En leser spør:
Hva gjør en virtuell assistent gjøre? Og hvordan kan man hjelpe virksomheten min? Jeg kjører en liten bedrift, men volumet av e-post og kundehenvendelser har eksplodert. Det er utfordrende å holde deg organisert. Likevel kan vi ikke har råd til å leie en full tid administrative assistent eller office manager — heller ikke vi har plass, fordi vårt kontor er liten. En kollega foreslo at jeg ansette en virtuell assistent., Kan du gi meg noen idé om hvilke typer oppgaver som en virtuell assistent kan gjøre?
— Howard fra Albuquerque, New Mexico
Howard, dette er et godt spørsmål. Ja, vi vil forklare nøyaktig hva en virtuell assistent gjør. Vi vil gå bedre for deg. På slutten av denne artikkelen vil vi skissere 42 forskjellige oppgaver på en virtuell assistent (VA) kan gjøre for en liten bedrift, slik at du har flere eksempler å trekke på. Men først, la oss svar på noen grunnleggende informasjon.
Hva er en Virtuell Assistent?,
En virtuell assistent er en uavhengig arbeidstaker som bistår med administrativ -, forretnings utvikling, sosiale medier, markedsføring eller andre oppgaver. Ved å ta på løpende oppgaver og administrativt arbeid, som de frigjør tid for eiere av små bedrifter, gründere og ledere.
Den virtuelle assistent fungerer eksternt, ofte fra et hjemmekontor. Virtual assistenter kan være USA-basert, men kan også være plassert i et annet land.
VAs har blitt utrolig populært med små virksomheter over det siste tiåret, fordi de er en fleksibel arbeidsstyrke., En virtuell assistent kan være deltid eller heltid, avhengig av dine behov. Trenger 20 timer i uken? Ikke noe problem. Trenger 30 timer? Hva om 40? VAs er tilgjengelig.
Virtual assistenter kan betales en timepris. Eller de kan få betalt en fast avgift per uke eller måned.
Ofte du kan få et bedre tilbud og større nytte av å ansette en full-time virtuell assistent, av flere grunner:
- Priser kan være overraskende rimelig, spesielt for offshore-arbeidere.
- Det er enklere å integrere en full tid som assistent i vanlig arbeidsflyt og få dypere dra nytte av ordningen.,
- En full-time VA vil være bedre posisjonert for å lære noen spesiell programvare apps du trenger, utvikle vennskapelige relasjoner med kolleger og kunder, og vokse med deg som virksomheten vokser.
Noen virtuelle assistenter fungere som selvstendige frilansere. Andre er en del av en bedrift eller etat, der du leie selskapet til å gi en fleksibel arbeidsstyrke. Når du arbeider med en virtuell assistent firma, du arbeider med en manager som vil diskutere dine behov og finne den som passer best.,
Fordeler av en Virtuell Assistent
Virtual assistenter kan gjøre mye for å øke bedriftens produktivitet. Tenk på det på denne måten. Hvordan en eier som bruker hans eller hennes tid kan være den største faktoren i suksessen til virksomheten. Så bedriftseiere (og sentrale ledere) trenger å bruke tiden sin på høy-verdi aktiviteter.
Rob Levin, Leder av Arbeidet Bedre Nå, setter det på denne måten, tegning fra sin egen erfaring.
«for å tilbringe tid på høy-verdi aktiviteter, det var viktig for meg å bruke mindre tid på lavere verdi aktiviteter., Dette er grunnen til at jeg ikke bare er ansatt for en virtuell assistent for 5 år siden, men hvorfor jeg stiftet et selskap, Fungerer Bedre Nå , for å gi virtual assistenter til andre bedrifter.»
Levin ‘ s partner Andrew Cohen og Fungerer Bedre Nå KONSERNSJEF, sier den mest vanlige spørsmål spurt av selskapets potensielle kunder er: «hva kan en virtuell assistent for meg?»
for Å svare på det spørsmålet, Cohen gir en liste over 47 oppgaver en virtuell assistent kan gjøre.
47 Oppgaver en Virtuell Assistent Kan Gjøre
En virtuell assistent utfører en rekke oppgaver., Disse spenner fra planlegging avtaler til screening og svare på e-post. Men planlegging og e-post er bare toppen av isfjellet. Hvis det kan gjøres online, en virtuell assistent kan sannsynligvis gjøre det.
Her er din ultimate guide til å virtuelle assistenter, hva de er og hva de gjør.
