egy olvasó megkérdezi:
mit csinál egy virtuális asszisztens? És hogyan segíthet valaki az üzletemben? Egy kisvállalkozást vezetek, de az e-mailek és az ügyfélkeresések mennyisége felrobbant. Nehéz megszervezni. De nem engedhetjük meg magunknak, hogy teljes munkaidős adminisztratív asszisztenst vagy irodavezetőt béreljünk-nincs helyünk — mert irodánk kicsi. Egy kolléga azt javasolta, hogy béreljek egy virtuális asszisztenst., Tudna adni nekem néhány ötletet a virtuális asszisztens által elvégzendő feladatok típusairól?
— Howard az új-mexikói Albuquerque-ből
Howard, ez egy nagyszerű kérdés. Igen, pontosan elmagyarázzuk, mit csinál egy virtuális asszisztens. Jobbat választunk neked. A cikk végén 42 különböző feladatot vázolunk fel, amelyeket egy virtuális asszisztens (VA) elvégezhet egy kisvállalkozás számára, így vannak példák, amelyekre támaszkodhat. De először válaszoljunk néhány alapvető információra.
mi a virtuális asszisztens?,
a virtuális asszisztens független munkavállaló, aki adminisztratív, üzleti fejlesztésben, közösségi médiában, marketingben vagy más feladatokban segít. Az ismétlődő feladatok és az adminisztratív munka elvégzésével időt szabadítanak fel a kisvállalkozások tulajdonosai, vállalkozói és vezetői számára.
a virtuális asszisztens távolról működik, gyakran otthoni irodából. Virtuális asszisztensek lehetnek amerikai székhelyű, de is található egy másik országban.
VAs váltak hihetetlenül népszerű a kisvállalkozások az elmúlt évtizedben, mert egy rugalmas munkaerő., A virtuális asszisztens lehet részmunkaidős vagy teljes munkaidős, az Ön igényeitől függően. Szüksége van heti 20 órára? Semmi baj. Kell 30 óra? És 40? VAs állnak rendelkezésre.
a virtuális asszisztensek óradíjat fizethetnek. Vagy fix díjat kaphatnak hetente vagy havonta.
gyakran lehet kapni egy jobb üzlet és mélyebb haszon bérbeadása egy teljes munkaidős virtuális asszisztens, több okból:
- az árak meglepően megfizethető, különösen az offshore munkavállalók.
- könnyebb integrálni egy teljes munkaidős asszisztenst a rendszeres munkafolyamatokba, és mélyebb hasznot húzni az elrendezésből.,
- a teljes munkaidős VA jobb helyzetben lesz ahhoz, hogy megtanuljon bármilyen speciális szoftveralkalmazást, szívélyes kapcsolatokat alakítson ki munkatársaival és ügyfeleivel, és növekedjen veled, ahogy az üzlet növekszik.
néhány virtuális asszisztens független szabadúszóként dolgozik. Mások egy olyan vállalat vagy ügynökség részét képezik, ahol a társaságot rugalmas munkaerő biztosítására bérli. Ha egy virtuális asszisztens céggel dolgozik, akkor egy menedzserrel foglalkozik, aki megvitatja az Ön igényeit, és megtalálja a legmegfelelőbb megoldást.,
A virtuális asszisztens előnyei
a virtuális asszisztensek sokat tehetnek vállalkozása termelékenységének növelése érdekében. Gondolj erre. Hogy egy tulajdonos tölti idejét lehet a legnagyobb tényező a siker az üzleti. Tehát az üzleti tulajdonosoknak (és a kulcskezelőknek) nagy értékű tevékenységekre kell fordítaniuk az idejüket.
Rob Levin, a Jobbik elnöke így fogalmaz, saját tapasztalataiból kiindulva.
” annak érdekében, hogy időt töltsek nagy értékű tevékenységekre, fontos volt számomra, hogy kevesebb időt töltsek alacsonyabb értékű tevékenységekre., Ez az, amiért nem csak bérelt egy virtuális asszisztens 5 évvel ezelőtt, de miért társalapítója a cég, jobban működik most, hogy a virtuális asszisztensek más üzleti tulajdonosok.”
