czytelnik pyta:
co robi wirtualny asystent? Jak można pomóc mojej firmie? Prowadzę małą firmę, ale ilość e-maili i zapytań klientów eksplodowała. Bycie zorganizowanym to wyzwanie. Nie stać nas jednak na zatrudnienie asystenta administracyjnego lub kierownika biura-nie mamy też miejsca, ponieważ nasze biuro jest malutkie. Kolega zasugerował, żebym zatrudnił wirtualnego asystenta., Czy możesz mi dać jakiś pomysł na rodzaje zadań, jakie może wykonać wirtualny asystent?
— Howard from Albuquerque, New Mexico
Howard, to jest świetne pytanie. Tak, dokładnie wyjaśnimy, co robi wirtualny asystent. Zrobimy coś lepszego dla Ciebie. Na końcu tego artykułu przedstawiamy 42 różne zadania, które wirtualny asystent (VA) może wykonać dla małej firmy, dzięki czemu masz przykłady do wykorzystania. Ale najpierw odpowiedzmy na kilka podstawowych informacji.
Co to jest wirtualny asystent?,
wirtualny asystent to niezależny pracownik, który pomaga w zadaniach administracyjnych, rozwoju biznesu, social media, marketingu lub innych. Podejmując powtarzające się zadania i prace administracyjne, oszczędzają czas dla właścicieli małych firm, przedsiębiorców i menedżerów.
wirtualny asystent pracuje zdalnie, często z domowego biura. Wirtualni asystenci mogą mieć siedzibę w USA, ale mogą również znajdować się w innym kraju.
VAs stały się niezwykle popularne wśród małych firm w ciągu ostatniej dekady, ponieważ są elastyczną siłą roboczą., Wirtualny asystent może być w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin, w zależności od wymagań. Potrzebujesz 20 godzin tygodniowo? Nie ma sprawy. Potrzebujesz 30 godzin? A 40? VAs są dostępne.
wirtualni asystenci mogą otrzymać stawkę godzinową. Lub mogą otrzymać stałą opłatę za tydzień lub miesiąc.
często można uzyskać lepszą ofertę i głębsze korzyści, zatrudniając pełnoetatowego wirtualnego asystenta, z kilku powodów:
- ceny mogą być zaskakująco przystępne, szczególnie dla pracowników offshore.
- łatwiej jest zintegrować pełnoetatowego asystenta z regularnymi przepływami pracy i uzyskać głębsze korzyści z układu.,
- pełnoetatowy VA będzie lepiej przygotowany, aby uczyć się wszelkich specjalnych aplikacji, których potrzebujesz, rozwijać serdeczne relacje ze współpracownikami i klientami oraz rozwijać się wraz z Tobą w miarę rozwoju firmy.
niektórzy wirtualni asystenci pracują jako niezależni freelancerzy. Inne są częścią firmy lub agencji, w której zatrudniasz firmę, aby zapewnić elastyczną siłę roboczą. Pracując z firmą wirtualnego asystenta, masz do czynienia z menedżerem, który omówi twoje potrzeby i znajdzie najlepsze dopasowanie.,
zalety wirtualnego asystenta
wirtualni asystenci mogą wiele zrobić, aby zwiększyć produktywność Twojej firmy. Pomyśl o tym w ten sposób. To, jak właściciel spędza swój czas, może być największym czynnikiem sukcesu firmy. Właściciele firm (i kluczowi menedżerowie) muszą więc poświęcać swój czas na działania o wysokiej wartości.
Rob Levin, Prezes Work Better Now, tak to ujął, czerpiąc z własnego doświadczenia.
„aby spędzać czas na działaniach o wysokiej wartości, ważne było dla mnie, aby spędzać mniej czasu na działaniach o niższej wartości., Dlatego nie tylko zatrudniłem wirtualnego asystenta 5 lat temu, ale dlatego współtworzyłem firmę, Pracuj lepiej teraz, aby zapewnić wirtualnych asystentów innym właścicielom firm.”
