En læser spørger:
Hvad er en virtuel assistent gøre? Og hvordan kan man hjælpe min virksomhed? Jeg driver en lille virksomhed, men mængden af e-mails og kundehenvendelser er eksploderet. Det er udfordrende at holde sig organiseret. Alligevel har vi ikke råd til at ansætte en fuldtids administrativ assistent eller kontorchef-vi har heller ikke pladsen, fordi vores kontor er lille. En kollega foreslog jeg ansætte en virtuel assistent., Kan du give mig en ID?om, hvilke typer opgaver en virtuel assistent kan udføre?
— Howard fra Albuquerque, New Mexico
Howard, det er et godt spørgsmål. Ja, vi vil forklare nøjagtigt, hvad en virtuel assistent gør. Vi vil gå en bedre for dig. I slutningen af denne artikel skitserer vi 42 forskellige opgaver, som en virtuel assistent (VA) kan gøre for en lille virksomhed, så du har eksempler at trække på. Men først, lad os svare på nogle grundlæggende oplysninger.
Hvad er en virtuel assistent?,
en virtuel assistent er en uafhængig medarbejder, der hjælper med administrative, forretningsudvikling, sociale medier, marketing eller andre opgaver. Ved at påtage sig tilbagevendende opgaver og administrativt arbejde frigør de tid til ejere af små virksomheder, iværksættere og ledere.
den virtuelle assistent fungerer eksternt, ofte fra et hjemmekontor. Virtuelle assistenter kan være USA-baserede, men kan også være placeret i et andet land.
VAs er blevet utroligt populære hos små virksomheder i det seneste årti, fordi de er en fleksibel arbejdsstyrke., En virtuel assistent kan være deltid eller fuld tid, afhængigt af dine krav. Brug for 20 timer om ugen? Intet problem. Har du brug for 30 timer? Hvad med 40? VAs er tilgængelige.
virtuelle assistenter kan betales en timepris. Eller de kan få betalt et fast gebyr pr.
Ofte kan du få en bedre aftale og dybere fordel ved at ansætte en på fuld tid virtuelle assistent, af flere grunde:
- Priserne kan være overraskende overkommelig, især for offshore-arbejdere.
- det er lettere at integrere en fuldtidsassistent i almindelige arbejdsgange og få dybere gavn af arrangementet.,
- en va på fuld tid vil være bedre positioneret til at lære eventuelle specielle soft .are-apps, du har brug for, udvikle hjertelige forhold til kolleger og kunder og vokse med dig, når virksomheden vokser.
nogle virtuelle assistenter arbejder som uafhængige freelancere. Andre er en del af et firma eller agentur, hvor du ansætter virksomheden til at give en fleksibel arbejdsstyrke. Når du arbejder med en virtuel assistent selskab, du beskæftiger sig med en leder, der vil diskutere dine behov og finde den bedste pasform.,
fordele ved en virtuel assistent
virtuelle assistenter kan gøre meget for at øge din virksomheds produktivitet. Tænk på det på denne måde. Hvordan en ejer tilbringer sin tid kan være den største faktor i succes for virksomheden. Så virksomhedsejere (og nøgleledere) skal bruge deres tid på aktiviteter af høj værdi.Rob Levin, formand for Workork Better no., udtrykker det på denne måde og trækker ud fra sin egen erfaring.
“for at bruge tid på aktiviteter med høj værdi var det vigtigt for mig at bruge mindre tid på aktiviteter med lavere værdi., Det er derfor, jeg ikke kun hyret en virtuel assistent 5 år siden, men hvorfor jeg medstifter en virksomhed , arbejde bedre nu, at give virtuelle assistenter til andre virksomhedsejere.”
Levin ‘s partner Andrew Cohen og Fungerer Bedre Nu’ s administrerende DIREKTØR, siger, at de mest almindelige spørgsmål stillet af selskabets potentielle kunder er: “hvad kan en virtuel assistent gøre for mig?”
for at besvare dette spørgsmål giver Cohen en liste over 47 opgaver, som en virtuel assistent kan udføre.
47 opgaver en virtuel assistent kan gøre
en virtuel assistent udfører en række opgaver., Disse spænder fra planlægning af aftaler til screening og svar på e-mails. Men planlægning og e-mails er bare toppen af isbjerget. Hvis det kan gøres online, kan en virtuel assistent sandsynligvis gøre det.
