een lezer vraagt:
wat doet een virtuele assistent? En hoe kan men mijn bedrijf helpen? Ik run een klein bedrijf, maar het volume van e-mails en vragen van klanten is geëxplodeerd. Het is een uitdaging om georganiseerd te blijven. Toch kunnen we ons niet veroorloven om een fulltime administratief medewerker of office manager in te huren-noch hebben we de ruimte, want ons kantoor is klein. Een collega stelde voor dat ik een virtuele assistent inhuurde., Kun je me een idee geven van de soorten taken die een virtuele assistent kan doen?
— Howard Uit Albuquerque, New Mexico
Howard, dit is een grote vraag. Ja, we zullen precies uitleggen wat een virtuele assistent doet. We doen het beter voor je. Aan het einde van dit artikel schetsen we 42 verschillende taken die een virtuele assistent (VA) kan doen voor een klein bedrijf, zodat je voorbeelden hebt om op te putten. Maar laten we eerst wat basisinformatie beantwoorden.
Wat is een virtuele assistent?,
een virtuele assistent is een onafhankelijke medewerker die assisteert bij administratieve, bedrijfsontwikkeling, sociale media, marketing of andere taken. Door terugkerende taken en administratief werk op zich te nemen, maken ze tijd vrij voor kleine ondernemers, ondernemers en managers.
de virtuele assistent werkt op afstand, vaak vanuit een thuiskantoor. Virtuele assistenten kunnen in de VS gevestigd zijn, maar kunnen zich ook in een ander land bevinden.
Va ‘ s zijn de afgelopen tien jaar ongelooflijk populair geworden bij kleine bedrijven omdat ze een flexibele beroepsbevolking zijn., Een virtuele assistent kan parttime of fulltime zijn, afhankelijk van uw wensen. Heb je 20 uur per week nodig? Geen probleem. 30 uur nodig? En 40? VAs zijn beschikbaar.
virtuele assistenten kunnen een uurtarief krijgen. Of ze kunnen een vast bedrag per week of maand krijgen betaald.
vaak kunt u een betere deal en diepere voordelen krijgen door het inhuren van een fulltime virtuele assistent, om verschillende redenen:
- prijzen kunnen verrassend betaalbaar zijn, vooral voor offshore-werknemers.
- het is gemakkelijker om een fulltime assistent te integreren in reguliere workflows en om dieper te profiteren van de regeling.,
- een fulltime VA zal beter gepositioneerd zijn om speciale software-apps te leren die u nodig heeft, hartelijke relaties te ontwikkelen met medewerkers en klanten, en met u mee te groeien naarmate het bedrijf groeit.
sommige virtuele assistenten werken als onafhankelijke freelancers. Anderen maken deel uit van een bedrijf of agentschap waar u het bedrijf in dienst neemt om een flexibel personeelsbestand te bieden. Wanneer u werkt met een virtuele assistent bedrijf, je te maken met een manager die uw behoeften zal bespreken en vind de beste pasvorm.,
voordelen van een virtuele assistent
virtuele assistenten kunnen veel doen om de productiviteit van uw bedrijf te verhogen. Zie het zo. Hoe een eigenaar zijn of haar tijd doorbrengt kan de grootste factor in het succes van het bedrijf zijn. Dus ondernemers (en belangrijke managers) moeten hun tijd besteden aan hoogwaardige activiteiten.Rob Levin, voorzitter van Work Better Now, zegt het zo, puttend uit zijn eigen ervaring.
” om tijd te besteden aan activiteiten met een hoge waarde, was het belangrijk voor mij om minder tijd te besteden aan activiteiten met een lage waarde., Dit is de reden waarom ik niet alleen huurde een virtuele assistent 5 jaar geleden, maar waarom ik medeoprichter van een bedrijf, werken beter Nu , om virtuele assistenten aan andere ondernemers.”
Levin ’s partner Andrew Cohen en Work Better Now’ s CEO, zegt dat de meest voorkomende vraag van potentiële klanten van het bedrijf is: “wat kan een virtuele assistent voor mij doen?”
om die vraag te beantwoorden, biedt Cohen een lijst van 47 taken die een virtuele assistent kan uitvoeren.
47 taken een virtuele assistent kan
uitvoeren een virtuele assistent voert verschillende taken uit., Deze variëren van het plannen van afspraken te screenen en te reageren op e-mails. Maar planning en e-mails zijn slechts het topje van de ijsberg. Als het online kan worden gedaan, kan een virtuele assistent het waarschijnlijk doen.