„
aby odpowiedzieć na to pytanie, Cohen udostępnia listę 47 zadań, które może wykonać wirtualny asystent.
47 Zadań Wirtualny asystent może wykonać
wirtualny asystent wykonuje różne zadania., Obejmują one planowanie spotkań, sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile. Ale planowanie i e-maile to tylko wierzchołek góry lodowej. Jeśli można to zrobić online, wirtualny asystent może to zrobić.
oto Twój najlepszy przewodnik po wirtualnych asystentach, czym są i co robią.
zarządzanie kalendarzem
zarządzanie kalendarzem, zarówno zawodowym, jak i osobistym, jest jednym z największych wyzwań przedsiębiorcy. Wirtualni asystenci mogą sprawić, że stanie się to łatwe-od przypomnień po planowanie spotkań. Mogą:
1., Koordynować i zaplanować rozmowy i spotkania. Samo to zazwyczaj oszczędza właścicielom około 10 godzin tygodniowo i powstrzymuje ich od wykonywania tych zadań, których nie lubią. Kluczem jest podanie asystentowi zasad, kiedy i kto. VAs również zaplanować rozmowy dla niektórych członków zespołu.
2. Potwierdź spotkania. Najlepszą praktyką jest przekazanie wirtualnemu asystentowi listy terminów do potwierdzenia, takich jak terminy następnego dnia. Eliminuje to marnowanie czasu, gdy druga strona zapomina lub czeka do ostatniej chwili, aby anulować.
3. Zapewnij przypomnienia o połączeniach i spotkaniach., Są chwile, kiedy możesz zapomnieć o połączeniu, zwłaszcza gdy poza biurem lub na spotkaniach back-to-back. Wirtualny asystent może zadzwonić lub napisać do Ciebie kilka minut wcześniej, aby upewnić się, że nie zapomnisz.
4. Przełożyć rozmowy i spotkania. Chociaż możesz próbować tego uniknąć, czasami musisz to przełożyć. Twój weteran się tym zajmie.
5. Powiadom innych o zmianach w harmonogramie. Wirtualny asystent powiadomi również drugą stronę i potwierdzi przełożony czas.
6. Chroń czas., Właścicielom firm może być trudno odmówić komuś, kto chce się spotkać na kawie, aby „nadrobić zaległości.”VA może być złym gliną.
7. Wysyłanie i utrzymywanie „listy oczekujących”. Co tydzień wirtualni asystenci mogą wysyłać Ci listę osób, które nie odpowiedziały na prośby o umówienie spotkania lub połączenia, abyś wiedział, kiedy musisz się zaangażować.
8. Poinformuj innych, kiedy będziesz poza miastem. W ramach procesu podróży VA daje znaczącym innym zaproszenie do kalendarza z datami poza miastem wraz ze szczegółami lotu i hotelu. To ich informuje.,
zarządzanie pocztą e — mail i kontaktami oraz komunikacja
Jeśli jesteś zakopany pod mnóstwem wiadomości e — mail-lub jeśli potrzebujesz kogoś do aktualizacji listy kontaktów-zanotuj. Dobry wirtualny asystent może zaoszczędzić wiele godzin, wykonując następujące czynności:
9. Ekranowe e-maile. Na podstawie ustawionych reguł VAs usunie, odpowie, przekaże lub oznaczy e-maile dla twojej uwagi.
10. Dodawanie osób do kontaktów. Gdy masz połączenie, spotkanie lub inną formę zaangażowania z kimś nowym, wirtualny asystent może dodać dane tej osoby do Twoich kontaktów.,
11. Zaktualizuj informacje osób do kontaktów. Czasami numer telefonu kontaktowego lub inne informacje nie są od razu znane. VA może dodawać informacje do kontaktów w miarę ich dostępności-np. z podpisu wiadomości e-mail.
