en läsare frågar:
vad gör en virtuell assistent? Och hur kan man hjälpa mitt företag? Jag driver ett litet företag men volymen av e-post och kundförfrågningar har exploderat. Det är svårt att hålla ordning. Men vi har inte råd att anställa en heltidsadministrativ assistent eller kontorschef-inte heller har vi utrymme, eftersom vårt kontor är liten. En kollega föreslog att jag anlitade en virtuell assistent., Kan du ge mig en uppfattning om vilka typer av uppgifter en virtuell assistent kan göra?
— Howard Från Albuquerque, New Mexico
Howard, det här är en bra fråga. Ja, Vi kommer att förklara exakt vad en virtuell assistent gör. Vi går en bättre för dig. I slutet av denna artikel beskriver vi 42 olika uppgifter en virtuell assistent (VA) kan göra för ett litet företag, så att du har exempel att dra på. Men först, låt oss svara på några grundläggande information.
Vad är en virtuell assistent?,
en virtuell assistent är en oberoende arbetare som hjälper till med administrativa, affärsutveckling, sociala medier, marknadsföring eller andra uppgifter. Genom att ta på sig återkommande uppgifter och administrativt arbete frigör de tid för småföretagare, entreprenörer och chefer.
den virtuella assistenten arbetar på distans, ofta från ett hemmakontor. Virtuella assistenter kan vara USA-baserade men kan också vara belägna i ett annat land.
VAs har blivit otroligt populär bland småföretag under det senaste decenniet eftersom de är en flexibel arbetskraft., En virtuell assistent kan vara deltid eller heltid, beroende på dina krav. Behöver du 20 timmar i veckan? Inga problem. Behöver du 30 timmar? Vad sägs om 40? VAs finns tillgängliga.
virtuella assistenter kan betalas en timtaxa. Eller de kan få betalt en fast avgift per vecka eller månad.
ofta kan du få en bättre affär och djupare fördel genom att anställa en heltid virtuell assistent, av flera anledningar:
- priserna kan vara överraskande överkomliga, särskilt för offshore-arbetare.
- Det är lättare att integrera en heltidsassistent i vanliga arbetsflöden och få djupare nytta av arrangemanget.,
- en heltid VA kommer att vara bättre positionerat för att lära sig några speciella program du behöver, utveckla hjärtliga relationer med medarbetare och kunder, och växa med dig när verksamheten växer.
vissa virtuella assistenter arbetar som oberoende frilansare. Andra är en del av ett företag eller en byrå där du anlitar företaget för att ge en flexibel arbetskraft. När du arbetar med ett virtuellt assistentföretag, hanterar du en chef som kommer att diskutera dina behov och hitta den bästa passformen.,
fördelarna med en virtuell assistent
virtuella assistenter kan göra mycket för att öka företagets produktivitet. Tänk på det så här. Hur en ägare tillbringar sin tid kan vara den största faktorn i framgången för verksamheten. Så företagare (och nyckelchefer) måste spendera sin tid på värdefulla aktiviteter.
Rob Levin, ordförande i arbetet bättre nu, uttrycker det på detta sätt, dra från sin egen erfarenhet.
”för att spendera tid på aktiviteter med högt värde var det viktigt för mig att spendera mindre tid på aktiviteter med lägre värde., Det är därför jag inte bara anlitade en virtuell assistent 5 år sedan men varför jag grundade ett företag, arbeta bättre nu, för att ge virtuella assistenter till andra företagare.”
Levins partner Andrew Cohen och arbetar bättre nu VD, säger den vanligaste frågan som ställs av företagets potentiella kunder är ” vad kan en virtuell assistent göra för mig?”
För att besvara den frågan tillhandahåller Cohen en lista med 47 uppgifter som en virtuell assistent kan göra.
47 uppgifter en virtuell assistent kan göra
en virtuell assistent utför en mängd olika uppgifter., Dessa sträcker sig från schemaläggning möten till screening och svara på e-post. Men schemaläggning och e-post är bara toppen av isberget. Om det kan göras online, kan en virtuell assistent förmodligen göra det.
här är din ultimata guide till virtuella assistenter, vad de är och vad de gör.
kalenderhantering
hantera din kalender, både professionell och personlig, är en av en entreprenörs största utmaningar. Från att ge påminnelser till schemaläggning möten, virtuella assistenter kan göra det enkelt för dig. De kan:
1., Samordna och schemalägga samtal och möten. Detta ensam sparar vanligtvis ägare ca 10 timmar i veckan och håller dem från att göra dessa uppgifter som de ogillar. Nyckeln är att ge din assistent regler om när och vem. VAs schemalägger också samtal för vissa gruppmedlemmar.