Levin partnere, Andrew Cohen, a Work Better Now vezérigazgatója szerint a vállalat leendő ügyfelei által feltett leggyakoribb kérdés :” mit tehet egy virtuális asszisztens nekem?”
a kérdés megválaszolásához Cohen 47 feladatot tartalmaz, amelyeket egy virtuális asszisztens végezhet.
47 feladatok a virtuális asszisztens tehet
a virtuális asszisztens végez a különböző feladatokat., Ezek a találkozók ütemezésétől a szűrésig, valamint az e-mailekre adott válaszig terjednek. De az ütemezés és az e-mailek csak a jéghegy csúcsa. Ha meg lehet csinálni online, egy virtuális asszisztens valószínűleg meg tudja csinálni.
itt van a végső útmutató a virtuális asszisztensekhez, mik azok és mit csinálnak.
naptárkezelés
a naptár kezelése mind szakmai, mind személyes szempontból a vállalkozó egyik legnagyobb kihívása. Az emlékeztetők nyújtásától a találkozók ütemezéséig a virtuális asszisztensek könnyűvé tehetik az Ön számára. Ezek:
1., Koordinálja és ütemezze a hívásokat és a találkozókat. Ez önmagában általában heti 10 órát takarít meg a tulajdonosoknak, és megakadályozza őket abban, hogy ezeket a feladatokat elvégezzék, amelyeket nem szeretnek. A kulcs az, hogy az asszisztens szabályok arról, hogy mikor és ki. VAs is menetrend kéri néhány csapat tagjai.
2. Erősítse meg a találkozókat. A legjobb gyakorlat az, hogy a virtuális asszisztensnek megadja a megerősítendő találkozók listáját, például a következő napi találkozókat. Ez kiküszöböli az időveszteséget, amikor a másik fél elfelejti vagy megvárja az utolsó percet a lemondáshoz.
3. Adjon emlékeztetőket a hívásokról és a találkozókról., Vannak esetek, amikor elfelejtheti, hogy egy hívást, különösen akkor, ha az irodából vagy back-to-back ülések. A virtuális asszisztens néhány perccel korábban hívhat vagy szöveget küldhet Önnek, hogy ne felejtse el.
4. A hívások és a találkozók átütemezése. Bár lehet, hogy megpróbálja elkerülni, néha, meg kell átütemezni. A VA tudja kezelni ezt az Ön számára.
5. Adjon értesítést az ütemezés változásairól másoknak. A virtuális asszisztens értesítést küld a másik félnek is, és visszaigazolja az átütemezett időt.
6. Védje az időt., Nehéz lehet az üzleti tulajdonosok, hogy nemet mondani, hogy valaki, aki azt akarja, hogy megfeleljen a kávé ” felzárkózni.”A VA lehet a rossz zsaru.
7. Küldjön és tartson fenn egy “függőben lévő listát”. Minden héten a virtuális asszisztensek küldhetnek egy listát azokról az emberekről, akik nem válaszoltak a találkozó vagy hívás beállítására vonatkozó kérésekre, így tudja, mikor kell részt vennie.
8. Tájékoztassa más jelentős, ha lesz a városban. Ennek része egy utazási folyamat, a VA ad jelentős mások egy naptár meghívja a out-of-Város dátumait, valamint a repülés és a szálloda adatait. Ez folyamatosan tájékoztatja őket.,
Email and Contact Management and Communications
Ha egy csomó e — mail alá van eltemetve — vagy ha szüksége van valakire a névjegyzék frissítéséhez-vegye figyelembe. Egy jó virtuális asszisztens órányi időt takaríthat meg a következő tevékenységek elvégzésével:
9. Képernyő e-mailek. A beállított szabályok alapján a VAs törli, válaszol, továbbít vagy megjelöli az e-maileket a figyelme érdekében.
10. Adjon hozzá embereket a kapcsolatokhoz. Ha van egy hívás, találkozó, vagy valamilyen más formában elkötelezettség valaki új, a virtuális asszisztens felveheti az adott személy adatait a kapcsolatok.,
11. Frissítse az emberek adatait a kapcsolatokra. Néha a kapcsolattartó telefonszáma vagy más információ nem ismert azonnal. A VA információkat adhat a névjegyekhez, amint elérhetővé válik-mondjuk egy e-mail aláírásból.
