un cititor întreabă:
ce face un asistent virtual? Și cum poate cineva să-mi ajute afacerea? Conduc o afacere mică, dar volumul de e-mailuri și întrebări ale clienților a explodat. Este dificil să rămâi organizat. Cu toate acestea, nu ne putem permite să angajăm un asistent administrativ sau un manager de birou cu normă întreagă-nici nu avem spațiul, deoarece biroul nostru este mic. Un coleg mi-a sugerat să angajez un asistent virtual., Poți să-mi dai o idee despre tipurile de sarcini pe care un asistent virtual le poate face?
— Howard Din Albuquerque, New Mexico
Howard, aceasta este o întrebare mare. Da, Vom explica exact ce face un asistent virtual. Vom merge unul mai bun pentru tine. La sfârșitul acestui articol prezentăm 42 de sarcini diferite pe care un asistent virtual (va) le poate face pentru o afacere mică, astfel încât să aveți exemple pe care să le folosiți. Dar mai întâi, să răspundem la câteva informații de bază.
ce este un asistent Virtual?,
un asistent virtual este un lucrător independent care asistă cu administrative, dezvoltarea afacerilor, social media, marketing sau alte sarcini. Prin asumarea sarcinilor recurente și a lucrărilor administrative, aceștia eliberează timp pentru proprietarii de afaceri mici, antreprenori și manageri.asistentul virtual funcționează de la distanță, adesea de la un birou de acasă. Asistenții virtuali pot avea sediul în SUA, dar pot fi localizați și în altă țară.
VAs au devenit incredibil de populare în rândul întreprinderilor mici în ultimul deceniu, deoarece sunt o forță de muncă flexibilă., Un asistent virtual poate fi part-time sau full-time, în funcție de cerințele dumneavoastră. Aveți nevoie de 20 de ore pe săptămână? Nicio problemă. Ai nevoie de 30 de ore? Ce zici de 40? VAs sunt disponibile.asistenții virtuali pot fi plătiți cu o rată orară. Sau pot primi o taxă fixă pe săptămână sau lună.de multe ori puteți obține o afacere mai bună și un beneficiu mai profund prin angajarea unui asistent virtual cu normă întreagă, din mai multe motive:
- prețurile pot fi surprinzător de accesibile, în special pentru lucrătorii offshore.
- este mai ușor să integrați un asistent cu normă întreagă în fluxurile de lucru obișnuite și să beneficiați mai mult de aranjament.,un VA full-time va fi mai bine poziționat pentru a învăța orice aplicații software speciale de care aveți nevoie, pentru a dezvolta relații cordiale cu colegii și clienții și pentru a crește împreună cu dvs. pe măsură ce afacerea crește.unii asistenți virtuali lucrează ca freelanceri independenți. Altele fac parte dintr-o companie sau agenție în care angajați compania pentru a oferi o forță de muncă flexibilă. Când lucrați cu o companie de asistent virtual, aveți de-a face cu un manager care va discuta nevoile dvs. și va găsi cea mai bună potrivire.,
beneficiile unui asistent Virtual
asistenții virtuali pot face multe pentru a stimula productivitatea afacerii dvs. Gândește-te așa. Modul în care un proprietar își petrece timpul ar putea fi cel mai mare factor în succesul afacerii. Deci, proprietarii de afaceri (și managerii cheie) trebuie să-și petreacă timpul pe activități de mare valoare.Rob Levin, Președintele Work Better Now, spune acest lucru, bazându-se pe propria sa experiență.
„pentru a petrece timp în activități de mare valoare, a fost important pentru mine să petrec mai puțin timp în activități cu valoare mai mică., Acesta este motivul pentru care nu numai că am angajat un asistent virtual Acum 5 ani, dar de ce am co-fondat o companie, care lucrează mai bine acum , pentru a oferi asistenți virtuali altor proprietari de afaceri.partenerul lui Levin, Andrew Cohen, și CEO-ul Work Better Now, spune că cea mai frecventă întrebare adresată de potențialii clienți ai companiei este „ce poate face un asistent virtual pentru mine?”
pentru a răspunde la această întrebare, Cohen oferă o listă de 47 de sarcini pe care un asistent virtual le poate face.
47 SARCINI un asistent Virtual poate face
un asistent virtual efectuează o varietate de sarcini., Acestea variază de la programarea programărilor la screening și răspunsul la e-mailuri. Dar programarea și e-mailurile sunt doar vârful aisbergului. Dacă se poate face online, Probabil că un asistent virtual o poate face.iată ghidul dvs. final pentru asistenții virtuali, ce sunt și ce fac.gestionarea calendarului, atât profesională, cât și personală, este una dintre cele mai mari provocări ale unui antreprenor. De la furnizarea de mementouri la programarea programărilor, asistenții virtuali pot face acest lucru fără efort pentru dvs. Ele pot:
1., Coordonează și programează apeluri și întâlniri. Numai acest lucru salvează de obicei proprietarii aproximativ 10 ore pe săptămână și îi împiedică să facă aceste sarcini pe care le displace. Cheia este să oferiți asistentului dvs. reguli despre când și cine. VAs programează, de asemenea, apeluri pentru unii membri ai echipei.