2. Bekräfta möten. En bästa praxis är att ge den virtuella assistenten en lista över möten för att bekräfta, till exempel nästa dags möten. Detta eliminerar slösa tid när den andra parten glömmer eller väntar till sista minuten för att avbryta.
3. Ge påminnelser om samtal och möten., Det finns tillfällen när du kanske glömmer att ringa ett samtal, särskilt när du är ute av kontoret eller i back-to-back möten. Den virtuella assistenten kan ringa eller text du några minuter innan för att säkerställa att du inte glömmer.
4. Boka om samtal och möten. Medan du kan försöka undvika det, ibland måste du boka om. Din VA kan hantera detta för dig.
5. Meddela schemaändringar till andra. Den virtuella assistenten kommer också att meddela den andra parten och få den omlagda tiden bekräftad.
6. Skydda tiden., Det kan vara svårt för företagare att säga nej till någon som vill träffas för en kaffe att ”komma ikapp.”VA kan vara den dåliga snuten.
7. Skicka och behåll en ”väntande lista”. Varje vecka kan virtuella assistenter skicka dig en lista över personer som inte har svarat på förfrågningar om att inrätta ett möte eller ett samtal så att du vet när du behöver engagera dig.
8. Informera betydande andra när du kommer att vara bortrest. Som en del av en resa process, VA ger betydande andra en kalender bjuda med Out-of-town datum tillsammans med flyg och hotell detaljer. Detta håller dem informerade.,
e — post och kontakthantering och kommunikation
om du är begravd under massor av e — postmeddelanden-eller om du behöver någon att uppdatera din kontaktlista-notera. En bra virtuell assistent kan spara timmar genom att göra följande aktiviteter:
9. Skärm e-post. Baserat på regler du anger, kommer VAs ta bort, svara, vidarebefordra eller flagga e-post för din uppmärksamhet.
10. Lägg till personer i kontakter. När du har ett samtal, möte eller någon annan form av engagemang med någon ny, kan den virtuella assistenten lägga till personens uppgifter till dina kontakter.,
11. Uppdatera människors information till kontakter. Ibland är en kontakts telefonnummer eller annan information inte känd direkt. En VA kan lägga till information i kontakter när den blir tillgänglig-säg från en e-postsignatur.
12. Lägg till kontakter till CRM. En av de främsta anledningarna till att små företag inte använder sin CRM-app beror på den tid som krävs för att ange data. Virtuella assistenter kan lägga till och organisera ditt CRM-system.,
telefonuppgifter
om du behöver lite lätt receptionistarbete eller telefoninteraktioner kan en virtuell assistent göra vissa uppgifter.
13. Utför lätta receptionistuppgifter. När du förväntar dig viktiga samtal som du kanske inte är tillgängliga för att svara, vidarebefordras samtal till den virtuella assistenten.
14. Transkribera röstmeddelanden. Eftersom de flesta röstmeddelanden nu kan tas emot via e-post, vidarebefordras dessa till VA för transkription. Och alla nödvändiga uppföljningsaktiviteter.,
resor
att ordna flyg och hotell för affärsresor kan äta upp mycket mer tid än du inser. Är det inte bättre att du jobbar på ditt företag? En virtuell assistent kan:
15. Forskningsflyg. En virtuell assistent kan skärm flygningar för att uppfylla dina kriterier och presentera alternativ för dig. Genom att förse dem med flygbolag, säte och andra preferenser, VA kommer att spara en fantastisk tid under loppet av ett år.
16. Forskning hotell., I likhet med flygresor, genom att ge den virtuella assistenten med hotellpreferenser, inklusive eventuella specialpriser du får, kan de presentera en lista till dig.
17. Boka flyg och hotell. Genom att ge VA med kreditkort och frequent flyer information, de kan boka resor när du har bestämt.