12. Dodaj kontakty do CRM. Jednym z głównych powodów, że małe firmy nie korzystają z ich aplikacji CRM jest ze względu na czas związany z wprowadzaniem danych. Wirtualni asystenci mogą dodawać i organizować system CRM.,
zadania telefoniczne
Jeśli potrzebujesz lekkiej pracy recepcjonistki lub interakcji telefonicznych, wirtualny asystent może wykonać pewne zadania.
13. Wykonuj lekkie obowiązki recepcjonistki. Jeśli oczekujesz ważnych połączeń, które mogą nie być dostępne do odebrania, połączenia są przekazywane do wirtualnego asystenta.
14. Przepisz pocztę głosową. Ponieważ większość wiadomości głosowych może być teraz odbierana przez e-mail, są one przekazywane do VA w celu transkrypcji. I wszelkie niezbędne działania następcze.,
Podróże
organizowanie lotów i hoteli dla podróży służbowych może pochłonąć o wiele więcej czasu, niż sobie wyobrażasz. Czy to nie czas, który lepiej spędzasz pracując nad swoim biznesem? Wirtualny asystent może:
15. Loty badawcze. Wirtualny asystent może wyświetlać loty, aby spełnić Twoje kryteria i przedstawić Ci opcje. Zapewniając im linie lotnicze, miejsca i inne preferencje, VA zaoszczędzi niesamowitą ilość czasu w ciągu roku.
16. Hotele badawcze., Podobnie jak w przypadku podróży lotniczych, oferując wirtualnemu asystentowi preferencje hotelowe, w tym wszelkie specjalne ceny, mogą przedstawić Ci krótką listę.
17. Zarezerwuj loty i hotele. Dostarczając VA kart kredytowych i informacji dla często podróżujących, mogą zarezerwować podróż po podjęciu decyzji.
18. Opcje transportu badań. Obejmuje to wynajem samochodów, rideshare, a czasami nawet transport publiczny.
19. Transport książki., Poza zbadaniem tych opcji wirtualny asystent może również zarezerwować resztę transportu-podobnie jak loty.
20. Zorganizuj imprezy. Niezależnie od tego, czy jest to specjalna Restauracja, miejsce spotkań, czy nawet koncert, wirtualny asystent bada i aranżuje dla Ciebie.
21. Zawieś gazetę lub pocztę. Twój wirtualny asystent może odciąć te regularne usługi podczas podróży.
rozwój biznesu
niezależnie od tego, czy badasz leady na LinkedIn, czy znajdujesz adresy e-mail, w rozwoju biznesu jest wiele pracy., Wirtualny asystent może wykonywać te czynności, pozwalając skupić się na osobistych interakcji związanych z dokonywaniem sprzedaży.
22. Prowadzi badania na LinkedIn. Firmy B2B (i niektóre firmy B2C) muszą prowadzić listę idealnych klientów. Wirtualny asystent, podążając za wskazówkami od ciebie, może badać LinkedIn i tworzyć listę potencjalnych klientów.
23. Znajdź adresy e-mail. Korzystając z baz danych wraz z Google, VA może znaleźć adresy e-mail potencjalnych klientów, z którymi musisz się skontaktować.
24. Prezentacje projektowe., VA może ulepszyć propozycje, znajdując i wstawiając logo perspektywy i zmieniając kolor tekstu, aby pasował. Mogą również animować slajdy w zależności od potrzeb.
Zarządzanie
jak skalować swój biznes, nie będzie wiele funkcji zarządzania, które muszą być wykonane. Może być konieczne zebranie raportów dla klientów. Może to po prostu oznaczać zebranie wielu danych, które możesz już mieć. Istnieją inne funkcje zarządzania — takie jak rekrutacja większej liczby osób do zespołu. Możesz łatwo delegować część z tego do swojego wirtualnego asystenta.
25. Zbierz raporty., VA może tworzyć raporty KPI w ustalonych odstępach czasu, aby śledzić postępy.
26. Pomoc w rekrutacji pracowników. Konkurencja dla dobrych ludzi jest trudniejsza niż konkurencja dla pracowników. VAs screen LinkedIn dla potencjalnych pracowników w oparciu o kryteria, które podajesz.
