čtenář se zeptá:
Co dělá virtuální asistent? A jak může člověk pomoci mému podnikání? Provozuji malou firmu, ale objem e-mailů a dotazů zákazníků explodoval. Je náročné zůstat organizovaný. Přesto si nemůžeme dovolit najmout na plný úvazek administrativního asistenta nebo manažera kanceláře – ani nemáme prostor, protože naše kancelář je malá. Kolega mi navrhl najmout virtuálního asistenta., Můžete mi dát nějakou představu o typech úkolů, které virtuální asistent může udělat?
— Howard z Albuquerque, Nové Mexiko
Howard, to je skvělá otázka. Ano, vysvětlíme přesně, co dělá virtuální asistent. Budeme pro tebe lepší. Na konci tohoto článku jsme se nastínit, 42 různých úkolů virtuální asistentka (VA), může dělat pro malé firmy, tak, že máte příklady čerpat. Ale nejprve odpovězme na některé základní informace.
co je virtuální asistent?,
virtuální asistent je nezávislý pracovník, který pomáhá s administrativou, rozvojem podnikání, sociálními médii, marketingem nebo jinými úkoly. Tím, že přebírají opakující se úkoly a administrativní práci, uvolňují čas pro majitele malých podniků, podnikatele a manažery.
virtuální asistent pracuje vzdáleně, často z domácí kanceláře. Virtuální asistenti mohou být usazeni v USA, ale mohou být také umístěni v jiné zemi.
VAs se v posledním desetiletí staly neuvěřitelně populární u malých podniků, protože jsou flexibilní pracovní silou., Virtuální asistent může být na částečný nebo plný úvazek, v závislosti na vašich požadavcích. Potřebujete 20 hodin týdně? Žádný problém. Potřebujete 30 hodin? A co 40? VAs jsou k dispozici.
virtuální asistenti mohou být placeni hodinovou sazbou. Nebo mohou dostat zaplaceno fixní poplatek za týden nebo měsíc.
často můžete získat lepší řešení a hlubší přínos tím, že najmete virtuálního asistenta na plný úvazek z několika důvodů: ceny
- mohou být překvapivě dostupné, zejména pro pracovníky na moři.
- je snazší integrovat asistenta na plný úvazek do pravidelných pracovních postupů a získat hlubší užitek z uspořádání.,
- plný úvazek VA bude lepší pozici se učit žádné speciální softwarové aplikace vyžadují, rozvíjet srdečné vztahy se spolupracovníky a zákazníky, a růst s vámi, jak podnikání roste.
někteří virtuální asistenti pracují jako nezávislí nezávislí nezávislí pracovníci. Ostatní jsou součástí společnosti nebo agentury, kde si najmete společnost, aby poskytla Flexibilní pracovní sílu. Když pracujete s virtuální asistentkou, jednáte s manažerem, který bude diskutovat o vašich potřebách a najde to nejlepší.,
výhody virtuálního asistenta
virtuální asistenti mohou udělat hodně pro zvýšení produktivity vašeho podnikání. Přemýšlejte o tom tímto způsobem. To, jak majitel tráví svůj čas, může být největším faktorem úspěchu podniku. Takže majitelé podniků (a klíčoví manažeři) musí trávit svůj čas na vysoce hodnotných aktivitách.
Rob Levin, předseda Work Better Now, to říká takto a čerpá z vlastní zkušenosti.
“ abych mohl trávit čas na vysoce hodnotných aktivitách, bylo pro mě důležité věnovat méně času aktivitám s nižší hodnotou., To je důvod, proč jsem nejen najal virtuálního asistenta 5 před lety , ale proč jsem spoluzaložil společnost, nyní lépe pracovat, poskytovat virtuální asistenty ostatním majitelům podniků.“
Levinův partner Andrew Cohen a CEO Work Better Now, říká, že nejčastější otázkou, kterou kladou potenciální klienti společnosti, je „co pro mě může virtuální asistent udělat?“
Chcete-li odpovědět na tuto otázku, Cohen poskytuje seznam 47 úkolů, které virtuální asistent může udělat.
47 úkoly virtuální asistent může dělat
virtuální asistent provádí různé úkoly., Ty sahají od plánování schůzek až po screening a reakci na e-maily. Ale plánování a e-maily jsou jen špičkou ledovce. Pokud to lze provést online, virtuální asistent to pravděpodobně dokáže.
zde je váš konečný průvodce virtuálními asistenty, co jsou a co dělají.