Hier is uw ultieme gids voor virtuele assistenten, wat ze zijn en wat ze doen.
kalenderbeheer
het beheren van uw agenda, zowel professioneel als persoonlijk, is een van de grootste uitdagingen van een ondernemer. Van het verstrekken van herinneringen tot het plannen van afspraken, virtuele assistenten kunnen het moeiteloos voor u maken. Ze kunnen:
1., Coördineer en plan oproepen en afspraken. Dit alleen bespaart meestal eigenaren ongeveer 10 uur per week en houdt ze van het doen van deze taken die ze een hekel. De sleutel is om je assistent regels te geven over wanneer en wie. VAs ook plannen oproepen voor een aantal teamleden.
2. Bevestig afspraken. Een best practice is om de virtuele assistent een lijst met afspraken te bevestigen, zoals de afspraken van de volgende dag. Dit elimineert het verspillen van tijd wanneer de andere partij vergeet of wacht tot de laatste minuut om te annuleren.
3. Zorg voor herinneringen over oproepen en afspraken., Er zijn momenten waarop je zou kunnen vergeten om een oproep te maken, vooral wanneer buiten het kantoor of in back-to-back vergaderingen. De virtuele assistent kan u een paar minuten van tevoren bellen of sms ‘ en om ervoor te zorgen dat u het niet vergeet.
4. Bel en afspraken verzetten. Hoewel u het misschien probeert te vermijden, moet u soms een nieuwe afspraak maken. Je VA kan dit voor je regelen.
5. Zorg voor kennisgeving van wijzigingen in het schema aan anderen. De virtuele assistent zal ook kennisgeving aan de andere partij en krijgen de herschikte tijd bevestigd.
6. Bescherm de tijd., Het kan moeilijk zijn voor ondernemers om nee te zeggen tegen iemand die wil ontmoeten voor een kopje koffie te ” inhalen.”De VA kan de slechte agent zijn.
7. Verzend en onderhoud een “hangende lijst”. Elke week kunnen virtuele assistenten u een lijst sturen van mensen die niet hebben gereageerd op verzoeken voor het opzetten van een vergadering of een oproep, zodat u weet wanneer u betrokken moet raken.
8. Informeer belangrijke anderen wanneer je de stad uit bent. Als onderdeel van een reisproces geeft de VA significante anderen een kalenderuitnodiging met de data buiten de stad samen met vlucht-en hotelgegevens. Dit houdt ze op de hoogte.,
e — mail — en contactbeheer en communicatie
Als u begraven bent onder een ton van e-mails-of als u iemand nodig hebt om uw contactenlijst bij te werken-let op. Een goede virtuele assistent kan uren tijd besparen door de volgende activiteiten uit te voeren:
9. Scherm e-mails. Op basis van de regels die u hebt ingesteld, zal VAs e-mails verwijderen, reageren, doorsturen of markeren voor uw aandacht.
10. Voeg mensen toe aan contacten. Wanneer u een gesprek, vergadering of een andere vorm van betrokkenheid met iemand nieuw, de virtuele assistent kan de gegevens van die persoon toe te voegen aan uw contacten.,
11. Update de informatie van mensen naar contacten. Soms is het telefoonnummer van een contactpersoon of andere informatie niet meteen bekend. Een VA kan informatie toevoegen aan contactpersonen als het beschikbaar wordt-Laten we zeggen van een e-mailhandtekening.
12. Contacten toevoegen aan CRM. Een van de belangrijkste redenen dat kleine bedrijven geen gebruik maken van hun CRM-app is te wijten aan de tijd die betrokken zijn bij het invoeren van gegevens. Virtuele assistenten kunnen toevoegen aan en organiseren van uw CRM-systeem.,
Telefoontaken
Als u wat licht receptioniste werk moet doen, of telefooninteracties, kan een virtuele assistent bepaalde taken uitvoeren.
13. Voer lichte receptioniste taken uit. Wanneer u belangrijke oproepen verwacht die u mogelijk niet kunt beantwoorden, worden oproepen doorgestuurd naar de virtuele assistent.
14. Verstuur voicemails. Aangezien de meeste voicemails nu per e-mail kunnen worden ontvangen, worden deze doorgestuurd naar de VA voor transcriptie. En alle noodzakelijke vervolgactiviteiten.,
reizen
het regelen van vluchten en hotels voor zakenreizen kan veel meer tijd opslokken dan u denkt. Is die tijd niet beter om aan je zaak te werken? Een virtuele assistent kan:
15. Onderzoeksvluchten. Een virtuele assistent kan vluchten screenen om aan uw criteria te voldoen en opties aan u presenteren. Door ze te voorzien van luchtvaartmaatschappij, stoel en andere voorkeuren, zal de VA een verbazingwekkende hoeveelheid tijd besparen in de loop van een jaar.
16. Onderzoekshotels., Vergelijkbaar met vliegreizen, door de virtuele assistent te voorzien van hotelvoorkeuren, inclusief speciale tarieven die je krijgt, kunnen ze een shortlist aan je presenteren.
