistentes virtuais?,todas as respostas às perguntas do leitor vêm do Conselho Editorial “Small Business Trends”, com mais de 50 anos de experiência empresarial combinada. Se você gostaria de apresentar uma pergunta, por favor envie-a aqui.