un lector pregunta:
¿Qué hace un asistente virtual? ¿Y cómo se puede ayudar a mi negocio? Dirijo una pequeña empresa, pero el volumen de correos electrónicos y consultas de los clientes se ha disparado. Es difícil mantenerse organizado. Sin embargo, no podemos permitirnos contratar a un asistente administrativo o gerente de oficina a tiempo completo, ni tampoco tenemos el espacio, porque nuestra oficina es pequeña. Un colega me sugirió que contratara un asistente virtual., ¿Puedes darme alguna idea de los tipos de tareas que un asistente virtual puede hacer?
— Howard de Albuquerque, Nuevo México
Howard, esta es una gran pregunta. Sí, vamos a explicar exactamente lo que hace un asistente virtual. Haremos algo mejor para ti. Al final de este artículo describimos 42 tareas diferentes que un asistente virtual (VA) puede hacer para una pequeña empresa, para que tenga ejemplos en los que basarse. Pero primero, vamos a responder a alguna información básica.
¿Qué es un Asistente Virtual?,
un asistente virtual es un trabajador independiente que ayuda con tareas administrativas, de desarrollo de Negocios, Redes Sociales, marketing u otras. Al asumir tareas recurrentes y tareas administrativas, liberan tiempo para los propietarios de pequeñas empresas, empresarios y gerentes.
el asistente virtual funciona de forma remota, a menudo desde una oficina en casa. Los asistentes virtuales pueden estar basados en Estados Unidos, pero también pueden estar ubicados en otro país.
Los VAs se han vuelto increíblemente populares entre las pequeñas empresas en la última década porque son una fuerza de trabajo flexible., Un asistente virtual puede ser a tiempo parcial o a tiempo completo, dependiendo de sus necesidades. ¿Necesitas 20 horas a la semana? No hay problema. Necesita 30 horas? ¿Y 40? VAs están disponibles.
a los asistentes virtuales se les puede pagar una tarifa por hora. O pueden recibir una tarifa fija por semana o mes.
a menudo se puede obtener un mejor trato y un beneficio más profundo mediante la contratación de un asistente virtual a tiempo completo, por varias razones:
- Los precios pueden ser sorprendentemente asequibles, especialmente para los trabajadores offshore.
- Es más fácil integrar un asistente de tiempo completo en los flujos de trabajo regulares y obtener mayores beneficios de la disposición.,
- Un VA a tiempo completo estará mejor posicionado para aprender cualquier aplicación de software especial que necesite, desarrollar relaciones cordiales con compañeros de trabajo y clientes, y crecer con usted a medida que el negocio crece.
algunos asistentes virtuales trabajan como freelancers independientes. Otros son parte de una empresa o agencia donde contrata a la empresa para proporcionar una fuerza de trabajo flexible. Cuando trabajas con una empresa de asistentes virtuales, tratas con un gerente que discutirá tus necesidades y encontrará la mejor opción.,
beneficios de un asistente Virtual
los asistentes virtuales pueden hacer mucho para aumentar la productividad de su negocio. Piénsalo de esta manera. Cómo un propietario pasa su tiempo puede ser el factor más importante en el éxito del negocio. Por lo tanto, los propietarios de negocios (y los gerentes clave) necesitan dedicar su tiempo a actividades de alto valor.
Rob Levin, Presidente de Work Better Now, lo expresa de esta manera, basándose en su propia experiencia.
«para pasar tiempo en actividades de alto valor, era importante para mí pasar menos tiempo en actividades de menor valor., Esta es la razón por la que no solo contraté a un asistente virtual hace 5 años, sino por la que cofundé una empresa , Work Better Now, para proporcionar asistentes virtuales a otros propietarios de negocios.»
Andrew Cohen, socio de Levin y CEO de Work Better Now, dice que la pregunta más común formulada por los clientes potenciales de la compañía es » ¿qué puede hacer un asistente virtual por mí?»
para responder a esa pregunta, Cohen proporciona una lista de 47 tareas que un asistente virtual puede hacer.
47 tareas que puede realizar un asistente Virtual
un asistente virtual realiza una variedad de tareas., Estos van desde programar citas hasta revisar y responder correos electrónicos. Pero la programación y los correos electrónicos son solo la punta del iceberg. Si se puede hacer en línea, un asistente virtual probablemente pueda hacerlo.
