Un lettore chiede:
Cosa fa un assistente virtuale? E come si può aiutare la mia attività? Gestisco una piccola impresa, ma il volume di e-mail e richieste dei clienti è esploso. È difficile rimanere organizzati. Eppure non possiamo permetterci di assumere un assistente amministrativo a tempo pieno o un responsabile dell’ufficio-né abbiamo lo spazio, perché il nostro ufficio è piccolo. Un collega mi ha suggerito di assumere un assistente virtuale., Puoi darmi un’idea dei tipi di attività che un assistente virtuale può fare?
— Howard da Albuquerque, New Mexico
Howard, questa è una grande domanda. Sì, spiegheremo esattamente cosa fa un assistente virtuale. Ne faremo una migliore per te. Alla fine di questo articolo descriviamo 42 diversi compiti che un assistente virtuale (VA) può fare per una piccola impresa, in modo da avere esempi su cui attingere. Ma prima, rispondiamo ad alcune informazioni di base.
Che cos’è un assistente virtuale?,
Un assistente virtuale è un lavoratore indipendente che assiste con amministrativo, sviluppo del business, social media, marketing o altre attività. Assumendo compiti ricorrenti e lavoro amministrativo, liberano tempo per i proprietari di piccole imprese, imprenditori e manager.
L’assistente virtuale funziona in remoto, spesso da un ufficio domestico. Gli assistenti virtuali possono avere sede negli Stati Uniti, ma possono anche trovarsi in un altro paese.
I VAS sono diventati incredibilmente popolari tra le piccole imprese negli ultimi dieci anni perché sono una forza lavoro flessibile., Un assistente virtuale può essere part-time o full-time, a seconda delle esigenze. Hai bisogno di 20 ore a settimana? Non c’è problema. Hai bisogno di 30 ore? Che ne dici di 40? VAs sono disponibili.
Assistenti virtuali possono essere pagati una tariffa oraria. Oppure possono essere pagati una tariffa fissa a settimana o mese.
Spesso è possibile ottenere un accordo migliore e un beneficio più profondo assumendo un assistente virtuale a tempo pieno, per diversi motivi:
- I prezzi possono essere sorprendentemente convenienti, specialmente per i lavoratori offshore.
- È più facile integrare un assistente a tempo pieno in flussi di lavoro regolari e ottenere benefici più profondi dalla disposizione.,
- Un VA a tempo pieno sarà in una posizione migliore per apprendere qualsiasi app software speciale di cui hai bisogno, sviluppare relazioni cordiali con colleghi e clienti e crescere con te man mano che il business cresce.
Alcuni assistenti virtuali lavorano come liberi professionisti indipendenti. Altri fanno parte di un’azienda o di un’agenzia in cui assumi l’azienda per fornire una forza lavoro flessibile. Quando si lavora con una società di assistente virtuale, si tratta di un manager che discuterà le vostre esigenze e trovare la soluzione migliore.,
Vantaggi di un assistente virtuale
Gli assistenti virtuali possono fare molto per aumentare la produttività della tua azienda. Pensala in questo modo. Come un proprietario spende il suo tempo potrebbe essere il fattore più grande nel successo del business. Quindi i proprietari di imprese (e i manager chiave) devono dedicare il loro tempo ad attività di alto valore.
Rob Levin, Presidente di Work Better Now, la mette così, attingendo dalla sua esperienza.
“Per dedicare del tempo ad attività di alto valore, era importante per me dedicare meno tempo ad attività di valore inferiore., Questo è il motivo per cui non solo ho assunto un assistente virtuale 5 anni fa, ma perché ho co-fondato una società , Work Better Now, per fornire assistenti virtuali ad altri proprietari di imprese.”
Il partner di Levin Andrew Cohen e il CEO di Work Better Now, afferma che la domanda più comune posta dai potenziali clienti dell’azienda è ” cosa può fare un assistente virtuale per me?”
Per rispondere a questa domanda, Cohen fornisce un elenco di 47 attività che un assistente virtuale può eseguire.
47 Compiti un assistente virtuale può fare
Un assistente virtuale esegue una varietà di compiti., Questi spaziano dalla pianificazione degli appuntamenti allo screening e alla risposta alle e-mail. Ma la programmazione e le email sono solo la punta dell’iceberg. Se può essere fatto online, un assistente virtuale può probabilmente farlo.
Ecco la tua guida definitiva agli assistenti virtuali, cosa sono e cosa fanno.