2. Confirmați numirile. O bună practică este de a oferi asistentului virtual o listă de întâlniri de confirmat, cum ar fi programările de a doua zi. Acest lucru elimină pierdem timpul atunci când cealaltă parte uită sau așteaptă până în ultimul minut pentru a anula.
3. Furnizați mementouri despre apeluri și întâlniri., Există momente în care s-ar putea uita să facă un apel, mai ales atunci când din birou sau în întâlniri back-to-back. Asistentul virtual vă poate suna sau vă poate trimite un text cu câteva minute înainte pentru a vă asigura că nu uitați.
4. Reprogramați apelurile și programările. În timp ce puteți încerca să o evitați, uneori, trebuie să reprogramați. VA ta se poate ocupa de acest lucru pentru tine.
5. Furnizarea de notificare a modificărilor de program pentru alții. Asistentul virtual va oferi, de asemenea, o notificare celeilalte părți și va confirma timpul reprogramat.
6. Protejați timpul., Acesta poate fi greu pentru proprietarii de afaceri să spună nu la cineva care vrea să se întâlnească pentru o cafea pentru a „prinde din urmă.”VA poate fi polițistul rău.
7. Trimiteți și mențineți o „listă în așteptare”. În fiecare săptămână, asistenții virtuali vă pot trimite o listă de persoane care nu au răspuns solicitărilor de a stabili o întâlnire sau un apel, astfel încât să știți când trebuie să vă implicați.
8. Informează-i pe ceilalți importanți când vei fi plecat din oraș. Ca parte a unui proces de călătorie, VA oferă altora semnificative o invitație calendaristică cu datele din afara orașului, împreună cu detaliile de zbor și hotel. Acest lucru îi ține la curent.,
e-Mail și de Management de Contact și de Comunicații
Dacă ești îngropat sub o tona de e-mailuri sau dacă ai nevoie de cineva pentru a actualiza lista de contacte — să ia notă. Un bun asistent virtual poate economisi ore întregi făcând următoarele activități:
9. Ecran e-mailuri. Pe baza regulilor pe care le setați, VAs va șterge, răspunde, transmite sau semnaliza e-mailurile pentru atenția dvs.
10. Adăugați persoane la contacte. Când aveți un apel, o întâlnire sau o altă formă de implicare cu cineva nou, asistentul virtual poate adăuga detaliile acelei persoane la contactele dvs.,
11. Actualizați informațiile oamenilor la contacte. Uneori, numărul de telefon al unui contact sau alte informații nu este cunoscut imediat. Un VA poate adăuga informații contactelor pe măsură ce devine disponibil — să zicem dintr-o semnătură de e-mail.
12. Adăugați contacte la CRM. Unul dintre principalele motive pentru care întreprinderile mici nu folosesc aplicația CRM se datorează timpului implicat în introducerea datelor. Asistenții virtuali pot adăuga și organiza sistemul CRM.,dacă aveți nevoie de o lucrare de recepție ușoară sau de interacțiuni telefonice, un asistent virtual poate efectua anumite sarcini.
13. Efectuați sarcini de recepție ușoară. Când așteptați apeluri importante la care este posibil să nu fiți disponibil pentru a răspunde, apelurile sunt redirecționate către asistentul virtual.
14. Transcrie mesajele vocale. Ca cele mai multe mesaje vocale pot fi acum primite prin e-mail, acestea sunt transmise la VA pentru transcriere. Și orice activități de urmărire necesare.,
Turism
Organizarea de zboruri și hoteluri pentru călătorii de afaceri ar putea mânca mult mai mult timp decât îți dai seama. Nu este timpul pe care l-ai putea petrece mai bine lucrând la afacerea ta? Un asistent virtual poate:
15. Zboruri de cercetare. Un asistent virtual poate ecran zboruri pentru a vă îndeplini criteriile și prezintă opțiuni pentru tine. Oferindu-le cu compania aeriană, scaun și alte preferințe, VA va salva o cantitate uimitoare de timp pe parcursul unui an.
16. Hoteluri de cercetare., Similar cu călătoriile aeriene, oferindu-i asistentului virtual preferințele hotelului, inclusiv orice tarife speciale pe care le obțineți, vă pot prezenta o listă scurtă.
17. Rezervați zboruri și hoteluri. Prin furnizarea VA cu carduri de credit și informații frecvente, ei pot rezerva călătorie odată ce ați decis.
