Un lecteur de demande:
Ce qui fait un assistant virtuel faire? Et comment peut-on aider mon entreprise? Je dirige une petite entreprise, mais le volume de courriels et de demandes des clients a explosé. Il est difficile de rester organisé. Pourtant, nous ne pouvons pas nous permettre d’embaucher un adjoint administratif ou un gestionnaire de bureau à temps plein-et nous n’avons pas non plus l’espace, car notre bureau est minuscule. Un collègue m’a suggéré d’embaucher un assistant virtuel., Pouvez-vous me donner une idée des types de tâches qu’un assistant virtuel peut faire?
— Howard à partir de Albuquerque, Nouveau-Mexique
Howard, c’est une grande question. Oui, nous expliquerons exactement ce que fait un assistant virtuel. Nous allons faire mieux pour vous. À la fin de cet article, nous décrivons 42 tâches différentes qu’un assistant virtuel (VA) peut effectuer pour une petite entreprise, de sorte que vous ayez des exemples à tirer. Mais d’abord, répondons à quelques informations de base.
qu’est Ce qu’un Assistant Virtuel?,
un assistant virtuel est un travailleur indépendant qui aide à l’administration, au développement des affaires, aux médias sociaux, au marketing ou à d’autres tâches. En assumant des tâches récurrentes et des tâches administratives, ils libèrent du temps pour les propriétaires de petites entreprises, les entrepreneurs et les gestionnaires.
l’assistant virtuel fonctionne à distance, souvent depuis un bureau à domicile. Les assistants virtuels peuvent être basés aux États-Unis, mais peuvent également être situés dans un autre pays.
Les VAs sont devenus incroyablement populaires auprès des petites entreprises au cours de la dernière décennie parce qu’ils constituent une main-d’œuvre flexible., Un assistant virtuel peut être à temps partiel ou à temps plein, selon vos besoins. Besoin de 20 heures par semaine? Ce n’est rien. Besoin de 30 heures? Et à propos de 40? VAs sont disponibles.
Les assistants virtuels peuvent être payés à un taux horaire. Ou ils peuvent recevoir des frais fixes par semaine ou par mois.
souvent, vous pouvez obtenir une meilleure affaire et des avantages plus profonds en embauchant un assistant virtuel à temps plein, pour plusieurs raisons:
- Les prix peuvent être étonnamment abordables, en particulier pour les travailleurs offshore.
- Il est plus facile d’intégrer un assistant à temps plein dans des workflows réguliers et de profiter davantage de l’arrangement.,
- Un VA à temps plein sera mieux placé pour apprendre toutes les applications logicielles spéciales dont vous avez besoin, développer des relations cordiales avec vos collègues et vos clients, et grandir avec vous à mesure que l’entreprise se développe.
certains assistants virtuels travaillent en tant que pigistes indépendants. D’autres font partie d’une entreprise ou d’un organisme où vous louez la société à fournir une main-d’œuvre flexible. Lorsque vous travaillez avec une entreprise d’assistant virtuel, vous traiter avec un gestionnaire qui discutera de vos besoins et trouver le meilleur ajustement.,
Avantages d’un Assistant Virtuel
assistants Virtuels peuvent faire beaucoup de choses pour booster votre productivité. Pensez-y de cette façon. Comment un propriétaire passe son temps pourrait être le plus grand facteur dans le succès de l’entreprise. Les propriétaires d’entreprise (et les principaux gestionnaires) doivent donc consacrer leur temps à des activités de grande valeur.
Rob Levin, Président de Work Better Now, le dit ainsi, en s’appuyant sur sa propre expérience.
« afin de passer du temps sur des activités de grande valeur, il était important pour moi de passer moins de temps sur des activités de faible valeur., C’est pourquoi j’ai non seulement embauché un assistant virtuel il y a 5 ans, mais pourquoi j’ai cofondé une entreprise , Work Better Now, pour fournir des assistants virtuels à d’autres propriétaires d’entreprise. »
Andrew Cohen, associé de Levin et PDG de Work Better Now, déclare que la question la plus fréquemment posée par les clients potentiels de l’entreprise est « que peut faire un assistant virtuel pour moi?”
Pour répondre à cette question, Cohen fournit une liste de 47 tâches d’un assistant virtuel peut le faire.
47 Tâches d’un Assistant Virtuel Peut Faire
Un assistant virtuel effectue une variété de tâches., Celles-ci vont de la prise de rendez-vous à la sélection et à la réponse aux courriels. Mais la planification et les e-mails ne sont que la pointe de l’iceberg. Si cela peut être fait en ligne, un assistant virtuel peut probablement le faire.
Voici votre guide ultime pour assistants virtuels, ce qu’ils sont et ce qu’ils font.
gestion du calendrier
La gestion de votre calendrier, tant professionnel que personnel, est l’un des plus grands défis d’un entrepreneur. Qu’il s’agisse de fournir des rappels ou de planifier des rendez-vous, les assistants virtuels peuvent vous faciliter la tâche. Ils peuvent:
1., Coordonner et planifier les appels et les rendez-vous. Cela seul permet généralement aux propriétaires d’économiser environ 10 heures par semaine et les empêche de faire ces tâches qu’ils n’aiment pas. La clé est de donner à votre assistant des règles sur quand et qui. VAs également planifier des appels pour certains membres de l’équipe.
2. Confirmer les rendez-vous. Une bonne pratique consiste à donner à l’assistant virtuel une liste de rendez-vous à confirmer, tels que les rendez-vous du lendemain. Cela évite de perdre du temps lorsque l’autre partie oublie ou attend jusqu’à la dernière minute pour annuler.