12. Névjegyek hozzáadása a CRM-hez. Az egyik fő oka annak, hogy a kisvállalkozások nem használják a CRM alkalmazást, az adatok bevitelének ideje. A virtuális asszisztensek hozzáadhatják és megszervezhetik a CRM rendszert.,
Telefonfeladatok
ha könnyű recepciós munkára van szüksége, vagy telefonos interakciókra, a virtuális asszisztens bizonyos feladatokat elvégezhet.
13. Végezzen könnyű recepciós feladatokat. Ha olyan fontos hívásokra számít, amelyekre nem lehet válaszolni, a hívásokat továbbítják a virtuális asszisztensnek.
14. Hangüzenetek átírása. Mivel a legtöbb hangpostát most e-mailben lehet megkapni, ezeket továbbítjuk a VA-nak átírás céljából. És minden szükséges nyomon követési tevékenység.,
utazás
járatok és szállodák megszervezése üzleti utazásra sokkal több időt emészthet fel, mint gondolnád. Nem az az idő, amit jobban tölthetnél a munkádon? A virtuális asszisztens:
15. Kutatási járatok. Egy virtuális asszisztens képes szűrni a járatokat, hogy megfeleljen az Ön kritériumainak, valamint bemutatja a lehetőségeket. A légitársaság, a seat és egyéb kedvezmények biztosításával a VA elképesztő időt takarít meg egy év alatt.
16. Kutatási szállodák., A légi utazáshoz hasonlóan, azáltal, hogy a virtuális asszisztenst szállodai preferenciákkal látja el, beleértve az Ön által kapott speciális díjakat is, bemutathatnak egy rövid listát.
17. Foglaljon repülőjegyeket és szállodákat. Azáltal, hogy a VA hitelkártyák és gyakori szórólap információ, tudnak foglalni utazás, ha már úgy döntött,.
18. Kutatási szállítási lehetőségek. Ez magában foglalja a bérautókat, a rideshare-t, sőt néha a tömegközlekedést is.
19. Könyv szállítás., Túl kutatja ezeket a lehetőségeket, a virtuális asszisztens is lefoglalja a többi a szállítás – mint ők a járatok.
20. Rendezzen eseményeket. Legyen szó akár egy különleges étteremről, találkozóhelyről, akár egy koncertről, a virtuális asszisztens kutatja, gondoskodik az Ön számára.
21. Függessze fel az újságot vagy a leveleket. A virtuális asszisztens levághatja ezeket a rendszeres szolgáltatásokat utazás közben.
üzletfejlesztés
akár a LinkedIn vezetésének kutatása, akár az e-mail címek megtalálása, sok lábmunka van az üzleti fejlődésben., A virtuális asszisztens megteheti ezeket a tevékenységeket, lehetővé téve, hogy az értékesítés során felmerülő személyes interakciókra összpontosítson.
22. Kutatási vezet LinkedIn. B2B vállalkozások (és néhány B2C vállalkozások) kell tartani egy listát az ideális ügyfelek. Egy virtuális asszisztens, az Ön útmutatását követve, kutathatja a LinkedIn-t, és létrehoz egy listát a leendő ügyfelekről.
23. Keressen e-mail címeket. Adatbázisok használata a Google-lal együtt, a VA megtalálja a leendő ügyfelek e-mail címeit, amelyekkel kapcsolatba kell lépnie.
24. Tervezési előadások., A VA növelheti javaslatok megtalálásával és beillesztésével a prospect logo és megváltoztatja a szöveg színét, hogy megfeleljen. Szükség szerint animálhatják a diákat is.
Management
ahogy méretezi vállalkozását, rengeteg menedzsment funkció lesz, amelyeket meg kell tenni. Lehet, hogy jelentéseket kell összeállítania az ügyfelek számára. Ez egyszerűen azt jelenti, összerakva egy csomó adatot lehet, hogy már. Vannak más irányítási funkciók is-például több ember toborzása a csapatába. Ennek egy részét könnyedén átruházhatja virtuális asszisztensére.