18. Opțiuni de transport de cercetare. Aceasta include închirieri de mașini, rideshare și uneori chiar transport public.
19. Carte de transport., Dincolo de cercetarea acestor opțiuni, asistentul dvs. virtual poate rezerva și restul transportului dvs.-așa cum fac zborurile dvs.
20. Aranjați evenimente. Fie că este vorba despre un restaurant special, un spațiu de întâlnire sau chiar un concert, asistentul virtual cercetează și face aranjamente pentru dvs.
21. Suspendați ziarul sau poșta. Asistentul dvs. virtual poate întrerupe aceste servicii obișnuite atunci când călătoriți.fie că cercetarea conduce pe LinkedIn sau găsirea de adrese de e-mail, există o mulțime de muncă picior în dezvoltarea afacerilor., Un asistent virtual poate face aceste activități, permițându-vă să vă concentrați asupra interacțiunilor personale implicate în realizarea vânzărilor.
22. Cercetare conduce pe LinkedIn. Întreprinderile B2B (și unele întreprinderi B2C) trebuie să păstreze o listă de clienți ideali. Un asistent virtual, în urma îndrumării de la dvs., poate cerceta LinkedIn și creează o listă de potențiali clienți.
23. Găsiți adrese de e-mail. Folosind bazele de date împreună cu Google, un VA poate găsi adrese de e-mail ale potențialilor clienți pe care trebuie să îi contactați.
24. Prezentări de Design., Un VA poate îmbunătăți propunerile prin găsirea și inserarea logo-ul unei perspective și schimbarea culorii textului pentru a se potrivi. De asemenea, pot anima diapozitive, după caz.
Management
pe măsură ce vă scalați afacerea, vor exista o mulțime de funcții de management care trebuie finalizate. Este posibil să fie nevoie să asamblați rapoarte pentru clienți. Acest lucru poate însemna pur și simplu punerea împreună o mulțime de date este posibil să aveți deja. Există și alte funcții de management — cum ar fi recrutarea mai multor persoane în echipa dvs. Puteți delega cu ușurință unele dintre acestea asistentului dvs. virtual.
25. Asamblați rapoarte., Un VA poate crea rapoarte KPI la intervale prestabilite pentru a urmări progresul.
26. Ajutați-vă să recrutați angajați. Concurența pentru oameni buni este mai dură decât concurența pentru angajați. VAs ecran LinkedIn pentru potențialii angajați pe baza criteriilor pe care le furnizați.
Contabilitate
efectuarea cărților sau trimiterea facturilor vă umple de teamă? De ce nu au Dvs. VA face aceste lucruri în loc.
27. Menține registrele. Cu puțină pregătire, asistenții virtuali pot revizui și potrivi tranzacțiile și pot gestiona reconcilierile lunare.
28. Creați și trimiteți facturi., Cu ajutorul șabloanelor, VA poate crea facturi și le poate trimite clienților.
29. Chase plăți în jos. Toate companiile ar trebui să aibă un proces de creanțe. asistenții virtuali pot urmări acest proces și pot colecta A/R. procesul poate include escaladarea către proprietarul afacerii sau altcineva, atunci când este cazul.
comisioane personale
aveți și o viață personală. Efectuarea rezervărilor la restaurant și Trimiterea cadourilor necesită timp. Dar sunt extrem de importante pentru menținerea relațiilor personale. Și tu ar trebui să fie difuzate o afacere în același timp?, Obțineți asistentul virtual pentru a vă ajuta.
30. Faceți rezervări personale la restaurant. Înarmat cu preferințele personale și conectați-vă în detalii pentru site-uri de rezervare, cum ar fi Open Table, VAs poate rezerva rezervări restaurant și apoi invita oaspeții.
31. Faceți achiziții. Uneori, chiar și Amazon nu are ceea ce aveți nevoie, iar procesul de achiziție consumă prea mult timp. Un asistent virtual poate face cumpărături online și vă poate obține ceea ce aveți nevoie.
32. Cercetare și trimite cadouri. Când un card cadou nu va face, asistentul dvs. poate căuta ceva unic și poate face acest lucru.
33. Gestionați logistica pentru hobby-ul dvs., Indiferent dacă găsiți și aranjați un studio pentru trupa dvs. de garaj sau aranjați detaliile clubului dvs. de carte, un VA poate lua detaliile plictisitoare de pe placa dvs., permițându-vă să rock (sau să citiți) pe.
34. Urmăriți ordinele de probleme. Când o comandă nu ajunge la timp, un asistent virtual poate face așteptarea în așteptare și poate ajunge la partea de jos a acesteia, ținându-vă la curent.
35. Gestionați calendarul familiei. Aceasta este o altă sarcină personală simplă pe care asistentul virtual o poate scoate din farfurie.
36. Programați întâlniri medicale., Cu datele de naștere și detaliile de asigurare, un VA poate programa vizite la medic și chiar începe să completeze acele formulare enervante.