Gestione del calendario
La gestione del calendario, sia professionale che personale, è una delle più grandi sfide di un imprenditore. Dal fornire promemoria agli appuntamenti di pianificazione, assistenti virtuali possono rendere senza sforzo per voi. Possono:
1., Coordinare e pianificare le chiamate e gli appuntamenti. Questo da solo in genere salva i proprietari circa 10 ore a settimana e impedisce loro di fare queste attività che non amano. La chiave è dare al tuo assistente regole su quando e chi. VAs anche pianificare le chiamate per alcuni membri del team.
2. Confermare gli appuntamenti. Una buona pratica consiste nel dare all’assistente virtuale un elenco di appuntamenti da confermare, ad esempio gli appuntamenti del giorno successivo. Questo elimina perdite di tempo quando l’altra parte dimentica o attende fino all’ultimo minuto per annullare.
3. Fornire promemoria su chiamate e appuntamenti., Ci sono momenti in cui si potrebbe dimenticare di effettuare una chiamata, soprattutto quando fuori dall’ufficio o in riunioni back-to-back. L’assistente virtuale può chiamare o testo pochi minuti prima per essere sicuri di non dimenticare.
4. Riprogrammare le chiamate e gli appuntamenti. Mentre si può cercare di evitarlo, a volte, è necessario riprogrammare. Il vostro VA in grado di gestire questo per voi.
5. Fornire avviso di modifiche di pianificazione ad altri. L’assistente virtuale fornirà anche avviso all’altra parte e ottenere il tempo riprogrammato confermato.
6. Proteggere il tempo., Può essere difficile per gli imprenditori a dire di no a qualcuno che vuole incontrare per un caffè a “recuperare il ritardo.”Il VA può essere il poliziotto cattivo.
7. Inviare e mantenere una “lista in sospeso”. Ogni settimana, assistenti virtuali possono inviare un elenco di persone che non hanno risposto alle richieste per la creazione di una riunione o una chiamata in modo da sapere quando è necessario essere coinvolti.
8. Informare gli altri significativi quando si sarà fuori città. Come parte di un processo di viaggio, il VA dà altri significativi un calendario invitare con le date out-of-town insieme con i dettagli di volo e hotel. Questo li tiene informati.,
Gestione e comunicazioni email e contatti
Se sei sepolto sotto una tonnellata di email — o se hai bisogno di qualcuno che aggiorni la tua lista di contatti — prendi nota. Un buon assistente virtuale può risparmiare ore di tempo facendo le seguenti attività:
9. E-mail schermo. In base alle regole impostate, VAs eliminerà, risponderà, inoltrerà o segnalerà le e-mail per la vostra attenzione.
10. Aggiungi persone ai contatti. Quando hai una chiamata, una riunione o qualche altra forma di coinvolgimento con qualcuno di nuovo, l’assistente virtuale può aggiungere i dettagli di quella persona ai tuoi contatti.,
11. Aggiorna le informazioni delle persone ai contatti. A volte, il numero di telefono di un contatto o altre informazioni non è noto subito. Un VA può aggiungere informazioni ai contatti non appena diventa disponibile, ad esempio da una firma e-mail.
12. Aggiungi contatti al CRM. Uno dei motivi principali per cui le piccole imprese non utilizzano la loro applicazione CRM è dovuto al tempo necessario per l’inserimento dei dati. Assistenti virtuali possono aggiungere e organizzare il sistema CRM.,
Phone Tasks
Se avete bisogno di qualche lavoro receptionist luce fatto, o interazioni telefoniche, un assistente virtuale può fare alcune attività.
13. Svolgere compiti di receptionist leggeri. Quando si prevedono chiamate importanti a cui non è possibile rispondere, le chiamate vengono inoltrate all’assistente virtuale.
14. Trascrivi i messaggi vocali. Poiché la maggior parte dei messaggi vocali possono ora essere ricevuti via e-mail, questi vengono inoltrati al VA per la trascrizione. E tutte le necessarie attività di follow – up.,
Viaggi
Organizzare voli e hotel per viaggi d’affari potrebbe consumare molto più tempo di quanto pensi. Non è che il tempo si potrebbe spendere meglio a lavorare sulla tua attività? Un assistente virtuale può:
15. Voli di ricerca. Un assistente virtuale può schermare i voli per soddisfare i criteri e presentare le opzioni. Fornendo loro compagnia aerea, sedile e altre preferenze, il VA farà risparmiare una quantità incredibile di tempo nel corso di un anno.
16. Alberghi di ricerca., Simile ai viaggi aerei, fornendo all’assistente virtuale le preferenze dell’hotel, comprese le tariffe speciali che ottieni, possono presentarti una lista ristretta.