Aquí está su guía definitiva para asistentes virtuales, lo que son y lo que hacen.
gestión del calendario
gestionar tu calendario, tanto profesional como personal, es uno de los mayores retos de un emprendedor. Desde proporcionar recordatorios hasta programar citas, los asistentes virtuales pueden hacerlo sin esfuerzo. Ellos pueden:
1., Coordinar y programar llamadas y citas. Esto por sí solo generalmente ahorra a los propietarios alrededor de 10 horas a la semana y les impide hacer estas tareas que no les gustan. La clave es darle a tu asistente reglas sobre cuándo y quién. VAs también programa llamadas para algunos miembros del equipo.
2. Confirmar citas. Una buena práctica es darle al asistente virtual una lista de citas para confirmar, como las citas del día siguiente. Esto elimina la pérdida de tiempo cuando la otra parte se olvida o espera hasta el último minuto para cancelar.
3. Proporcione recordatorios sobre llamadas y citas., Hay momentos en los que puede olvidarse de hacer una llamada, especialmente cuando está fuera de la oficina o en reuniones consecutivas. El asistente virtual puede llamarle o enviarle un mensaje de texto unos minutos antes para asegurarse de que no lo olvide.
4. Reprogramar llamadas y citas. Mientras que usted puede tratar de evitarlo, a veces, es necesario reprogramar. Su VA puede manejar esto por usted.
5. Proporcionar Aviso de cambios de horario a otros. El asistente virtual también notificará a la otra parte y confirmará la hora reprogramada.
6. Protege el tiempo., Puede ser difícil para los dueños de negocios decir que no a alguien que quiere reunirse para tomar un café para «ponerse al día.»El VA puede ser el policía malo.
7. Enviar y mantener una «lista pendiente». Cada semana, los asistentes virtuales pueden enviarle una lista de personas que no han respondido a las solicitudes para organizar una reunión o una llamada para que sepa cuándo debe participar.
8. Informe a otros significativos cuando usted estará fuera de la ciudad. Como parte de un proceso de viaje, el VA le da a otras personas significativas una invitación de calendario con las fechas fuera de la ciudad junto con los detalles del vuelo y el hotel. Esto los mantiene informados.,
correo electrónico y Gestión de contactos y comunicaciones
Si estás enterrado bajo una tonelada de correos electrónicos, o si necesitas a alguien para actualizar tu lista de contactos, toma nota. Un buen asistente virtual puede ahorrar horas de tiempo realizando las siguientes actividades:
9. Mensajes de pantalla. Según las reglas que establezca, VAs eliminará, responderá, reenviará o marcará los correos electrónicos para su atención.
10. Añadir personas a los contactos. Cuando tienes una llamada, reunión o alguna otra forma de interacción con alguien nuevo, el asistente virtual puede agregar los detalles de esa persona a tus contactos.,
11. Actualizar la información de las personas a los contactos. A veces, el número de teléfono u otra información de un contacto no se conoce de inmediato. Un VA puede agregar información a los contactos a medida que esté disponible, por ejemplo, desde una firma de correo electrónico.
12. Añadir contactos a CRM. Una de las principales razones por las que las pequeñas empresas no utilizan su aplicación de CRM se debe al tiempo involucrado en la introducción de datos. Los asistentes virtuales pueden agregar y organizar su sistema CRM.,
tareas del teléfono
Si necesita un poco de trabajo de recepcionista ligero hecho, o interacciones telefónicas, un asistente virtual puede hacer ciertas tareas.
13. Realizar tareas de recepcionista ligero. Cuando se espera que las llamadas importantes que puede que no esté disponible para responder, las llamadas se reenvían al asistente virtual.
14. Transcribe mensajes de voz. Como la mayoría de los mensajes de voz ahora se pueden recibir por correo electrónico, estos se reenvían al VA para su transcripción. Y cualquier actividad de seguimiento necesaria.,
Travel
organizar vuelos y hoteles para viajes de negocios podría consumir mucho más tiempo del que cree. ¿No es ese tiempo que podrías pasar mejor trabajando en tu negocio? Un asistente virtual puede:
15. Vuelos de investigación. Un asistente virtual puede evaluar los vuelos para cumplir con sus criterios y presentarle opciones. Al proporcionarles aerolíneas, asientos y otras preferencias, el VA ahorrará una increíble cantidad de tiempo en el transcurso de un año.
16. Hoteles de investigación., Al igual que en los viajes aéreos, al proporcionarle al asistente virtual las preferencias de hotel, incluidas las tarifas especiales que obtenga, puede presentarle una lista corta.