37. Plătiți facturile personale. Pentru acei furnizori de la care nu cumpărați în mod regulat sau care nu au opțiuni de plată online, un asistent virtual poate plăti facturile.
38. Apelați magazinele pentru a obține informații. Indiferent dacă sunteți în căutarea unei sticle de scotch greu de găsit sau a unui cadou, un VA va face apelurile pentru a găsi magazinul care are ceea ce căutați.
operațiuni
munca ta ca proprietar de afaceri mici este de planificare pentru viitorul companiei tale., Drept urmare, doriți să vă concentrați pe crearea de noi produse și servicii — și pe alte proiecte care vă vor duce afacerea la nivelul următor. Deci, poate ar trebui să lăsați locuri de muncă cum ar fi completarea formularelor online și gestionarea fișierelor către altcineva.
39. Completați formularele online. Un asistent virtual echipat cu informații despre companie poate completa formulare, inclusiv abonarea la produsele SaaS.
40. Luați note de la webinarii. Uneori doriți informațiile de la un webinar, dar nu doriți să investiți timpul pentru a viziona — chiar și pentru la cerere! Un VA „participă” și oferă notele.
41., Conversia fișierelor. Aveți un PDF, dar aveți nevoie de un jpeg? O VA poate converti pentru tine.
42. Efectuați cercetări. Un asistent virtual poate efectua cercetări de prim nivel pentru deciziile care trebuie luate, cum ar fi ce produs SaaS să aleagă.
43. Configurați proiecte în sistemul dvs. de management de proiect. Un VA poate configura proiectul și apoi poate invita participanții corespunzători.
44. Gestionați gestionarea fișierelor. Indiferent dacă utilizați Dropbox sau un server local pentru gestionarea fișierelor, un asistent virtual se asigură că fișierele sunt puse la locul potrivit cu numele fișierului potrivit., El sau ea se asigură, de asemenea, că oamenii potriviți au acces.
45. Programați social media. Un VA ia postările dvs. de social media și le programează pe procesul dvs.
46. Corectează și editează scrisori, bloguri și prezentări. Unul dintre marile riscuri pe care le riscați atunci când sunteți supraîncărcat este că greșelile se pot strecura în munca dvs. Deci, asistentul virtual vă poate ajuta cu asta.
47. Menținerea unui manual asistent virtual. Majoritatea proprietarilor de afaceri iubesc procesele, dar urăsc să le facă sau să se lipească de ele. Un VA păstrează un manual de modul de a face sarcinile lor., Acest lucru vine destul de util atunci când un asistent virtual este bolnav.
lucruri pe care un asistent Virtual nu le face
desigur, există câteva lucruri pe care asistentul dvs. virtual nu le va face. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la atitudinea unui asistent virtual dacă îi cereți să facă ceva. Un VA nu:
- Roll ochii la tine. Cel puțin nu veți vedea dacă se întâmplă! Și nu o veți „auzi” în nicio comunicare.
- necesită un birou mai mare sau un alt birou. Acești oameni nu vor împărți spațiul dvs. de birou, așa că nu este nevoie să faceți spațiu suplimentar.
- Dramă Interject., Cu asistenții virtuali nu veți avea ego-uri mari de răsfățat. Nu va trebui să mergeți pe coji de ouă sau să vă faceți griji cu privire la profesionalismul bârfelor. Natura relației fiind pe distanțe lungi înseamnă că drama de birou este inexistentă.
pașii următori pentru a obține un asistent Virtual
- identificați sarcinile din afacerea dvs. care ar fi cel mai bine să externalizeze. Sugestie: concentrați-vă pe sarcini care nu necesită expertiza dvs. Întrebați-vă dacă sarcina este cea mai bună utilizare a timpului dvs. sau ar fi mai bine făcută de altcineva?,
- utilizați servicii precum Work Better now Pentru a identifica asistenții virtuali care se potrivesc nevoilor dvs.indiferent dacă doriți să vă scalați afacerea, nu mai faceți sarcini care vă enervează sau doriți doar mai mult timp liber, un VA este un schimbător de jocuri. Cred că puteți vedea angajarea unui asistent virtual ar putea fi cheia succesului tău. Sper că acest lucru vă ajută să decideți dacă un VA este potrivit pentru afacerea dvs.
mult noroc!pentru mai multe informații despre asistenții virtuali, citiți:
- cum să reușiți în afacerea dvs. mică în timp ce faceți mai puțin cu asistenții virtuali?,
- 22 secrete pentru angajarea asistentului Virtual potrivit
toate răspunsurile la întrebările cititorilor provin de la redacția Small Business Trends, cu mai mult de 50 de ani de experiență combinată în afaceri. Dacă doriți să trimiteți o întrebare, vă rugăm să o trimiteți aici.