Správa kalendáře
Správa kalendáře, profesionální i osobní, je jednou z největších výzev podnikatele. Od poskytování připomenutí až po plánování schůzek, virtuální asistenti vám to mohou usnadnit. Mohou:
1., Koordinujte a naplánujte hovory a schůzky. Sám to obvykle šetří vlastníkům přibližně 10 hodin týdně a udržuje je od dělat tyto úkoly, které se jim nelíbí. Klíčem je dát asistentovi pravidla o tom, kdy a kdo. VAs také naplánovat volání pro některé členy týmu.
2. Potvrďte schůzky. Nejlepší praxí je poskytnout virtuálnímu asistentovi seznam schůzek, které je třeba potvrdit, například schůzky následujícího dne. To eliminuje ztrátu času, když druhá strana zapomene nebo čeká až do poslední minuty na zrušení.
3. Poskytněte připomenutí hovorů a schůzek., Jsou chvíle, kdy byste mohli zapomenout zavolat, zvláště když jste mimo kancelář nebo na schůzkách zády k sobě. Virtuální asistent vám může zavolat nebo napsat několik minut předtím, abyste se ujistili, že nezapomenete.
4. Přeplánovat hovory a schůzky. I když se tomu můžete pokusit vyhnout, někdy je třeba přeplánovat. Vaše VA to zvládne za vás.
5. Uveďte oznámení o změnách plánu ostatním. Virtuální asistent také poskytne oznámení druhé straně a potvrdí přeplánovaný čas.
6. Chraňte čas., Pro majitele podniků může být těžké říci ne někomu, kdo se chce setkat na kávu, aby „dohonil“.“VA může být špatný polda.
7. Odeslat a udržovat „čekající seznam“. Každý týden vám virtuální asistenti mohou poslat seznam lidí, kteří nereagovali na žádosti o zřízení schůzky nebo hovoru, abyste věděli, kdy se potřebujete zapojit.
8. Informujte významné ostatní, když budete mimo město. V rámci cestovního procesu, VA dává významným ostatním pozvánku do kalendáře s daty mimo město spolu s detaily letu a hotelu. To je informuje.,
E-mail a Správu Kontaktů a Komunikace
Pokud jste pohřben pod tunou e-mailů — nebo pokud potřebujete někoho, aby aktualizovat svůj seznam kontaktů — vzít na vědomí. Dobrý virtuální asistent může ušetřit hodiny času provedením následujících činností:
9. Obrazovka e-maily. Na základě nastavených pravidel VAs odstraní, odpoví, předá nebo označí e-maily pro vaši pozornost.
10. Přidejte lidi do kontaktů. Když máte hovor, schůzku nebo jinou formu zapojení s někým novým, virtuální asistent může přidat podrobnosti této osoby do vašich kontaktů.,
11. Aktualizujte informace o lidech na kontakty. Někdy telefonní číslo kontaktu nebo jiné informace nejsou okamžitě známy. VA může přidávat informace do kontaktů, jakmile bude k dispozici-řekněme z e-mailového podpisu.
12. Přidejte kontakty do CRM. Jedním z hlavních důvodů, proč malé podniky nepoužívají svou aplikaci CRM, je čas, který se podílí na zadávání dat. Virtuální asistenti mohou přidávat a organizovat váš CRM systém.,
telefonní úkoly
Pokud potřebujete nějakou lehkou recepční práci nebo telefonní interakce, virtuální asistent může provádět určité úkoly.
13. Proveďte lehké recepční povinnosti. Při čekání na důležité hovory, které nemusí být k dispozici k zodpovězení, jsou hovory předány virtuálnímu asistentovi.
14. Přepište hlasové zprávy. Protože většina hlasových zpráv může být nyní přijata e-mailem, jsou tyto přeposílány do VA pro přepis. A veškeré potřebné následné činnosti.,
Travel
zajištění letů a hotelů pro služební cesty by mohlo jíst mnohem více času, než si uvědomujete. Není to čas, který byste mohli lépe strávit prací na svém podnikání? Virtuální asistent může:
15. Výzkumné lety. Virtuální asistent může zobrazit lety, aby vám vyhovoval kritériím a představil vám možnosti. Tím, že jim poskytne leteckou společnost, sedadlo a další preference, VA ušetří úžasné množství času v průběhu roku.
16. Výzkumné hotely., Podobně jako u letecké dopravy, poskytnutím virtuálního asistenta s hotelovými preferencemi, včetně jakýchkoli zvláštních sazeb, které získáte,vám mohou předložit užší seznam.