Kalender Management
Administrere kalenderen, både faglig og personlig, er en av en entreprenør største utfordringer. Fra å gi påminnelser om å planlegge avtaler, virtuelle assistenter kan gjøre det enkelt for deg. De kan:
1., Koordinere og planlegge samtaler og avtaler. Dette alene vanligvis lagrer eiere ca 10 timer i uken og holder dem fra å utføre de oppgaver som de misliker. Nøkkelen er å gi din assistent regler om når og hvem. VAs også planlegge anrop for enkelte medlemmer av teamet.
2. Bekrefte avtaler. Beste praksis er å gi den virtuelle assistent en liste over avtaler for å bekrefte, for eksempel neste dag avtaler. Dette eliminerer å kaste bort tiden når den andre parten glemmer eller venter til siste liten for å avbryte.
3. Gi påminnelser om samtaler og avtaler., Det er tider når du kanskje glemmer å ringe, spesielt når du er ute av kontoret eller i back-to-back møter. Den virtuelle assistenten kan ringe eller sende tekstmelding du et par minutter før for å sikre at du ikke glemmer.
4. Planlegge samtaler og avtaler. Mens du kan prøve å unngå det, noen ganger, du trenger for å planlegge. Din VA kan håndtere dette for deg.
5. Gi varsel om endringer i timeplanen til andre. Den virtuelle assistenten vil også gi varsel til den andre parten og få flyttet tid bekreftet.
6. Beskytte tid., Det kan være vanskelig for bedriftseiere å si nei til noen som ønsker å møtes for en kaffe for å «fange opp.»Det VA kan være dårlig virkningsgrad.
7. Sende og opprettholde en «venteliste». Hver uke, virtuelle assistenter kan sende deg en liste over folk som ikke har svart på forespørsler for å sette opp et møte eller en samtale, slik at du vet når du trenger å bli involvert.
8. Informere signifikante andre, når du vil være ute av byen. Som en del av en reise prosessen, det VA gir betydelige andre en kalender invitere med ut-av-byen går sammen med fly og hotell detaljer. Dette holder dem informert.,
E-post og Kontakt Ledelse og Kommunikasjon
Hvis du er begravd under massevis av e-post — eller hvis du trenger noen å oppdatere din kontakt liste — merke. En god virtual assistant kan spare deg timer av gangen, ved å gjøre følgende aktiviteter:
9. Skjermen for e-post. Basert på regler som du angir, VAs vil slette, svare, videresende eller flagg e-post for din oppmerksomhet.
10. Legg til personer i kontaktlisten. Når du har en samtale, møte eller noen annen form for samarbeid med noen nye, virtual assistant kan legge til at person opplysninger til dine kontakter.,
11. Oppdatering folkets info til kontakter. Noen ganger, en kontakt telefonnummer eller annen informasjon som ikke er kjente med en gang. En VA kan legge til informasjon i kontakter som de blir tilgjengelige — si fra en e-post signatur.
12. Legge til kontakter til CRM. En av de viktigste grunnene til at små bedrifter ikke bruker sin CRM-app er på grunn av den tid som er involvert i å legge inn data. Virtual assistenter kan legge til og organisere ditt CRM-system.,
Telefon Oppgaver
Hvis du trenger litt lys resepsjonist arbeidet som er gjort, eller telefon vekselsvirkningene, en virtuell assistent kan gjøre visse oppgaver.
13. Utføre lys resepsjonist plikter. Når forventer viktige samtaler som du kanskje ikke være tilgjengelige for å svare anrop blir videresendt til den virtuelle assistent.
14. Skrive beskjeder. Som de fleste beskjeder kan nå være mottatt av e-post, disse er oversendt til den VA for transkripsjon. Og noen nødvendig følge opp at aktivitetene.,
Reise
å Arrangere fly og hotell for business travel kunne spise opp mye mer tid enn du innser. Er det ikke på tide du bedre kan bruke arbeider på din bedrift? En virtuell assistent:
15. Forskning flyreiser. En virtuell assistent kan skjermen fly for å møte deg kriterier og presentere alternativer til deg. Ved å gi dem med flyselskapet, sete og andre preferanser, VA vil spare utrolig mye tid på i løpet av et år.
16. Forskning hoteller., Lignende til luft reise, ved å gi den virtuelle assistent med hotellet preferanser, inkludert spesielle priser du får, kan de presentere en liste til deg.
17. Bestill fly og hotell. Ved å gi de VA med kredittkort og frequent flyer informasjon, de kan bestille reise når du har bestemt.