Her er din ultimative guide til virtuelle assistenter, hvad de er, og hvad de gør.
kalenderstyring
håndtering af din kalender, både professionel og personlig, er en af en iværksætters største udfordringer. Fra at give påmindelser til planlægning af aftaler, kan virtuelle assistenter gøre det nemt for dig. De kan:
1., Koordinere og planlægge opkald og aftaler. Dette alene sparer typisk ejere omkring 10 timer om ugen og forhindrer dem i at udføre disse opgaver, som de ikke kan lide. Nøglen er at give din assistent regler om hvornår og hvem. VAs planlægger også opkald til nogle teammedlemmer.
2. Bekræft aftaler. En bedste praksis er at give den virtuelle assistent en liste over aftaler, der skal bekræftes, f.eks. Dette eliminerer spild af tid, når den anden part glemmer eller venter til sidste øjeblik for at annullere.
3. Giv påmindelser om opkald og aftaler., Der er tidspunkter, hvor du måske glemmer at ringe, især når du er ude af kontoret eller i back-to-back møder. Den virtuelle assistent kan ringe eller sms dig et par minutter før for at sikre, at du ikke glemmer.
4. Omlæg opkald og aftaler. Mens du kan forsøge at undgå det, nogle gange, du nødt til at omlægge. Din VA kan håndtere dette for dig.
5. Giv meddelelse om tidsplanændringer til andre. Den virtuelle assistent vil også give besked til den anden part og få den omlagte tid bekræftet.
6. Beskyt tid., Det kan være svært for virksomhedsejere at sige nej til nogen, der ønsker at mødes til en kop kaffe for at “indhente.”VA kan være den dårlige politimand.
7. Sende og vedligeholde en “verserende liste”. Hver uge, virtuelle assistenter kan sende dig en liste over personer, der ikke har besvaret anmodninger om at oprette et møde eller et opkald, så du ved, hvornår du har brug for at blive involveret.
8. Informer betydelige andre, når du vil være ude af byen. Som en del af en rejse proces, VA giver betydelige andre en kalender invitere med out-of-to .n datoer sammen med flyvning og hotel detaljer. Dette holder dem informeret.,
e-Mail og Kontakt Forvaltning og Kommunikation
Hvis du er begravet under et væld af e-mails — eller hvis du har brug for nogen til at opdatere listen over kontakter — bemærk. En god virtuel assistent kan spare timers tid ved at gøre følgende aktiviteter:
9. Skærm e-mails. Baseret på regler, du har angivet, VAs vil slette, reagere, videresende eller flag e-mails for din opmærksomhed.
10. Føj folk til kontakter. Når du har et opkald, møde eller en anden form for engagement med en ny, den virtuelle assistent kan tilføje denne persons detaljer til dine kontakter.,
11. Opdater folks info til kontakter. Nogle gange er en kontakts telefonnummer eller andre oplysninger ikke kendt med det samme. En VA kan tilføje oplysninger til kontakter, når de bliver tilgængelige — sig fra en e-mail-signatur.
12. Føj kontakter til CRM. En af hovedårsagerne til, at små virksomheder ikke bruger deres CRM-app, skyldes den tid, der er involveret i indtastning af data. Virtuelle assistenter kan føje til og organisere dit CRM-system.,
telefonopgaver
Hvis du har brug for noget lysreceptionistarbejde eller telefoninteraktioner, kan en virtuel assistent udføre visse opgaver.
13. Udfør lette receptionistopgaver. Når du forventer vigtige opkald, som du muligvis ikke er tilgængelig for at besvare, videresendes opkald til den virtuelle assistent.
14. Transskribere voicemails. Da de fleste voicemails nu kan modtages via e-mail, videresendes disse til VA til transkription. Og eventuelle nødvendige opfølgende aktiviteter.,
rejse
arrangere flyrejser og hoteller til forretningsrejser kunne spise meget mere tid, end du er klar over. Er det ikke tid, du bedre kunne bruge på at arbejde på din virksomhed? En virtuel assistent kan:
15. Forskning flyvninger. En virtuel assistent kan screene fly for at opfylde dine kriterier og præsentere muligheder for dig. Ved at give dem flyselskab, sæde og andre præferencer, VA vil spare en fantastisk mængde tid i løbet af et år.
16. Forskning hoteller., I lighed med flyrejser kan de ved at give den virtuelle assistent hotelpræferencer, inklusive eventuelle særlige priser, du får, præsentere en liste til dig.