17. Rezervujte si lety a hotely. Poskytnutím VA kreditní karty a věrnostní informace, mohou rezervovat cestování, jakmile jste se rozhodli.
18. Možnosti výzkumu dopravy. To zahrnuje pronájem automobilů, jízdu na koni a někdy i veřejnou dopravu.
19. Kniha doprava., Kromě zkoumání těchto možností může váš virtuální asistent také rezervovat zbytek vaší dopravy-stejně jako vaše lety.
20. Uspořádejte akce. Ať už se jedná o speciální restauraci nebo zasedací prostor nebo dokonce koncert, virtuální asistent zkoumá a zajišťuje pro vás.
21. Pozastavit noviny nebo poštu. Váš virtuální asistent může tyto pravidelné služby přerušit, když cestujete.
Business Development
ať už výzkum vede na LinkedIn nebo hledání e-mailových adres, existuje spousta práce v oblasti rozvoje podnikání., Virtuální asistent může provádět tyto činnosti, což vám umožní soustředit se na osobní interakce spojené s prodejem.
22. Výzkum vede na LinkedIn. B2B podniky (a některé B2C podniky) musí vést seznam ideálních klientů. Virtuální asistent, podle pokynů od vás, může zkoumat LinkedIn a vytvoří seznam potenciálních klientů.
23. Najít e-mailové adresy. Pomocí databází spolu s Google může VA najít e-mailové adresy potenciálních klientů, které potřebujete kontaktovat.
24. Prezentace designu., VA může vylepšit návrhy tím, že najde a vloží logo vyhlídky a změní barvu textu tak, aby odpovídala. Mohou také animovat snímky podle potřeby.
Management
při škálování vašeho podnikání bude spousta funkcí správy,které je třeba udělat. Možná budete muset sestavit zprávy pro klienty. To může jednoduše znamenat sestavení mnoha dat, která již možná máte. Existují i jiné manažerské funkce – například nábor více lidí do vašeho týmu. Některé z nich můžete snadno delegovat na svého virtuálního asistenta.
25. Sestavte zprávy., VA může vytvářet zprávy KPI v předem stanovených intervalech pro sledování pokroku.
26. Pomoc při náboru zaměstnanců. Konkurence pro dobré lidi je tvrdší než konkurence pro zaměstnance. VAs obrazovka LinkedIn pro potenciální zaměstnance na základě kritérií, která poskytnete.
účetnictví
naplňuje vás dělat knihy nebo posílat faktury strachem? Proč ne, aby vaše VA dělat tyto věci místo.
27. Udržujte knihy. S trochou tréninku, virtuální asistenti mohou zkontrolovat a zápas transakce a zvládnout měsíční smíření.
28. Vytvářet a odesílat faktury., Pomocí šablon může VA vytvářet faktury a posílat je klientům.
29. Honit zálohy. Všechny společnosti by měly mít proces pohledávek. virtuální asistenti mohou tento proces sledovat a shromažďovat a / R. proces může zahrnovat eskalaci na vlastníka firmy nebo někoho jiného, pokud je to vhodné.
osobní pochůzky
máte také osobní život. Rezervace restaurací a zasílání dárků vyžaduje čas. Ale jsou nesmírně důležité pro udržení vašich osobních vztahů. A ty bys měl podnikat ve stejnou dobu?, Získejte svého virtuálního asistenta, který vám pomůže.
30. Proveďte osobní rezervace restaurací. Vyzbrojeni osobními preferencemi a přihlaste se podrobnosti o rezervačních stránkách, jako je otevřený stůl, VAs si může rezervovat rezervace restaurací a poté pozvat hosty.
31. Nákup. Někdy ani Amazon nemá to, co potřebujete, a proces nákupu je příliš časově náročný. Virtuální asistent může nakupovat online a získat vám to, co potřebujete.
32. Výzkum a posílat dárky. Když dárková karta neudělá, váš asistent může hledat něco jedinečného a učinit to.
33. Správa logistiky pro vaše hobby., Zda hledání a zařizování studio pro vaše garážová kapela, nebo zařizování podrobnosti o vaší knižní klub, VA může mít nudné podrobnosti z talíře, což vám umožní rock (nebo číst).
34. Sledujte problémové příkazy. Když objednávka nedorazí včas, virtuální asistent může provést čekání a dostat se na konec a zároveň vás aktualizovat.
35. Správa rodinného kalendáře. To je další jednoduchý osobní úkol váš virtuální asistent může sundat talíř.
36. Naplánujte lékařské schůzky., S datum narození a podrobnosti o pojištění, VA může naplánovat návštěvy lékaře a dokonce začít vyplňovat ty nepříjemné formuláře.