18. Forskning kommunikationer. Detta inkluderar hyrbilar, rideshare och ibland även kollektivtrafik.
19. Boka transport., Utöver att undersöka dessa alternativ kan din virtuella assistent också boka resten av din transport — eftersom de gör dina flygningar.
20. Ordna evenemang. Oavsett om det är en speciell restaurang eller mötesplats eller till och med en konsert, undersöker den virtuella assistenten och gör arrangemang för dig.
21. Avbryt tidning eller post. Din virtuella assistent kan skära av dessa reguljära tjänster när du reser.
affärsutveckling
om forska leder på LinkedIn eller hitta e-postadresser, det finns en hel del ben arbete i affärsutveckling., En virtuell assistent kan göra dessa aktiviteter, så att du kan fokusera på de personliga interaktioner som är involverade i att göra försäljning.
22. Forskning leder på LinkedIn. B2B företag (och vissa B2C företag) måste hålla en lista över ideala kunder. En virtuell assistent, efter vägledning från dig, kan forska LinkedIn och skapar en lista över potentiella kunder.
23. Hitta e-postadresser. Med hjälp av databaser tillsammans med Google kan en VA hitta e-postadresser till potentiella kunder du behöver kontakta.
24. Design presentationer., En VA kan förbättra förslag genom att hitta och infoga en utsikter logotyp och ändra textfärgen för att matcha. De kan också animera bilder som lämpligt.
hantering
När du skalar ditt företag kommer det att finnas gott om ledningsfunktioner som behöver göras. Du kan behöva montera rapporter för kunder. Detta kan helt enkelt innebära att sätta ihop en hel del data som du kanske redan har. Det finns andra ledningsfunktioner — som att rekrytera fler människor till ditt team. Du kan enkelt delegera en del av detta till din virtuella assistent.
25. Samla rapporter., En VA kan skapa KPI-rapporter med förutbestämda intervall för att spåra framsteg.
26. Hjälp att rekrytera anställda. Konkurrensen om goda människor är hårdare än konkurrensen om anställda. VAs screen LinkedIn för potentiella anställda baserat på kriterier som du tillhandahåller.
redovisning
fyller bokföringen eller skickar fakturor dig med rädsla? Varför inte låta din VA göra det här istället.
27. Behåll böckerna. Med lite träning kan virtuella assistenter granska och matcha transaktioner och hantera månatliga avstämningar.
28. Skapa och skicka fakturor., Med hjälp av mallar kan en VA skapa fakturor och skicka dem till kunder.
29. Jaga handpenningar. Alla företag bör ha en kundfordringsprocess. virtuella assistenter kan följa den processen och samla A/R. processen kan inkludera eskalering till företagsägaren eller någon annan när det är lämpligt.
personliga ärenden
Du har också ett personligt liv. Att göra restaurangreservationer och skicka gåvor tar tid. Men de är oerhört viktiga för att upprätthålla dina personliga relationer. Och du ska driva ett företag samtidigt?, Få din virtuella assistent för att hjälpa.
30. Gör personliga restaurang reservationer. Beväpnad med personliga preferenser och logga in Detaljer för att boka webbplatser som öppet bord, kan VAs boka restaurangbokningar och sedan bjuda in gästerna.
31. Gör inköp. Ibland har inte ens Amazon vad du behöver och inköpsprocessen är för tidskrävande. En virtuell assistent kan handla online och få dig vad du behöver.
32. Forskning och skicka gåvor. När ett presentkort inte kommer att göra, din assistent kan leta efter något unikt och få det att hända.
33. Hantera logistiken för din hobby., Oavsett om du hittar och arrangerar en studio för ditt GarageBand eller arrangerar detaljerna i din bokklubb, kan en VA ta de tråkiga detaljerna från din tallrik så att du kan rocka (eller läsa) på.
34. Spåra problem order. När en order inte anländer i tid, kan en virtuell assistent göra vänteläge och komma till botten av det samtidigt hålla dig uppdaterad.
35. Hantera familjekalendern. Detta är en annan enkel personlig uppgift din virtuella assistent kan ta bort din tallrik.
36. Schemalägga läkarbesök., Med födelsedatum och försäkringsdetaljer kan en VA schemalägga läkarbesök och till och med börja fylla i de irriterande formulären.