17. Bestil flyrejser og hoteller. Ved at give VA med kreditkort og hyppige flyer oplysninger, de kan bestille rejse, når du har besluttet.
18. Forskning transport muligheder. Dette omfatter udlejningsbiler, rideshare og nogle gange endda offentlig transport.
19. Bog transport., Ud over at undersøge disse muligheder kan din virtuelle assistent også booke resten af din transport-som de gør dine fly.
20. Arranger for arrangementer. Uanset om det er en særlig restaurant eller mødelokale eller endda en koncert, undersøger og arrangerer den virtuelle assistent for dig.
21. Suspender avis eller mail. Din virtuelle assistent kan afskære disse rutekørsel, når du rejser.
forretningsudvikling
uanset om man undersøger kundeemner på LinkedIn eller finder e-mail-adresser, er der meget benarbejde i forretningsudvikling., En virtuel assistent kan udføre disse aktiviteter, så du kan fokusere på de personlige interaktioner, der er involveret i salg.
22. Forskning fører på LinkedIn. B2B virksomheder (og nogle B2C virksomheder) skal holde en liste over ideelle kunder. En virtuel assistent, efter vejledning fra dig, kan undersøge LinkedIn og opretter en liste over potentielle kunder.
23. Find e-mail-adresser. Ved hjælp af databaser sammen med Google kan en VA finde e-mail-adresser til potentielle kunder, du har brug for at kontakte.
24. Design præsentationer., En VA kan forbedre forslag ved at finde og indsætte et udsigts logo og ændre tekstfarven til at matche. De kan også animere dias efter behov.
Ledelse
Når du skalerer din virksomhed, vil der være masser af ledelsesfunktioner, der skal gøres. Det kan være nødvendigt at samle rapporter til kunder. Dette kan simpelthen betyde at sammensætte en masse data, du måske allerede har. Der er andre ledelsesfunktioner — som at rekruttere flere mennesker til dit team. Du kan nemt delegere noget af dette til din virtuelle assistent.
25. Saml rapporter., En VA kan oprette KPI-rapporter med forudbestemte intervaller for at spore fremskridt.
26. Hjælp til at rekruttere medarbejdere. Konkurrencen om gode mennesker er hårdere end konkurrencen om medarbejdere. VAs skærm LinkedIn for potentielle medarbejdere baseret på kriterier, som du giver.
regnskab
fylder bøger eller sende fakturaer dig med frygt? Hvorfor ikke have din VA gøre disse ting i stedet.
27. Vedligehold bøgerne. Med lidt træning kan virtuelle assistenter gennemgå og matche transaktioner og håndtere månedlige afstemninger.
28. Opret og send fakturaer., Ved hjælp af skabeloner kan en VA oprette fakturaer og sende dem til kunder.
29. Chase ned betalinger. Alle virksomheder skal have en debitorproces. virtuelle assistenter kan følge denne proces og indsamle A/R. processen kan omfatte eskalering til virksomhedsejeren eller en anden, når det er relevant.
personlige ærinder
Du har også et personligt liv. Gør restaurant reservationer og sende gaver tager tid. Men de er ekstremt vigtige for at opretholde dine personlige forhold. Og du skal drive en forretning på samme tid?, Få din virtuelle assistent til at hjælpe.
30. Foretag personlige restaurant reservationer. Bevæbnet med personlige præferencer og log ind detaljer for booking sites som Open Table, VAs kan bestille restaurant reservationer og derefter invitere gæsterne.
31. Foretag køb. Nogle gange har Ama .on ikke det, du har brug for, og købsprocessen er for tidskrævende. En virtuel assistent kan shoppe online og få dig, hvad du har brug for.
32. Forskning og sende gaver. Når et gavekort ikke vil gøre, kan din assistent kigge efter noget unikt og gøre det ske.
33. Administrer logistikken til din hobby., Uanset om du finder og arrangerer et studie til dit GarageBand eller arrangerer detaljerne i din bogklub, kan en VA tage de kedelige detaljer fra din plade, så du kan rocke (eller læse) på.
34. Opspor problem ordrer. Når en ordre ikke ankommer til tiden, kan en virtuel assistent gøre ventetiden og komme til bunden af den, mens du holder dig opdateret.
35. Administrer familiekalenderen. Dette er en anden simpel personlig opgave, som din virtuelle assistent kan tage af din plade.
36. Planlæg medicinske aftaler., Med fødselsdatoer og forsikringsoplysninger kan en VA planlægge lægebesøg og endda begynde at udfylde de irriterende formularer.
