So senden Sie eine Rechnung per E – Mail und werden bezahlt

Die Rechnungsstellung per E-Mail ist der schnellste Weg, um bezahlt zu werden-wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie eine Rechnung senden, wählen Sie am besten das Senden per E-Mail, wo möglich. Papierrechnungen können in der Post verloren gehen, und es kann schwer vorherzusagen sein, wann der Kunde sie erhalten wird. E-Mail-Rechnungen hingegen werden sofort empfangen und hypothetisch gesehen kann Ihr Kunde sofort mit der Zahlungsabwicklung beginnen., Wenn dies nicht der Fall ist, erleichtert eine E-Mail mit der Rechnung die Nachverfolgung, wenn es Zeit ist, eine Sammlungs-E-Mail zu senden.

Was ist E-Mail eine Rechnung?

Eine Rechnung E-Mail ist eine E-Mail, die eine Rechnung enthält, in der Regel als Anhang, und eine kurze Notiz an den Client., Rechnungen sollten niemals überraschen, daher kann Ihre E-Mail eine einfache freundliche Benachrichtigung sein, dass ihre Rechnung angehängt ist, und ihnen für ihr Geschäft danken.

Eine Rechnungs-E-Mail sollte ungefähr so klingen:

Stellen Sie sicher, dass Sie besprechen, wo Ihr Kunde seine Rechnungen senden möchte, bevor Sie sie versenden – oft haben größere Unternehmen separate Buchhaltungsabteilungen, und sogar freiberufliche Mitarbeiter haben möglicherweise Buchhalter eingestellt, die ihre Unterlagen für sie erledigen.

5 Tipps zum Schreiben einer Rechnungs-E-Mail

Fügen Sie die Rechnung selbst als Anhang hinzu, nicht im Text der E-Mail

Rechnungen sollten niemals in den Text einer E-Mail eingegeben werden; Sie sollten immer als PDF-Anhang gesendet werden, damit sie nicht von Betrügern abgefangen und bearbeitet werden können., Das Senden eines PDF-Anhangs erleichtert es dem Rechnungsempfänger auch, ihn auszudrucken, wenn er dies wünscht, oder eine saubere Kopie Ihrer Rechnung zu speichern, wo immer er dies benötigt.

Verwenden Sie eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage

Möglicherweise stellen Sie viel in Rechnung, und wenn ja, ist es viel effizienter, eine E-Mail-Vorlage zu verwenden, als bei jeder Rechnung eine separate E-Mail zu schreiben. Sie können Buchhaltungssoftware verwenden, um E-Mail-Vorlagen zu speichern, wenn es Zeit ist, sie zu senden; Auf diese Weise ist Ihre Rechnung nur wenige Klicks vom Senden entfernt., Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist, wenn Ihre Rechnung kompliziert ist oder Sie eine bestimmte Erinnerung für einen bestimmten Kunden hinzufügen müssen – aber selbst dann ist es einfacher, einer vorhandenen Vorlage die erforderlichen Informationen hinzuzufügen, als die E-Mail von Grund auf neu zu schreiben.

Fügen Sie die Rechnungsnummer in die Betreffzeile ein

Wenn Sie später nach einer gesendeten Rechnung suchen müssen, geht Ihre Suche viel schneller, wenn Sie im Voraus geplant und die Rechnungsnummer in die Betreffzeile Ihrer E-Mail aufgenommen haben., Auf diese Weise enthält jede Antwort, die der Kunde auf die Rechnung hat, wahrscheinlich auch die Rechnungsnummer in seiner Betreffzeile, wodurch Aufzeichnungen von Gesprächen über bestimmte Rechnungen sofort leicht zu identifizieren sind. Dies erleichtert dem Client auch die Suche nach seinen E-Mail-Datensätzen.

Führen Sie eine Aufzeichnung ausstehender Rechnungen

Der Schlüssel, um Kunden dazu zu bringen, pünktlich zu bezahlen, besteht darin, die Forderungen zu verfolgen., Der Zeitrahmen zwischen dem Senden einer Rechnung und der Nachverfolgung der Zahlung hängt von Ihren Zahlungsbedingungen ab – häufig senden diejenigen mit einer Netto-30-Tage-Richtlinie eine Folge-E-Mail, wenn die Zahlung innerhalb von 45 bis 60 Tagen nicht eingegangen ist. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Kunden mit großen Buchhaltungsabteilungen von Natur aus eine langsamere Trendwende haben können, also seien Sie sanft im Ton,wenn Sie folgen.

Haben Sie eine Vorlage für Ihre E-Mails

Zusätzlich zu einer E-Mail-Vorlage für Rechnungen sollten Sie auch eine überfällige E-Mail-Vorlage für Rechnungen haben., Dies spart Zeit bei Sammlungen, die fein formuliert werden müssen. Einerseits möchten Sie die Dringlichkeit der Situation vermitteln, aber Sie möchten den Kunden nicht mit unhöflichen oder abrupten Aussagen über Sammlungen entfremden. Der Schlüssel zum Schreiben einer effektiven Inkasso-E-Mail besteht darin, anzunehmen, dass die Zahlung einfach übersehen wurde, wie im folgenden Beispiel:

Es ist nützlich, Kopien der ausstehenden Rechnungen sowie eine Erklärung beizufügen, wenn mehr als eine Rechnung aussteht. Dies erleichtert dem Kunden die Zahlung für den Fall, dass die ursprüngliche E-Mail mit der angehängten Rechnung nicht angezeigt wird. Nachfolgende E-Mails müssen möglicherweise darum bitten, dass die Zahlung so schnell wie möglich arrangiert wird, aber es ist am besten, zuerst einen weicheren Ansatz zu verwenden.,

Sammlungen verfolgen

Sammlungen verfolgen kann schwierig sein, und wenn Ihre E-Mails nicht zu funktionieren scheinen, können Sie verschiedene Ansätze verfolgen.

• Zunächst möchten Sie Ihren Kunden anrufen, um sicherzustellen, dass Ihre E – Mails an die richtige Person gesendet werden-auch wenn dies der Fall ist, wird daran erinnert, dass ihre Rechnungen noch ausstehen.
• Zweitens können Sie sich entscheiden, ein ausstehendes Rechnungsschreiben zu senden. Da einige Kunden Papier bevorzugen, kann eine physische Aussage mehr Gewicht mit sich bringen als ein E-Mail-Anhang.,
• Schließlich und als letztes Mittel müssen Sie möglicherweise mitteilen, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden müssen, wenn die Zahlung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingegangen ist. Es macht nie Spaß, diesen Punkt zu erreichen, aber denken Sie daran, dass Sie ihn nicht persönlich nehmen müssen.

Das Versenden von Rechnungen per E-Mail ist die sicherste Wette, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Auf diese Weise, wenn Sie jemals den Nachweis benötigen sollten, dass Sie Ihre Rechnungen gesendet haben, haben Sie es automatisch in Ihrem Posteingang gespeichert., Während Rechnung E-Mails sind nicht langwierig, die wenigen Worte, die sie enthalten, können entweder helfen oder behindern Ihre Fähigkeit, für Ihre Arbeit bezahlt zu bekommen – so wählen sie mit Bedacht!