Księgowość
czy robienie książek lub wysyłanie faktur napawa Cię lękiem? Może zamiast tego twoi weterani będą robić takie rzeczy.
27. Utrzymuj księgi. Po krótkim szkoleniu wirtualni asystenci mogą przeglądać i dopasowywać transakcje oraz obsługiwać Miesięczne uzgodnienia.
28. Tworzenie i wysyłanie faktur., Za pomocą szablonów VA może tworzyć faktury i wysyłać je do klientów.
29. Gonić zaliczki. Wszystkie firmy powinny mieć proces należności. wirtualni asystenci mogą śledzić ten proces i zbierać A / R. proces może obejmować eskalację do właściciela firmy lub kogoś innego, gdy jest to właściwe.
sprawy osobiste
Ty też masz życie osobiste. Dokonywanie rezerwacji restauracji i wysyłanie prezentów wymaga czasu. Ale są one niezwykle ważne dla utrzymania osobistych relacji. I masz prowadzić biznes w tym samym czasie?, Poproś swojego wirtualnego asystenta o pomoc.
30. Dokonaj osobistej rezerwacji restauracji. Uzbrojony w osobiste preferencje i szczegóły logowania do witryn rezerwacyjnych, takich jak Open Table, VAs może zarezerwować rezerwacje w restauracji, a następnie zaprosić gości.
31. Dokonuj zakupów. Czasami nawet Amazon nie ma tego, czego potrzebujesz, a proces zakupu jest zbyt czasochłonny. Wirtualny asystent może robić zakupy online i uzyskać to, czego potrzebujesz.
32. Badania i wysyłanie prezentów. Kiedy karta podarunkowa nie wystarczy, Twój asystent może poszukać czegoś wyjątkowego i sprawić, że tak się stanie.
33. Zarządzaj logistyką swojego hobby., Niezależnie od tego, czy Znajdziesz i zorganizujesz studio dla zespołu garażowego, czy zorganizujesz szczegóły swojego klubu książki, VA może zdjąć żmudne szczegóły z talerza, umożliwiając Ci rock (lub czytanie).
34. Namierz problemy. Gdy zamówienie nie dotrze na czas, wirtualny asystent może wykonać czekanie na wstrzymanie i dotrzeć do sedna, jednocześnie informując Cię o aktualizacjach.
35. Zarządzaj kalendarzem rodzinnym. To kolejne proste osobiste zadanie, które wirtualny asystent może zdjąć z talerza.
36. Zaplanuj wizyty lekarskie., Dzięki datom urodzenia i szczegółom ubezpieczenia lekarz weterynarii może zaplanować wizyty u lekarza, a nawet zacząć wypełniać te irytujące formularze.
37. Płacić rachunki osobiste. W przypadku sprzedawców, u których nie kupujesz regularnie lub którzy nie mają opcji płatności online, wirtualny asystent może zapłacić rachunki.
38. Zadzwoń do sklepów, aby uzyskać informacje. Niezależnie od tego, czy szukasz trudnego do znalezienia butelki szkockiej, czy prezentu, VA podejmie rozmowy, aby znaleźć sklep, który ma to, czego szukasz.
Działalność
Twoja praca jako właściciel małej firmy planuje przyszłość Twojej firmy., W rezultacie chcesz skupić się na tworzeniu nowych produktów i usług — oraz innych projektów, które przeniosą twoją firmę na wyższy poziom. Więc może powinieneś zostawić zadania, takie jak wypełnianie formularzy online i zarządzanie plikami komuś innemu.
39. Wypełnij formularze online. Wirtualny asystent wyposażony w informacje o firmie może wypełniać formularze, w tym subskrybować produkty SaaS.
40. Rób notatki z webinariów. Czasami chcesz uzyskać informacje z webinarium, ale nie chcesz inwestować czasu na oglądanie-nawet na żądanie! VA „uczęszcza” i dostarcza notatki.