37. Betal personlige regninger. For de leverandører, du ikke køber regelmæssigt, eller som ikke har online betalingsmuligheder, kan en virtuel assistent betale regningerne.
38. Ring butikker for at få oplysninger. Uanset om du leder efter en vanskelig at finde flaske scotch eller en gave, foretager en VA opkaldene for at finde den butik, der har det, du leder efter.
operationer
Dit job som ejer af en lille virksomhed planlægger for din virksomheds fremtid., Som et resultat vil du fokusere på at skabe nye produkter og tjenester — og andre projekter, der fører din virksomhed til det næste niveau. Så måske skal du forlade job som at udfylde online formularer og håndtere filhåndtering til en anden.
39. Udfyld online formularer. En virtuel assistent udstyret med virksomhedsoplysninger kan udfylde formularer, herunder abonnement på SaaS-produkter.
40. Tag noter fra .ebinarer. Nogle gange vil du gerne have oplysninger fra et !ebinar, men ønsker ikke at investere tid til at se — selv for on-demand! En VA “deltager” og giver noterne.
41., Konverter filer. Har du en PDF, men har du brug for en jpeg? En VA kan konvertere det til dig.
42. Udføre forskning. En virtuel assistent kan foretage forskning på første niveau for beslutninger, der skal træffes, såsom hvilket SaaS-produkt der skal vælges.
43. Opsæt projekter i dit projektstyringssystem. En VA kan oprette projektet og derefter invitere de relevante deltagere.
44. Håndter filhåndtering. Uanset om du bruger Dropbo.eller en lokal server til filhåndtering, sikrer en virtuel assistent, at filer placeres på det rigtige sted med det rigtige filnavn., Han eller hun sikrer også, at de rigtige mennesker har adgang.
45. Planlæg sociale medier. En VA tager dine sociale medier indlæg og tidsplaner dem pr din proces.
46. Korrekturlæs og rediger breve, blogs og præsentationer. En af de store risici, du løber, når du bliver overbelastet, er, at fejl kan krybe ind i dit arbejde. Så din virtuelle assistent kan hjælpe dig med det.
47. Opretholde en virtuel assistent manual. De fleste virksomhedsejere elsker processer, men hader at gøre eller holde sig til dem. En VA holder en manual om, hvordan man udfører deres opgaver., Dette kommer i ganske praktisk, når en virtuel assistent er ude syg.
ting, som en virtuel assistent ikke gør
der er selvfølgelig et par ting, som din virtuelle assistent ikke vil gøre. Du behøver ikke bekymre dig om en virtuel assistents holdning, hvis du beder dem om at gøre noget. En VA gør ikke:
- Rul hans eller hendes øjne på dig. I det mindste vil du ikke se det, hvis det sker! Og du vil ikke “høre” det i nogen kommunikation.
- kræver et større kontor eller et andet skrivebord. Disse folk vil ikke dele din kontorlokaler, så der er ingen grund til at gøre ekstra plads.
- Interject drama., Med virtuelle assistenter vil du ikke have store egoer at kramme. Du behøver ikke at gå på æggeskaller eller bekymre dig om sladder altoverskyggende professionalisme. Arten af forholdet bliver langdistance betyder Kontor drama er ikke-eksisterende.
næste trin for at få en virtuel assistent
- Identificer de opgaver i din virksomhed, der ville være bedst at outsource. Tip: fokus på opgaver, der ikke kræver din ekspertise. Spørg dig selv, om opgaven er den bedste brug af din tid eller ville blive bedre udført af en anden?,
- brug tjenester som fungerer bedre nu for at identificere virtuelle assistenter, der passer til dine behov.
uanset om du vil skalere din virksomhed, stoppe med at udføre opgaver, der irriterer dig eller bare vil have mere fritid, er en VA en spilskifter. Jeg tror, du kan se leje en virtuel assistent kunne være nøglen til din succes. Håber dette hjælper dig med at beslutte, om en VA er det rigtige for din virksomhed.
held og lykke!
For mere information om virtuelle assistenter, Læs:
- Hvordan lykkes du i din lille virksomhed, mens du gør mindre med virtuelle assistenter?,22 hemmeligheder ved at ansætte den rigtige virtuelle assistent
alle svar på læserspørgsmål kommer fra redaktionen for Small Business Trends med mere end 50 års kombineret forretningserfaring. Hvis du ønsker at indsende et spørgsmål, bedes du sende det her.