17. Reserva vuelos y hoteles. Al proporcionar al VA tarjetas de crédito e información de viajero frecuente, pueden reservar viajes una vez que usted lo haya decidido.
18. Investigue las opciones de transporte. Esto incluye coches de alquiler, viajes compartidos y, a veces, incluso el transporte público.
19. Reservar transporte., Además de investigar estas opciones, su asistente virtual también puede reservar el resto de su transporte, al igual que sus vuelos.
20. Organizar eventos. Ya sea un restaurante especial o un espacio para reuniones o incluso un concierto, el asistente virtual investiga y hace los arreglos para usted.
21. Suspender el periódico o el correo. Su asistente virtual puede cortar estos servicios regulares cuando viaja.
desarrollo de negocios
ya sea investigando clientes potenciales en LinkedIn o encontrando direcciones de correo electrónico, hay mucho trabajo en el desarrollo de negocios., Un asistente virtual puede realizar estas actividades, lo que le permite centrarse en las interacciones personales involucradas en la realización de ventas.
22. La investigación conduce en LinkedIn. Las empresas B2B (y algunas empresas B2C) deben mantener una lista de clientes ideales. Un asistente virtual, siguiendo la orientación de usted, puede investigar LinkedIn y crea una lista de posibles clientes.
23. Buscar direcciones de correo electrónico. Usando bases de datos junto con Google, un VA puede encontrar direcciones de correo electrónico de clientes potenciales que necesita contactar.
24. Presentaciones de diseño., Un VA puede mejorar las propuestas encontrando e insertando el logotipo de un prospecto y cambiando el color del texto para que coincida. También pueden animar diapositivas según corresponda.
gestión
a medida que amplíe su negocio, habrá muchas funciones de gestión que deben realizarse. Es posible que tenga que armar informes para los clientes. Esto puede significar simplemente reunir una gran cantidad de datos que ya puede tener. Hay otras funciones de gestión — como reclutar más personas para tu equipo. Puede delegar fácilmente parte de esto a su asistente virtual.
25. Reúne los informes., Un VA puede crear informes de KPI a intervalos predeterminados para realizar un seguimiento del progreso.
26. Ayudar a reclutar empleados. La competencia por las buenas personas es más dura que la competencia por los empleados. VAs pantalla LinkedIn para los posibles empleados en función de los criterios que usted proporciona.
Contabilidad
¿hacer los libros o enviar facturas te llena de temor? ¿Por qué no hacer que su VA haga estas cosas en su lugar.
27. Mantenga los libros. Con un poco de capacitación, los asistentes virtuales pueden revisar y emparejar transacciones y manejar conciliaciones mensuales.
28. Crear y enviar facturas., Con la ayuda de plantillas, un VA puede crear facturas y enviarlas a los clientes.
29. Perseguir los pagos iniciales. Todas las empresas deben tener un proceso de cuentas por cobrar. los asistentes virtuales pueden seguir ese proceso y recopilar A/R. El proceso puede incluir una escalada al propietario del negocio o a otra persona cuando sea apropiado.
recados personales
también tienes una vida personal. Hacer reservas en restaurantes y enviar regalos lleva tiempo. Pero son extremadamente importantes para mantener sus relaciones personales. ¿Y se supone que tienes que dirigir un negocio al mismo tiempo?, Consigue que tu asistente virtual te ayude.
30. Hacer reservas personales en restaurantes. Armado con preferencias personales y detalles de inicio de sesión para sitios de reserva como Open Table, VAs puede reservar reservas de restaurantes y luego invitar a los huéspedes.
31. Hacer compras. A veces, incluso Amazon no tiene lo que necesita y el proceso de compra consume demasiado tiempo. Un asistente virtual puede comprar en línea y obtener lo que necesita.
32. Investiga y envía regalos. Cuando una tarjeta de regalo no funciona, tu asistente puede buscar algo único y hacer que suceda.
33. Gestiona la logística para tu hobby., Ya sea que encuentre y organice un estudio para su banda de garaje o que organice los detalles de su club de lectura, una VA puede quitar los detalles tediosos de su plato, lo que le permite rockear (o leer).
34. Rastrea las órdenes problemáticas. Cuando un pedido no llega a tiempo, un asistente virtual puede hacer la espera en espera y llegar al fondo mientras lo mantiene actualizado.
35. Administrar el calendario familiar. Esta es otra tarea personal simple que su asistente virtual puede quitar de su plato.
