Comment envoyer une facture par e-mail et être payé

La facturation par e-mail est le moyen le plus rapide d’être payé-si vous discutez de la façon d’envoyer une facture, il est préférable de choisir l’envoi par e-mail si possible. Les factures papier peuvent se perdre dans le courrier, et il peut être difficile de prédire quand le client les recevra. Les factures envoyées par e-mail, en revanche, sont reçues instantanément et hypothétiquement parlant, votre client peut commencer à traiter le paiement immédiatement., Si ce n’est pas le cas, le fait d’avoir envoyé la facture par e-mail facilite le suivi lorsqu’il est temps d’envoyer un e-mail de recouvrement.

Qu’est-ce qu’un email de facture?

un e-mail de facture est un e-mail qui contient une facture, généralement en pièce jointe, et une brève note au client., Les factures ne devraient jamais être une surprise, de sorte que votre e-mail peut être une simple notification amicale que leur facture est jointe, et les remercier pour leur entreprise.

Une facture électronique doit sonner quelque chose comme ceci:

assurez – vous de discuter de l’endroit où votre client aimerait que ses factures soient envoyées avant de les envoyer-souvent, les grandes entreprises auront des services de comptabilité distincts, et même les travailleurs indépendants peuvent avoir embauché des comptables qui font leurs documents pour eux.

5 conseils pour écrire un e-mail de facture

inclure la facture elle-même en pièce jointe, pas dans le corps de l’e-mail

Les factures ne doivent jamais être tapées dans le corps d’un e-mail; elles doivent toujours être envoyées en pièce jointe PDF afin qu’elles ne puissent, L’envoi D’une pièce jointe PDF permet également au destinataire de la facture de l’imprimer plus facilement s’il le souhaite, ou d’enregistrer une copie propre de votre facture partout où il en a besoin.

utiliser un modèle d’e-mail de facture

vous pourriez vous retrouver à facturer beaucoup, et si c’est le cas, il est beaucoup plus efficace d’utiliser un modèle d’e-mail que d’écrire un e-mail séparé chaque fois que vous facturez. Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour enregistrer les modèles d’e-mail quand il est temps de les envoyer; de cette façon, votre facture n’est qu’à quelques clics d’être envoyée., La seule exception à cette règle est si votre facture est compliquée ou si vous devez ajouter un rappel spécifique pour un certain client – mais même dans ce cas, il est plus facile d’ajouter les informations nécessaires à un modèle existant que d’écrire l’e-mail à partir de zéro.

inclure le numéro de facture dans la ligne d’objet

Si vous devez rechercher une facture envoyée plus tard, votre recherche sera beaucoup plus rapide si vous avez planifié à l’avance et inclus le numéro de facture dans la ligne d’objet de votre e-mail., De cette façon, toute réponse du client à la facture est susceptible d’inclure le numéro de facture dans sa ligne d’objet, ce qui rend les enregistrements des conversations sur des factures spécifiques faciles à identifier immédiatement. Cela permet également au client de rechercher plus facilement ses enregistrements de courrier électronique.

tenir un registre des factures impayées

la clé pour amener les clients à payer à temps est de garder une trace des comptes débiteurs., Le délai entre l’envoi d’une facture et le suivi du paiement dépendra de vos conditions de paiement – souvent, ceux qui ont une politique de 30 jours nets finiront par envoyer un e-mail de suivi si le paiement n’a pas été reçu dans 45 à 60 jours. Il est important de se rappeler que les clients ayant de grands services comptables peuvent avoir un redressement plus lent par nature, alors soyez doux dans le ton lorsque vous faites un suivi.

un modèle pour les collections d’e-mails

En plus d’avoir une facture modèle d’e-mail, vous devriez également avoir une facture échue modèle d’e-mail., Cela permet de gagner du temps sur les collections, qui doivent être formulées avec délicatesse. D’une part, vous voulez transmettre l’urgence de la situation, mais vous ne voulez pas aliéner le client avec des déclarations grossières ou abruptes sur les collections. La clé pour écrire un e-mail de collections efficace est de supposer que le paiement a été simplement négligé, comme l’exemple ci-dessous:

Il est utile de joindre des copies des factures en souffrance, ainsi qu’un relevé s’il y a plus d’une facture en souffrance. Cela permet au client de payer plus facilement dans le cas où il n’a pas vu l’e-mail original avec la facture jointe. Les e-mails suivants peuvent avoir besoin de demander que le paiement soit organisé dès que possible, mais il est préférable d’utiliser une approche plus douce au début.,

suivi des Collections

Le suivi des collections peut être délicat, et si vos e-mails ne semblent pas fonctionner, vous pouvez adopter plusieurs approches.

• tout d’abord, vous pouvez appeler votre client pour vous assurer que vos e – mails vont à la bonne personne-même s’ils le sont, cela sert à rappeler que leurs factures sont toujours en souffrance.
• Deuxièmement, vous pouvez décider d’envoyer une facture impayée lettre. Étant donné que certains clients peuvent préférer le papier, une déclaration physique peut avoir plus de poids avec eux qu’une pièce jointe.,
• enfin, et en dernier recours, vous devrez peut-être informer que des poursuites judiciaires devront être engagées si le paiement n’a pas été reçu dans un certain délai. Ce n’est jamais amusant d’atteindre ce point, mais rappelez-vous qu’il n’est pas nécessaire de le prendre personnellement.

envoyer des factures par e-mail est le pari le plus sûr si vous voulez vous assurer que vous êtes payé à temps. De cette façon, si vous avez besoin d’une preuve que vous avez envoyé vos factures, vous l’avez sauvegardé automatiquement dans votre boîte de réception., Bien que les e-mails de facture ne soient pas longs, les quelques mots qu’ils contiennent peuvent aider ou entraver votre capacité à être payé pour votre travail – alors choisissez-les judicieusement!