17. Prenota voli e hotel. Fornendo il VA con carte di credito e informazioni frequent flyer, possono prenotare viaggi una volta che hai deciso.
18. Opzioni di trasporto di ricerca. Questo include auto a noleggio, passaggio auto e talvolta anche i mezzi pubblici.
19. Prenota il trasporto., Oltre alla ricerca di queste opzioni, il tuo assistente virtuale può anche prenotare il resto del tuo trasporto-come fanno i tuoi voli.
20. Organizzare eventi. Che si tratti di un ristorante speciale o di uno spazio per riunioni o anche di un concerto, l’assistente virtuale ricerca e prende accordi per te.
21. Sospendere giornale o posta. Il tuo assistente virtuale può tagliare questi servizi regolari quando si viaggia.
Business Development
Se la ricerca conduce su LinkedIn o trovare indirizzi e-mail, c’è un sacco di lavoro gamba nello sviluppo del business., Un assistente virtuale può fare queste attività, che ti permette di concentrarsi sulle interazioni personali coinvolte nel fare vendite.
22. La ricerca conduce su LinkedIn. Le aziende B2B (e alcune aziende B2C) devono mantenere un elenco di clienti ideali. Un assistente virtuale, seguendo la guida da voi, può ricercare LinkedIn e crea un elenco di potenziali clienti.
23. Trova indirizzi email. Utilizzando i database insieme a Google, un VA può trovare gli indirizzi e-mail dei potenziali clienti è necessario contattare.
24. Presentazioni di design., Un VA può migliorare le proposte trovando e inserendo il logo di una prospettiva e cambiando il colore del testo in modo che corrisponda. Possono anche animare le diapositive a seconda dei casi.
Gestione
Come si scala il vostro business, ci saranno un sacco di funzioni di gestione che hanno bisogno di ottenere fatto. Potrebbe essere necessario assemblare report per i clienti. Questo può semplicemente significare mettere insieme un sacco di dati si può già avere. Ci sono altre funzioni di gestione, come il reclutamento di più persone nella tua squadra. Puoi facilmente delegare parte di questo al tuo assistente virtuale.
25. Assemblare rapporti., Un VA può creare report KPI a intervalli predeterminati per tenere traccia dei progressi.
26. Aiuta a reclutare dipendenti. La concorrenza per le brave persone è più dura della concorrenza per i dipendenti. VAs schermo LinkedIn per i potenziali dipendenti in base ai criteri forniti.
Contabilità
Fare i libri o inviare fatture ti riempie di terrore? Perché non avere il vostro VA fare questa roba, invece.
27. Mantenere i libri contabili. Con un po ‘ di allenamento, gli assistenti virtuali possono rivedere e abbinare le transazioni e gestire le riconciliazioni mensili.
28. Creare e inviare fatture., Con l’aiuto di modelli, un VA può creare fatture e inviarle ai clienti.
29. Chase acconti. Tutte le aziende dovrebbero avere un processo di crediti. gli assistenti virtuali possono seguire tale processo e raccogliere A / R. Il processo può includere l’escalation al proprietario dell’azienda o a qualcun altro quando appropriato.
Commissioni personali
Hai anche una vita personale. Fare prenotazioni di ristoranti e l’invio di regali richiede tempo. Ma sono estremamente importanti per mantenere le tue relazioni personali. E dovresti gestire un’attivita ‘ allo stesso tempo?, Ottenere il vostro assistente virtuale per aiutare.
30. Effettuare prenotazioni di ristoranti personali. Armati di preferenze personali e dettagli di accesso per siti di prenotazione come Open Table, VAs può prenotare prenotazioni di ristoranti e quindi invitare gli ospiti.
31. Fare acquisti. A volte anche Amazon non ha quello che ti serve e il processo di acquisto richiede troppo tempo. Un assistente virtuale può fare acquisti online e ottenere quello che ti serve.
32. Ricerca e inviare regali. Quando una carta regalo non lo farà, il tuo assistente può cercare qualcosa di unico e farlo accadere.
33. Gestisci la logistica per il tuo hobby., Se trovare e organizzare uno studio per la vostra band garage o organizzare i dettagli del vostro club del libro, un VA può prendere i dettagli noiosi fuori il vostro piatto che vi permetterà di rock (o leggere) su.
34. Rintracciare gli ordini problema. Quando un ordine non arriva in tempo, un assistente virtuale può fare il waiting-on-hold e arrivare al fondo di esso, mantenendo aggiornati.
35. Gestire il calendario di famiglia. Questo è un altro semplice compito personale che il tuo assistente virtuale può togliere dal tuo piatto.