37. Betala räkningar. För de leverantörer du inte köper från regelbundet eller som inte har online betalningsalternativ, en virtuell assistent kan betala räkningarna.
38. Ring butiker för att få information. Oavsett om du letar efter en svårfångad flaska scotch eller en gåva, kommer en VA att ringa samtal för att hitta butiken som har vad du letar efter.
operationer
ditt jobb som småföretagare planerar för ditt företags framtid., Som ett resultat vill du fokusera på att skapa nya produkter och tjänster — och andra projekt som tar ditt företag till nästa nivå. Så kanske du borde lämna jobb som att fylla i onlineformulär och hantera filhantering till någon annan.
39. Fyll i online formulär. En virtuell assistent utrustad med företagsinformation kan fylla i formulär inklusive prenumerera på SaaS-produkter.
40. Ta anteckningar från webinars. Ibland vill du ha information från ett webinar men vill inte investera tid att titta på-även för on-demand! En VA ”deltar” och ger noterna.
41., Konvertera filer. Har en PDF men behöver en jpeg? En VA kan konvertera den åt dig.
42. Bedriva forskning. En virtuell assistent kan genomföra forskning på första nivån för beslut som måste fattas, till exempel vilken SaaS-produkt att välja.
43. Ställ in projekt i ditt projektledningssystem. En VA kan ställa in projektet och sedan bjuda in lämpliga deltagare.
44. Hantera filhantering. Oavsett om du använder Dropbox eller en lokal server för filhantering, ser en virtuell assistent till att filer sätts på rätt plats med rätt filnamn., Han eller hon ser också till att rätt personer har tillgång.
45. Schemalägga sociala medier. En VA tar dina sociala medier inlägg och schemalägger dem per din process.
46. Korrekturläsa och redigera bokstäver, bloggar och presentationer. En av de stora riskerna du kör när du blir överbelastad är att misstag kan krypa in i ditt arbete. Så din virtuella assistent kan hjälpa dig med det.
47. Underhålla en virtuell assistentmanual. De flesta företagare älskar processer men hatar att göra eller hålla sig till dem. En VA håller en handbok om hur man gör sina uppgifter., Detta kommer i ganska praktiskt när en virtuell assistent är sjuk.
saker som en virtuell assistent inte gör
naturligtvis finns det några saker som din virtuella assistent inte kommer att göra. Du behöver inte oroa dig för en virtuell assistents attityd om du ber dem att göra något. En VA gör inte:
- rulla hans eller hennes ögon på dig. Du kommer åtminstone inte att se det om det händer! Och du kommer inte att ”höra” det i någon kommunikation.
- kräver ett större kontor eller ett annat skrivbord. Dessa människor kommer inte att dela ditt kontor utrymme, så det finns ingen anledning att göra extra utrymme.
- Interject drama., Med virtuella assistenter du inte kommer att ha stora egon att coddle. Du behöver inte gå på äggskal eller oroa dig för skvaller övergripande professionalism. Karaktären av förhållandet är långväga innebär office drama är obefintlig.
nästa steg för att få en virtuell assistent
- identifiera de uppgifter i ditt företag som skulle vara bäst att lägga ut. Tips: Fokusera på uppgifter som inte kräver din expertis. Fråga dig själv om uppgiften är den bästa användningen av din tid eller skulle vara bättre gjort av någon annan?,
- använd tjänster som fungerar bättre nu för att identifiera virtuella assistenter som passar dina behov.
oavsett om du vill skala ditt företag, sluta göra uppgifter som irriterar dig eller bara vill ha mer ledig tid, är en VA en spelväxlare. Jag tror att du kan se att anställa en virtuell assistent kan vara nyckeln till din framgång. Hoppas detta hjälper dig att avgöra om en VA är rätt för ditt företag.
lycka till!
För mer information om virtuella assistenter, läs:
- Hur lyckas du i ditt lilla företag medan du gör mindre med virtuella assistenter?,
- 22 hemligheter att anställa rätt virtuell assistent
alla svar på läsarfrågor kommer från Small Business Trends Editorial Board, med mer än 50 års kombinerad affärserfarenhet. Om du vill ställa en fråga, vänligen skicka in den här.