18. Forskning transport alternativer. Dette inkluderer leie biler, rideshare og noen ganger til og med offentlig transport.
19. Bestille transport., Utover å forske på disse alternativene, virtual assistant kan også bestille resten av transport — som de gjør flyreiser.
20. Tilrettelegge for arrangementer. Om det er en spesiell restaurant eller møteplass eller enda en konsert, virtual assistant forskning og tilrettelegger for deg.
21. Suspendere avis eller e-post. Virtual assistant kan klippe ut disse regelmessige tjenester når du er på reise.
forretningsutvikling
Om å forske fører på LinkedIn eller finne e-post adresser, og det er mye av beinet arbeidet i forretningsutvikling., En virtuell assistent kan gjøre disse aktivitetene, slik at du kan fokusere på personlige samtaler involvert i å gjøre salg.
22. Forskning fører på LinkedIn. B2B bedrifter (og noen B2C bedrifter) må holde en liste over ideelle klienter. En virtuell assistent, etter veiledning fra deg, kan forskning LinkedIn og oppretter en liste over potensielle kunder.
23. Finn e-postadresser. Ved hjelp av databaser sammen med Google, VA en kan finne e-postadressene til potensielle kunder du trenger for å ta kontakt.
24. Design-presentasjoner., En VA kan forbedre forslag ved å finne og sette inn et prospekt logo og endre tekst farge for å matche. De kan også animere lysbilder som hensiktsmessig.
Management
Som du kan skalere virksomheten, vil det være nok av ledelsesfunksjoner som trenger å få gjort. Det kan hende du trenger å sette sammen rapporter for kunder. Dette kan bare bety å sette sammen en masse data som du allerede har. Det er andre funksjoner for administrasjon — som å rekruttere flere personer til gruppen. Du kan enkelt delegere noe av dette til din virtuelle assistent.
25. Sette sammen rapporter., En VA kan opprette KPI-rapporter på forhåndsbestemte intervaller for å holde oversikt over fremdriften.
26. Bidra til å rekruttere ansatte. Konkurransen om gode mennesker som er tøffere enn konkurrentene for de ansatte. VAs-skjermen LinkedIn for potensielle ansatte basert på kriterier som du oppgir.
Regnskap – >
Ikke gjør bøkene eller sende fakturaer fyller deg med frykt? Hvorfor ikke ha VA gjøre denne ting i stedet.
27. Opprettholde bøker. Med litt trening, virtuelle assistenter kan gjennomgå transaksjonene og håndtere månedlige kasseopptelling.
28. Opprette og sende fakturaer., Med hjelp av maler, en VA kan lage fakturaer og sende dem til klienter.
29. Jage ned betalinger. Alle bedrifter bør ha en kundefordringer prosessen. virtual assistenter kan du følge denne prosessen og samle/R. prosessen kan omfatte eskalering til virksomheten eier eller noen andre når det er hensiktsmessig.
Personlige Ærend
Du har en personlige liv også. Slik restaurant reservasjoner og sende gaver tar tid. Men de er ekstremt viktig for å opprettholde din personlige relasjoner. Og du er ment for å kjøre en bedrift på samme tid?, Få din virtuelle assistent til å hjelpe.
30. Lage personlige restaurant reservasjoner. Bevæpnet med personlige preferanser og logg inn detaljer for booking nettsteder som Åpne Tabellen, VAs kan bestille bord på restauranter og deretter invitere gjester.
31. Gjøre innkjøp. Noen ganger selv Amazon ikke har det du trenger og kjøpsprosessen er for tidkrevende. En virtuell assistent kan handle på nettet og få deg hva du trenger.
32. Forskning og sende gaver. Når et gavekort vil ikke gjøre, assistent kan se etter noe unikt og gjøre det skje.
33. Håndtere logistikken for din hobby., Om å finne og å arrangere et studio for din garasje band eller arrangere detaljer om din reserve club, a VA kan ta den kjedelige detaljer av tallerkenen slik at du kan rock (eller lese) på.
34. Spore opp problemet bestillinger. Når en ordre ikke komme i gang, en virtuell assistent kan gjøre venter-på-hold og komme til bunns i det mens du holder deg oppdatert.
35. Administrere familien kalender. Dette er en enkel personlig oppgave virtual assistant kan ta av platen din.
36. Planen medisinske avtaler., Med fødselsdager og forsikring detaljer, VA kan planlegge legebesøk og til og med begynner å fylle ut disse irriterende former.