17. Boek vluchten en hotels. Door het verstrekken van de VA met creditcards en frequent flyer informatie, ze kunnen reizen boeken zodra je hebt besloten.
18. Onderzoek transport opties. Dit omvat huurauto ‘ s, paardrijden en soms zelfs openbaar vervoer.
19. Boek vervoer., Naast het onderzoeken van deze opties, Uw virtuele assistent kan ook de rest van uw vervoer te boeken-zoals ze doen uw vluchten.
20. Organiseer evenementen. Of het nu gaat om een speciaal restaurant of vergaderruimte of zelfs een concert, de virtuele assistent onderzoekt en maakt arrangementen voor u.
21. Krant of post onderbreken. Uw virtuele assistent kan deze reguliere diensten afsnijden wanneer u op reis bent.
Business Development
of het nu gaat om het onderzoeken van leads op LinkedIn of het vinden van e-mailadressen, er is veel werk in business development., Een virtuele assistent kan deze activiteiten te doen, zodat u zich richten op de persoonlijke interacties die betrokken zijn bij het maken van de verkoop.
22. Onderzoek leidt op LinkedIn. B2B bedrijven (en sommige B2C bedrijven) moeten een lijst van ideale klanten bij te houden. Een virtuele assistent, na begeleiding van u, kan LinkedIn onderzoeken en maakt een lijst van potentiële klanten.
23. Zoek e-mailadressen. Met behulp van databases samen met Google, een VA kan vinden e-mailadressen van potentiële klanten die u nodig hebt om contact op te nemen.
24. Ontwerp presentaties., Een VA kan voorstellen verbeteren door het vinden en invoegen van het logo van een prospect en het wijzigen van de tekstkleur aan te passen. Ze kunnen ook dia ‘ s animeren indien van toepassing.
Management
Als u uw bedrijf schaalt, zullen er tal van managementfuncties zijn die gedaan moeten worden. Het kan nodig zijn om rapporten voor klanten te assembleren. Dit kan gewoon betekenen het samenstellen van een heleboel gegevens die u misschien al hebt. Er zijn andere managementfuncties, zoals het werven van meer mensen voor uw team. U kunt eenvoudig een deel hiervan delegeren aan uw virtuele assistent.
25. Verzamel rapporten., Een VA kan KPI-rapporten maken met vooraf bepaalde intervallen om de voortgang te volgen.
26. Helpen om werknemers te werven. De competitie voor goede mensen is moeilijker dan de competitie voor werknemers. VAs scherm LinkedIn voor potentiële medewerkers op basis van criteria die u verstrekt.
Accounting
vult het doen van de boeken of het verzenden van facturen u met angst? Waarom laat je VA dit niet doen?
27. Hou de boeken bij. Met een beetje training kunnen virtuele assistenten transacties bekijken en matchen en maandelijkse aansluitingen afhandelen.
28. Maak en verstuur facturen., Met behulp van sjablonen, een VA kan facturen maken en stuur ze naar klanten.
29. Chase aanbetalingen. Alle bedrijven moeten een debiteurenproces hebben. virtuele assistenten kunnen dat proces te volgen en het verzamelen van A / R. Het proces kan escalatie naar de eigenaar van het bedrijf of iemand anders indien van toepassing.
persoonlijke boodschappen
u hebt ook een persoonlijk leven. Het maken van restaurantreserveringen en het verzenden van geschenken kost tijd. Maar ze zijn uiterst belangrijk voor het onderhouden van uw persoonlijke relaties. En je wordt verondersteld om een bedrijf te runnen op hetzelfde moment?, Laat uw virtuele assistent helpen.
30. Maak persoonlijke restaurantreserveringen. Gewapend met persoonlijke voorkeuren en inloggegevens voor reserveringssites zoals Open Table, kan VAs restaurantreserveringen boeken en vervolgens de gasten uitnodigen.
31. Aankopen doen. Soms zelfs Amazon heeft niet wat je nodig hebt en het aankoopproces is te tijdrovend. Een virtuele assistent kan online winkelen en krijg je wat je nodig hebt.
32. Onderzoek en stuur geschenken. Wanneer een cadeaubon niet zal doen, kan uw assistent op zoek naar iets unieks en maken het gebeuren.
33. Beheer de logistiek voor uw hobby., Of het nu gaat om het vinden en regelen van een studio voor uw GarageBand of het regelen van de details van uw boekenclub, een VA kan de vervelende details van uw bord nemen zodat u kunt rocken (of lezen) op.
34. Spoor probleemorders op. Wanneer een bestelling niet op tijd aankomt, kan een virtuele assistent het wachten in de wacht zetten en het tot op de bodem uitzoeken terwijl u op de hoogte wordt gehouden.
35. Beheer de familie kalender. Dit is een andere eenvoudige persoonlijke taak uw virtuele assistent kan nemen van uw bord.