25. Jelentések összeállítása., A VA létrehozhat KPI jelentéseket előre meghatározott időközönként nyomon követheti az előrehaladást.
26. Segítsen az alkalmazottak toborzásában. A jó emberek versenye keményebb, mint a munkavállalók versenye. VAs képernyő LinkedIn a leendő alkalmazottak kritériumok alapján, hogy az Ön által megadott.
könyvelés
a könyvelés vagy a számlák küldése rettegéssel tölt el? Miért nem a VA csinálni ezt a dolgot helyett.
27. Tartsa meg a könyveket. Egy kis képzéssel a virtuális asszisztensek áttekinthetik és egyeztethetik a tranzakciókat, és kezelhetik a havi egyeztetéseket.
28. Számlák létrehozása és küldése., A sablonok segítségével a VA számlákat hozhat létre, majd elküldheti azokat az ügyfeleknek.
29. Hajsza le kifizetések. Minden vállalatnak rendelkeznie kell követeléskezelési folyamattal. a virtuális asszisztensek követhetik ezt a folyamatot, és gyűjthetnek egy/R-t.a folyamat magában foglalhatja az üzleti tulajdonos vagy valaki más felé történő eszkalációt, ha szükséges.
személyes megbízások
személyes életed is van. Éttermi foglalások és ajándékok küldése időbe telik. De rendkívül fontosak a személyes kapcsolatok fenntartásához. És neked is üzletnek kéne lenned egyszerre?, Szerezd meg a virtuális asszisztens, hogy segítsen.
30. Készítsen személyes éttermi foglalásokat. Felfegyverkezve személyes preferenciák és jelentkezzen be részleteket foglalás oldalak, mint a nyitott asztal, VAs foglalhat étterem fenntartások, majd meghívja a vendégeket.
31. Vásároljon. Néha még az Amazon sem rendelkezik azzal, amire szüksége van, a vásárlási folyamat pedig túl időigényes. Egy virtuális asszisztens online vásárolhat, és megkaphatja, amire szüksége van.
32. Kutatás és ajándékok küldése. Ha egy ajándékkártya nem fog működni, az asszisztense kereshet valami egyedit, hogy ez megtörténjen.
33. Kezelje a hobbi logisztikáját., Függetlenül attól, hogy stúdiót talál-e a garage band számára, vagy megszervezi a könyvklub részleteit, a VA leveheti az unalmas részleteket a lemezről, amely lehetővé teszi a rockot (vagy olvasást).
34. Nyomozza le a problémás parancsokat. Ha egy megrendelés nem érkezik meg időben, a virtuális asszisztens megteheti a várakozást, majd a frissítés közben eljuthat az aljára.
35. A családi naptár kezelése. Ez egy másik egyszerű személyes feladat, amelyet a virtuális asszisztens levehet a lemezről.
36. Ütemezze az orvosi találkozókat., A születési dátumokkal és biztosítási adatokkal a VA ütemezheti az orvoslátogatásokat, sőt elkezdheti kitölteni ezeket a bosszantó űrlapokat.
37. Fizessen személyes számlákat. Azoknak a gyártóknak, akik nem vásárolnak rendszeresen, vagy akiknek nincs online fizetési lehetősége, egy virtuális asszisztens fizetheti a számlákat.
38. Hívja az üzleteket, hogy információkat szerezzen. Akár keres egy nehezen megtalálható üveg scotch, vagy egy ajándék, a VA teszi a hívásokat, hogy megtalálja a boltban, hogy mit keres.
műveletek
kisvállalkozói tevékenysége a vállalat jövőjét tervezi., Ennek eredményeként, azt szeretnénk, hogy összpontosítson új termékek és szolgáltatások-és más projektek, amelyek az üzleti, hogy a következő szintre. Tehát talán el kellene hagynia az olyan munkákat, mint az online űrlapok kitöltése és a fájlkezelés kezelése valaki másnak.
39. Töltse ki az online űrlapokat. A vállalati információkkal felszerelt virtuális asszisztens kitöltheti az űrlapokat, beleértve a SaaS termékek előfizetését is.