41., Konwertuj pliki. Masz plik PDF, ale potrzebujesz jpeg? VA może przekonwertować go za Ciebie.
42. Prowadzenie badań. Wirtualny asystent może przeprowadzać badania pierwszego poziomu w celu podjęcia decyzji, takich jak wybór produktu SaaS.
43. Skonfiguruj projekty w swoim systemie zarządzania projektami. VA może skonfigurować projekt, a następnie zaprosić odpowiednich uczestników.
44. Zarządzanie plikami. Niezależnie od tego, czy używasz Dropbox, czy serwera lokalnego do zarządzania plikami, wirtualny asystent zapewnia, że pliki są umieszczane we właściwym miejscu z odpowiednią nazwą pliku., Zapewnia również dostęp właściwym osobom.
45. Zaplanuj media społecznościowe. VA zabiera Twoje posty w mediach społecznościowych i rozkłada je według Twojego procesu.
46. Korekta i edycja listów, blogów i prezentacji. Jednym z wielkich zagrożeń, które można uruchomić, gdy jesteś przeciążony jest to, że błędy mogą wkradać się do pracy. Więc twój wirtualny asystent może Ci w tym pomóc.
47. Utrzymuj podręcznik wirtualnego asystenta. Większość właścicieli firm kocha procesy, ale nienawidzi ich tworzenia lub trzymania się ich. VA prowadzi podręcznik, Jak wykonywać swoje zadania., Jest to bardzo przydatne, gdy wirtualny asystent jest chory.
rzeczy, których Wirtualny Asystent nie robi
oczywiście jest kilka rzeczy, których wirtualny asystent nie zrobi. Nie musisz się martwić o postawę wirtualnego asystenta, jeśli poprosisz go o coś. A VA Nie:
- przewracać oczami na Ciebie. Przynajmniej tego nie zobaczysz, jeśli to się stanie! I nie „usłyszysz” tego w żadnej komunikacji.
- wymagają większego biura lub innego biurka. Ci ludzie nie będą dzielić Twojego biura, więc nie ma potrzeby robić dodatkowego miejsca.
- Interject drama., Z wirtualnymi asystentami nie będziesz miał wielkich ego do rozpieszczania. Nie będziesz musiał chodzić po skorupkach jajek ani martwić się plotką o profesjonalizm. Charakter związku na odległość oznacza, że dramat biurowy nie istnieje.
kolejne kroki, aby uzyskać wirtualnego asystenta
- Określ zadania w Twojej firmie, które najlepiej byłoby zlecić Na Zewnątrz. Wskazówka: skup się na zadaniach, które nie wymagają Twojej wiedzy. Zadaj sobie pytanie, czy zadanie jest najlepszym wykorzystaniem twojego czasu, czy byłoby lepiej wykonane przez kogoś innego?,
- korzystaj z usług takich jak Work Better Now, aby identyfikować wirtualnych asystentów, które pasują do Twoich potrzeb.
niezależnie od tego, czy chcesz skalować swój biznes, przestać wykonywać zadania, które Cię denerwują, czy po prostu chcesz więcej wolnego czasu, VA to przełom w grze. Myślę, że widzisz, wynajęcie wirtualnego Asystenta może być kluczem do sukcesu. Mam nadzieję, że pomoże Ci to zdecydować, czy VA jest odpowiedni dla Twojej firmy.
powodzenia!
aby uzyskać więcej informacji na temat wirtualnych asystentów, przeczytaj:
- Jak odnieść sukces w małej firmie, robiąc mniej z wirtualnymi asystentami?,
- 22 sekrety zatrudniania odpowiedniego wirtualnego asystenta
wszystkie odpowiedzi na pytania czytelników pochodzą z redakcji Small Business Trends, z ponad 50-letnim doświadczeniem biznesowym. Jeśli chcesz zadać pytanie, prześlij je tutaj.