37. Platit osobní účty. Pro ty dodavatele, které nekupujete pravidelně nebo kteří nemají online platební možnosti, může virtuální asistent platit účty.
38. Zavolejte obchody, abyste získali informace. Ať už hledáte těžko najít láhev skotské nebo dárek, VA bude volat najít obchod, který má to, co hledáte.
operace
vaše práce jako majitel malé firmy plánuje budoucnost vaší společnosti., V důsledku toho se chcete zaměřit na vytváření nových produktů a služeb — a dalších projektů, které posouvají vaše podnikání na další úroveň. Takže možná byste měli nechat práci, jako je vyplňování online formulářů a zpracování správy souborů někomu jinému.
39. Vyplňte online formuláře. Virtuální asistent vybavený informacemi o společnosti může vyplnit formuláře včetně přihlášení k odběru produktů SaaS.
40. Dělejte si poznámky z webinářů. Někdy byste chtěli informace z webináře, ale nechcete investovat čas na sledování — dokonce i na vyžádání! VA „navštěvuje“ a poskytuje poznámky.
41., Převést soubory. Máte PDF, ale potřebujete jpeg? VA může převést za vás.
42. Provádějte výzkum. Virtuální asistent může provádět výzkum na první úrovni pro rozhodnutí, která je třeba učinit, například který produkt SaaS si vybrat.
43. Nastavit projekty v systému řízení projektů. VA může nastavit projekt a pak pozvat příslušné účastníky.
44. Zvládnout správu souborů. Ať už používáte Dropbox nebo místní server pro správu souborů, virtuální asistent zajišťuje, že soubory jsou umístěny na správném místě se správným názvem souboru., On nebo ona také zajišťuje, že ti správní lidé mají přístup.
45. Plán sociálních médií. VA vezme vaše příspěvky na sociálních médiích a naplánuje je podle vašeho procesu.
46. Korektury a úpravy dopisů, blogů a prezentací. Jedním z velkých rizik, které při přetížení riskujete, je to, že se do vaší práce mohou vkrádat chyby. S tím vám může pomoci váš virtuální asistent.
47. Udržujte příručku virtuálního asistenta. Většina podnikatelů miluje procesy, ale nenávidí je nebo se jich drží. VA vede příručku o tom, jak dělat své úkoly., To se hodí, když je virtuální asistent nemocný.
věci, které virtuální asistent nedělá
samozřejmě existuje několik věcí, které váš virtuální asistent neudělá. Nemusíte se starat o postoj virtuálního asistenta, pokud je požádáte, aby něco udělali. VA nemá:
- valit oči na vás. Alespoň to neuvidíte, pokud se to stane! A nebudete to „slyšet“ v žádné komunikaci.
- vyžadují větší kancelář nebo jiný stůl. Tito lidé nebudou sdílet vaše kancelářské prostory, takže není třeba dělat další prostor.
- Interject drama., S virtuálními asistenty nebudete mít velká ega, která by se mohla rozmazlovat. Nebudete muset chodit na skořápky nebo se starat o drby převažující profesionalitu. Povaha vztahu, který je na dlouhé vzdálenosti, znamená, že kancelářské drama neexistuje.
další kroky k získání virtuálního asistenta
- Identifikujte úkoly ve vaší firmě, které by bylo nejlepší zadávat externě. Tip: zaměřte se na úkoly, které nevyžadují vaše odborné znalosti. Zeptejte se sami sebe, zda je úkol nejlepší využití svého času, nebo by bylo lepší udělat někdo jiný?,
- používejte služby, jako je práce, nyní lépe identifikujte virtuální asistenty, které vyhovují vašim potřebám.
Ať už chcete změnit vaše podnikání, přestat dělat úkoly, které vás obtěžují, nebo jen chcete více volného času, VA je hra měnič. Myslím, že můžete vidět, že najímání virtuálního asistenta by mohlo být klíčem k vašemu úspěchu. Doufám, že vám to pomůže rozhodnout, zda je VA vhodná pro vaše podnikání.
hodně štěstí!
pro více informací o virtuálních asistentech si přečtěte:
- jak uspět ve vašem malém podnikání a přitom méně s virtuálními asistenty?,
- 22 Tajemství k Pronájmu Přímo Virtuální Asistent
Všechny odpovědi na otázky čtenáře pochází z Malé Obchodní Trendy Redakční Rady, s více než 50 let kombinované obchodní zkušenosti. Pokud chcete odeslat otázku, odešlete ji prosím zde.