37. Betal personlige regninger. For de leverandørene du trenger ikke kjøpe fra regelmessig eller som ikke har online betalingsmåter, en virtuell assistent kan betale regninger.
38. Ring butikken for å få informasjon. Enten du er ute etter en som er vanskelig å finne en flaske whisky, eller en gave, en VA vil foreta anrop for å finne butikken som har det du leter etter.
Operasjoner
Din jobb som eier en liten bedrift, er planlegging for bedriftens fremtid., Som et resultat, vil du ønsker å fokusere på å skape nye produkter og tjenester — og andre prosjekter som vil ta din virksomhet til neste nivå. Så kanskje du bør forlate jobber, som å fylle ut elektroniske skjemaer og håndtering filbehandling til noen andre.
39. Fylle ut skjemaer på internett. En virtuell assistent utstyrt med informasjon om selskapet kan fylle ut skjemaer, inkludert å abonnere på SaaS-produkter.
40. Ta notater fra webinarer. Noen ganger du ønsker informasjon fra et webinar, men ikke ønsker å investere tid til å se — selv for on-demand! En VA «deltar» og gir notater.
41., Konverter filer. Har en PDF-fil, men trenger en jpeg? En VA kan konvertere det for deg.
42. Drive forskning. En virtuell assistent kan gjennomføre første nivå forskning for beslutninger som må gjøres, for eksempel som SaaS produktet for å velge.
43. Sette opp prosjekter i project management system. En VA kan stille opp i prosjektet og deretter invitere de aktuelle deltakerne.
44. Håndtere administrasjon. Enten du bruker Dropbox eller en lokal server for fil-management, en virtuell assistent sikrer at filene plasseres på riktig sted og med riktig filnavn., Han eller hun sørger også for at de rette personer har tilgang.
45. Planlegge sosiale medier. En VA tar dine sosiale medier innlegg og tidsplaner dem per prosessen.
46. Korrekturlese og redigere bokstaver, blogger og presentasjoner. En av de store risikoene du kjør når du blir overbelastet er at feil kan krype inn i arbeidet. Så virtual assistant kan hjelpe deg med det.
47. Opprettholde en virtuell assistent manuell. De fleste bedriftseiere kjærlighet prosesser, men hater å ringe eller stikke til dem. En VA holder en manual for hvordan å gjøre sine oppgaver., Dette kommer i ganske hendig når en virtuell assistent er sykemeldt.
Ting en Virtuell Assistent Ikke Gjøre
selvfølgelig, det er et par ting virtual assistant ikke vil gjøre. Du trenger ikke å bekymre deg for en virtuell assistent holdning hvis du be dem om å gjøre noe. En VA ikke:
- Roll hans eller hennes øyne på deg. Minst du ikke se det hvis det skjer! Og du vil ikke «høre» det i all kommunikasjon.
- Kreve en større office eller annen skrivebord. Disse folkene vil ikke dele din kontorlokaler, så det er ikke nødvendig å gjøre ekstra rom.
- Skyte drama., Med virtual assistenter du ikke har store egoer å coddle. Du trenger ikke å gå på eggskall eller bekymre seg om sladder overordnede profesjonalitet. Arten av forholdet blir lang avstand betyr office drama er ikke-eksisterende.
Neste Trinn for å Få en Virtuell Assistent
- Identifisere oppgaver i bedriften som ville være best å outsource. Hint: Fokus på oppgaver som ikke krever kompetanse. Spør deg selv om oppgaven er den beste bruken av tiden din eller ville være bedre gjort av noen andre?,
- Bruke tjenester som Fungerer Bedre Nå til å identifisere virtuelle assistenter som passer dine behov.
Enten du ønsker å skalere virksomheten, slutte å gjøre oppgaver som irriterer deg eller bare ønsker mer fritid, en VA er et spill veksler. Jeg tror du kan se ansette en virtuell assistent kan være nøkkelen til din suksess. Håper dette hjelper deg å avgjøre om en VA er riktig for din virksomhet.
lykke til!
For mer informasjon om virtuelle assistenter, les:
- Hvordan Lykkes i en Liten Bedrift Mens du Gjør Mindre med Virtual Assistenter?,
- 22 Hemmelighetene til å Ansette de Riktige Virtuell Assistent
Alle svarene til leseren spørsmål kommer fra Small Business Trender Redaksjon, med mer enn 50 års kombinert erfaring. Hvis du ønsker å sende inn et spørsmål, vennligst send det inn her.