36. Plan medische afspraken., Met geboortedata en verzekeringsgegevens, kan een VA doktersbezoeken plannen en zelfs beginnen met het invullen van die vervelende formulieren.
37. Persoonlijke rekeningen betalen. Voor die leveranciers die u niet regelmatig koopt of die geen online betaalmogelijkheden hebben, kan een virtuele assistent de rekeningen betalen.
38. Bel winkels om informatie te krijgen. Of u nu op zoek bent naar een moeilijk te vinden fles scotch of een Cadeau, een VA zal de gesprekken naar de winkel die heeft wat u zoekt te vinden.
Operations
uw baan als eigenaar van een klein bedrijf is van plan voor de toekomst van uw bedrijf., Als gevolg hiervan wilt u zich richten op het creëren van nieuwe producten en diensten — en andere projecten die uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Dus misschien moet je banen zoals het invullen van online formulieren en het omgaan met bestandsbeheer aan iemand anders.
39. Vul online formulieren in. Een virtuele assistent met bedrijfsinformatie kan formulieren invullen, waaronder een abonnement op SaaS-producten.
40. Maak aantekeningen van webinars. Soms zou je graag de informatie van een webinar, maar niet willen investeren de tijd om te kijken-zelfs voor on-demand! Een VA “attends” en biedt de notities.
41., Converteer bestanden. Heb je een PDF maar heb je een jpeg nodig? Een VA kan het voor je converteren.
42. Onderzoek doen. Een virtuele assistent kan eerstelijnsonderzoek doen naar beslissingen die moeten worden genomen, zoals welk SaaS-product te kiezen.
43. Stel projecten op in uw projectmanagementsysteem. Een VA kan het project opzetten en vervolgens de juiste deelnemers uitnodigen.
44. Omgaan met bestandsbeheer. Of u nu Dropbox of een lokale server gebruikt voor bestandsbeheer, een virtuele assistent zorgt ervoor dat bestanden op de juiste plaats worden gezet met de juiste bestandsnaam., Hij of zij zorgt er ook voor dat de juiste mensen toegang hebben.
45. Plan sociale media. Een VA neemt uw social media berichten en plant ze per uw proces.
46. Proeflezen en bewerken brieven, blogs en presentaties. Een van de grote risico ‘ s die je loopt als je overbelast is dat fouten kunnen kruipen in uw werk. Dus uw virtuele assistent kan u daarbij helpen.
47. Onderhoud een virtuele assistent handleiding. De meeste ondernemers houden van processen, maar haten maken of vasthouden aan hen. Een VA houdt een handleiding bij van hoe ze hun taken moeten uitvoeren., Dit komt goed van pas als een virtuele assistent ziek is.
dingen die een virtuele assistent niet doet
natuurlijk zijn er een paar dingen die uw virtuele assistent niet doet. U hoeft zich geen zorgen te maken over de houding van een virtuele assistent als u hen vraagt om iets te doen. Een VA rolt niet:
- Met zijn of haar ogen naar u. Je zult het tenminste niet zien als het gebeurt! En je zult het in geen enkele Communicatie “horen”.
- vereist een groter kantoor of een ander bureau. Deze mensen zullen je kantoorruimte niet delen, dus je hoeft geen extra ruimte te maken.
- Interject drama., Met virtuele assistenten heb je geen grote ego ‘ s om te vertroetelen. Je hoeft niet te lopen op eierschalen of zorgen te maken over roddels overheersende professionaliteit. De aard van de relatie is lange afstand betekent kantoor drama is niet bestaand.
volgende stappen om een virtuele assistent te krijgen
- Identificeer de taken in uw bedrijf die het beste uitbesteed kunnen worden. Hint: Focus op taken waarvoor je geen expertise nodig hebt. Vraag jezelf af of de taak is het beste gebruik van uw tijd of zou beter worden gedaan door iemand anders?,
- gebruik services zoals Work Better Now om virtuele assistenten te identificeren die aan uw behoeften voldoen.
of u nu uw bedrijf wilt opschalen, wilt stoppen met taken die u irriteren of gewoon meer vrije tijd wilt, een VA is een game changer. Ik denk dat het inhuren van een virtuele assistent de sleutel kan zijn tot je succes. Hoop dat dit helpt u beslissen of een VA is geschikt voor uw bedrijf.
succes!
Lees voor meer informatie over virtuele assistenten:
- Hoe kunt u slagen in uw kleine bedrijf terwijl u minder doet met virtuele assistenten?,
- 22 geheimen voor het inhuren van de juiste virtuele assistent
alle antwoorden op vragen van lezers komen van de redactie van Small Business Trends, met meer dan 50 jaar gecombineerde bedrijfservaring. Als u een vraag wilt indienen, kunt u deze hier indienen.