40. Vegye tudomásul veszi a webináriumok. Néha szeretné az információkat egy webinar, de nem akarja befektetni az időt nézni – még igény szerint is! A VA” részt vesz”, és biztosítja a jegyzeteket.
41., Fájlok konvertálása. Van egy PDF, de szüksége van egy jpeg? A VA képes átalakítani az Ön számára.
42. Végezzen kutatást. A virtuális asszisztens végezhet első szintű kutatás döntéseket kell hozni, mint például, hogy melyik SaaS terméket választani.
43. Állítsa be a projektek a projekt menedzsment rendszer. A VA beállíthatja a projektet, majd meghívhatja a megfelelő résztvevőket.
44. Fájlkezelés kezelése. Akár Dropboxot, akár helyi kiszolgálót használ a fájlkezeléshez, a virtuális asszisztens biztosítja, hogy a fájlok a megfelelő helyre kerüljenek a megfelelő fájlnévvel., Azt is biztosítja, hogy a megfelelő emberek hozzáférjenek.
45. Ütemezze a közösségi médiát. A VA veszi a közösségi média üzenetét, és ütemezi őket a folyamat.
46. Lektorált és szerkesztett leveleket, blogokat és prezentációkat. Az egyik nagy kockázat, amelyet túlterhelés esetén futtat, az, hogy a hibák bejuthatnak a munkájába. Tehát a virtuális asszisztens segíthet ebben.
47. Virtuális asszisztens kézikönyv fenntartása. A legtöbb üzlettulajdonos szereti a folyamatokat, de utálja a készítést vagy a ragaszkodást. A VA tart egy kézikönyvet, hogyan kell csinálni a feladatokat., Ez nagyon hasznos, ha egy virtuális asszisztens beteg.
dolgok a virtuális asszisztens nem
természetesen van néhány dolog, amit a virtuális asszisztens nem fog megtenni. Nem kell aggódnia a virtuális asszisztens hozzáállása miatt, ha arra kéri őket, hogy tegyenek valamit. A VA nem:
- tekerje a szemét rád. Legalább nem fogod látni, ha ez megtörténik! És nem fogod” hallani ” semmilyen kommunikációban.
- nagyobb irodát vagy más íróasztalt igényel. Ezek az emberek nem fogják megosztani az irodahelyiséget, így nincs szükség külön helyiségre.
- Interject drama., A virtuális asszisztensek akkor nem lesz nagy ego coddle. Nem kell tojáshéjon járnia, vagy aggódnia kell a pletyka miatt, amely felülírja a szakmaiságot. A kapcsolat jellege távolsági azt jelenti, hogy az irodai dráma nem létezik.
következő lépések virtuális asszisztens beszerzéséhez
- azonosítsa vállalkozása azon feladatait, amelyek a legjobban kiszervezhetők. Tipp: összpontosítson olyan feladatokra, amelyek nem igénylik a szakértelmét. Kérdezd meg magadtól, hogy a feladat az idő legjobb felhasználása, vagy valaki más jobban tenné?,
- használjon olyan szolgáltatásokat, mint a Work Better Now, hogy azonosítsa az Ön igényeinek megfelelő virtuális asszisztenseket.
akár szeretné méretezni vállalkozását, ne végezzen olyan feladatokat, amelyek bosszantanak, vagy csak több szabad időt akarnak, a VA egy játékváltó. Azt hiszem, láthatja, hogy egy virtuális asszisztens felvétele kulcsfontosságú lehet a sikerhez. Remélem, ez segít eldönteni, hogy a VA megfelelő az üzleti.
sok szerencsét!
a virtuális asszisztensekkel kapcsolatos további információkért olvassa el:
- hogyan lehet sikeres a Kisvállalkozásában, miközben kevesebbet csinál a virtuális asszisztensekkel?,
- 22 Titkok a megfelelő virtuális asszisztens felvételéhez
az olvasó kérdéseire adott összes válasz a Small Business Trends szerkesztőségéből származik, több mint 50 éves kombinált üzleti tapasztalattal. Ha szeretné, hogy nyújtson be egy kérdést, kérjük, küldje el itt.