36. Programma appuntamenti medici., Con date di nascita e dettagli di assicurazione, un VA può programmare visite mediche e anche iniziare a compilare quei moduli fastidiosi.
37. Pagare le bollette personali. Per quei fornitori che non si acquista da regolarmente o che non hanno opzioni di pagamento online, un assistente virtuale può pagare le bollette.
38. Chiamare negozi per ottenere informazioni. Se siete alla ricerca di una bottiglia di scotch difficile da trovare o un regalo, un VA farà le chiamate per trovare il negozio che ha quello che stai cercando.
Operazioni
Il tuo lavoro come piccolo imprenditore sta pianificando il futuro della tua azienda., Di conseguenza, vuoi concentrarti sulla creazione di nuovi prodotti e servizi e altri progetti che porteranno la tua attività al livello successivo. Quindi forse dovresti lasciare lavori come compilare moduli online e gestire la gestione dei file a qualcun altro.
39. Compila moduli online. Un assistente virtuale dotato di informazioni aziendali può compilare moduli, compresa la sottoscrizione di prodotti SaaS.
40. Prendere appunti da webinar. A volte si desidera che le informazioni da un webinar, ma non si vuole investire il tempo per guardare — anche per on-demand! Un VA “assiste” e fornisce le note.
41., Convertire i file. Hai un PDF ma hai bisogno di un jpeg? Un VA può convertirlo per te.
42. Condurre ricerche. Un assistente virtuale può condurre ricerche di primo livello per le decisioni che devono essere prese, ad esempio quale prodotto SaaS scegliere.
43. Impostare i progetti nel sistema di gestione dei progetti. Un VA può impostare il progetto e quindi invitare i partecipanti appropriati.
44. Gestire la gestione dei file. Se si utilizza Dropbox o un server locale per la gestione dei file, un assistente virtuale assicura che i file vengono messi al posto giusto con il nome del file giusto., Lui o lei assicura anche che le persone giuste hanno accesso.
45. Pianificare i social media. Un VA prende i tuoi post sui social media e li pianifica per il tuo processo.
46. Correggi e modifica lettere, blog e presentazioni. Uno dei grandi rischi che corri quando ti sovraccarichi è che gli errori possono insinuarsi nel tuo lavoro. Quindi il tuo assistente virtuale può aiutarti in questo.
47. Mantenere un manuale di assistente virtuale. La maggior parte dei proprietari di imprese amano i processi, ma odio fare o attaccare a loro. Un VA mantiene un manuale di come fare i loro compiti., Questo è molto utile quando un assistente virtuale è fuori malato.
Cose che un assistente virtuale non fa
Naturalmente, ci sono alcune cose che il tuo assistente virtuale non farà. Non devi preoccuparti dell’atteggiamento di un assistente virtuale se chiedi loro di fare qualcosa. Un VA non:
- Tira i suoi occhi verso di te. Almeno non lo vedrai se succede! E non lo “sentirai” in nessuna comunicazione.
- Richiedono un ufficio più grande o un’altra scrivania. Queste persone non condivideranno il tuo spazio ufficio, quindi non c’è bisogno di fare spazio extra.
- Interject dramma., Con gli assistenti virtuali non avrai grandi ego da coccolare. Non avrai bisogno di camminare sui gusci d’uovo o preoccuparti di pettegolezzi che prevalgono sulla professionalità. La natura del rapporto di essere a lunga distanza significa ufficio dramma è inesistente.
I prossimi passi per ottenere un assistente virtuale
- Identificare le attività nella vostra azienda che sarebbe meglio esternalizzare. Suggerimento: Concentrati su attività che non richiedono la tua esperienza. Chiedetevi se il compito è il miglior uso del vostro tempo o sarebbe meglio fatto da qualcun altro?,
- Utilizzare servizi come Lavorare meglio ora per identificare assistenti virtuali che si adattano alle vostre esigenze.
Se vuoi scalare la tua attività, smettere di fare attività che ti infastidiscono o semplicemente vuoi più tempo libero, un VA è un punto di svolta. Penso che tu possa vedere che assumere un assistente virtuale potrebbe essere la chiave del tuo successo. Spero che questo ti aiuti a decidere se un VA è giusto per il tuo business.
Buona fortuna!
Per ulteriori informazioni sugli assistenti virtuali, leggi:
- Come avere successo nella tua piccola impresa mentre fai meno con gli assistenti virtuali?,
- 22 Segreti per assumere il giusto assistente virtuale
Tutte le risposte alle domande dei lettori provengono dal comitato editoriale Small Business Trends, con oltre 50 anni di esperienza aziendale combinata. Se si desidera inviare una domanda, si prega di inviare qui.