36. Programe citas médicas., Con las fechas de nacimiento y los detalles del seguro, un VA puede programar visitas al médico e incluso comenzar a llenar esos molestos formularios.
37. Pagar facturas personales. Para aquellos proveedores a los que no compra regularmente o que no tienen opciones de pago en línea, un asistente virtual puede pagar las facturas.
38. Llame a las tiendas para obtener información. Ya sea que esté buscando una botella de whisky difícil de encontrar o un regalo, un VA hará las llamadas para encontrar la tienda que tiene lo que está buscando.
operaciones
Su trabajo como propietario de una pequeña empresa es planificar el futuro de su empresa., Como resultado, desea centrarse en la creación de nuevos productos y servicios, y otros proyectos que llevarán su negocio al siguiente nivel. Así que tal vez deberías dejar trabajos como llenar formularios en línea y manejar la administración de archivos a otra persona.
39. Llene formularios en línea. Un asistente virtual equipado con información de la empresa puede completar formularios, incluida la suscripción a productos SaaS.
40. Toma notas de los seminarios web. A veces le gustaría la información de un seminario web, pero no quiere invertir el tiempo para ver-incluso para bajo demanda! Un VA «asiste» y proporciona las notas.
41., Convertir archivos. ¿Tiene un PDF pero necesita un jpeg? Un VA puede convertirlo para usted.
42. Realizar investigaciones. Un asistente virtual puede llevar a cabo una investigación de primer nivel para las decisiones que deben tomarse, como qué producto SaaS elegir.
43. Configure proyectos en su sistema de gestión de proyectos. Un VA puede configurar el proyecto y luego invitar a los participantes apropiados.
44. Manejar la gestión de archivos. Ya sea que uses Dropbox o un servidor local para la administración de archivos, un asistente virtual garantiza que los archivos se coloquen en el lugar correcto con el nombre de archivo correcto., También se asegura de que las personas adecuadas tengan acceso.
45. Programar redes sociales. Un VA toma sus publicaciones en redes sociales y las Programa según su proceso.
46. Revisa y edita cartas, blogs y presentaciones. Uno de los grandes riesgos que corre cuando se sobrecarga es que los errores pueden introducirse en su trabajo. Así que tu asistente virtual puede ayudarte con eso.
47. Mantenga un manual de asistente virtual. La mayoría de los dueños de negocios aman los procesos, pero odian hacerlos o apegarse a ellos. Un VA mantiene un manual de cómo hacer sus tareas., Esto es muy útil cuando un asistente virtual está enfermo.
cosas que un asistente Virtual no hace
Por supuesto, hay algunas cosas que tu asistente virtual no hará. No necesita preocuparse por la actitud de un asistente virtual si le pide que haga algo. Un VA no hace:
- voltear sus ojos hacia usted. ¡Al menos no lo verás si sucede! Y no lo «escucharás» en ninguna comunicación.
- requiere una oficina más grande u otro escritorio. Estas personas no compartirán su espacio de oficina, por lo que no hay necesidad de hacer espacio adicional.
- Interject drama., Con los asistentes virtuales no tendrás grandes egos que mimar. No tendrá que caminar sobre cáscaras de huevo o preocuparse por los chismes que prevalecen sobre el profesionalismo. La naturaleza de la relación de larga distancia significa que el drama de la oficina es inexistente.
Próximos Pasos para obtener un asistente Virtual
- identifique las tareas en su negocio que sería mejor externalizar. Sugerencia: concéntrese en tareas que no requieren su experiencia. Pregúntese si la tarea es el mejor uso de su tiempo o sería mejor que la hiciera otra persona.,
- utilice servicios como Work Better Now Para identificar asistentes virtuales que se ajusten a sus necesidades.
ya sea que desee escalar su negocio, dejar de hacer tareas que lo molestan o simplemente querer más tiempo libre, un VA es un cambio de juego. Creo que puedes ver que contratar a un asistente virtual podría ser la clave de tu éxito. Espero que esto le ayude a decidir si un VA es adecuado para su negocio.
¡Buena suerte!
para obtener más información sobre los asistentes virtuales, lea:
- ¿Cómo tener éxito en su pequeña empresa mientras hace menos con los asistentes virtuales?,
- 22 secretos para contratar al Asistente Virtual adecuado
todas las respuestas a las preguntas de los lectores provienen del Comité Editorial de Small Business Trends, con más de 50 años de experiencia comercial combinada. Si desea enviar una pregunta, por favor envíela aquí.