3. Fournir des rappels sur les appels et les rendez-vous., Il y a des moments où vous pourriez oublier de passer un appel, surtout lorsque vous êtes hors du bureau ou lors de réunions consécutives. L’assistant virtuel peut vous appeler ou vous envoyer un SMS quelques minutes avant pour vous assurer de ne pas oublier.
4. Reprogrammer les appels et les rendez-vous. Alors que vous pouvez essayer de l’éviter, parfois, vous devez reprogrammer. Votre VA peut gérer cela pour vous.
5. Aviser les autres des changements d’horaire. L’assistant virtuel fournira également un avis à l’autre partie et obtiendra la confirmation de l’heure reprogrammée.
6. Protéger le temps., Il peut être difficile pour les propriétaires d’entreprises à dire non à quelqu’un qui veut rencontrer pour un café à « rattraper. »Le VA peut être le mauvais flic.
7. Envoyer et maintenir une « liste en attente ». Chaque semaine, les assistants virtuels peuvent vous envoyer une liste de personnes qui n’ont pas répondu aux demandes de mise en place d’une réunion ou d’un appel afin que vous sachiez quand vous devez vous impliquer.
8. Informez les autres lorsque vous serez hors de la ville. Dans le cadre d « un processus de voyage, la VA donne aux autres importants un calendrier inviter avec les dates hors de la ville ainsi que les détails du vol et de l » hôtel. Cela les tient informés.,
gestion et communication des e — mails et des contacts
Si vous êtes enseveli sous une tonne d’e — mails-ou si vous avez besoin de quelqu’un pour mettre à jour votre liste de contacts-prenez note. Un bon assistant virtuel peut gagner des heures en effectuant les activités suivantes:
9. L’écran e-mails. En fonction des règles que vous définissez, VAs supprimera, répondra, transférera ou signalera les e-mails à votre attention.
10. Ajouter des personnes aux contacts. Lorsque vous avez un appel, une réunion ou une autre forme d’engagement avec quelqu’un de nouveau, l’assistant virtuel peut ajouter cette personne à votre liste de contacts.,
11. Mettez à jour les informations des personnes vers les contacts. Parfois, le numéro de téléphone d’un contact ou d’autres informations ne sont pas connus immédiatement. Un VA peut ajouter des informations aux contacts dès qu’elles deviennent disponibles, par exemple à partir d’une signature électronique.
12. Ajouter des contacts au CRM. L’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises n’utilisent pas leur application CRM est due au temps nécessaire à la saisie des données. Assistants virtuels peuvent ajouter et organiser votre système CRM.,
tâches téléphoniques
Si vous avez besoin d’un travail de réceptionniste léger ou d’interactions téléphoniques, un assistant virtuel peut effectuer certaines tâches.
13. Effectuer des tâches de réceptionniste légère. Lorsque vous attendez des appels importants auxquels vous ne pouvez pas répondre, les appels sont transférés à l’assistant virtuel.
14. Transcrire les messages vocaux. Comme la plupart des messages vocaux peuvent maintenant être reçus par e-mail, ceux-ci sont transmis à L’AV pour transcription. Et toutes les activités de suivi nécessaires.,
voyage
organiser des vols et des hôtels pour les voyages d’affaires pourrait prendre beaucoup plus de temps que vous ne le pensez. N’est-ce pas ce temps que vous pourriez mieux passer à travailler sur votre entreprise? Un assistant virtuel peut:
15. Vols de recherche. Un assistant virtuel peut filtrer les vols pour répondre à vos critères et vous présenter des options. En leur fournissant de la compagnie aérienne, le siège et d’autres préférences, l’AV permettra d’économiser une quantité incroyable de temps au cours d’une année.
16. Recherche d’hôtels., Semblable au voyage aérien, en fournissant à l’assistant virtuel les préférences de l’hôtel, y compris les tarifs spéciaux que vous obtenez, ils peuvent vous présenter une liste restreinte.
17. Réservez des vols et des hôtels. En fournissant à la VA des cartes de crédit et des informations sur les voyageurs fréquents, ils peuvent réserver un voyage une fois que vous avez décidé.
18. Options de transport de recherche. Cela comprend les voitures de location, le covoiturage et parfois même les transports en commun.
19. Réserver le transport., Au — delà de la recherche de ces options, votre assistant virtuel peut également réserver le reste de votre transport-comme il le fait pour vos vols.
20. Organiser des événements. Que ce soit un restaurant spécial ou un espace de réunion ou même un concert, l’assistant virtuel recherche et prend des dispositions pour vous.
21. Suspendre le journal ou le courrier. Votre assistant virtuel peut couper ces services réguliers lorsque vous voyagez.
développement des Affaires
Qu’il s’agisse de rechercher des prospects sur LinkedIn ou de trouver des adresses e-mail, il y a beaucoup de travail en développement des affaires., Un assistant virtuel peut effectuer ces activités, vous permettant de vous concentrer sur les interactions personnelles impliquées dans la vente.
22. Recherche mène sur LinkedIn. Les entreprises B2B (et certaines entreprises B2C) doivent tenir une liste de clients idéaux. Un assistant virtuel, suivant les conseils de votre part, peut rechercher LinkedIn et créer une liste de clients potentiels.
23. Trouver les adresses e-mail. En utilisant des bases de données avec Google, un VA peut trouver les adresses e-mail des clients potentiels que vous devez contacter.
24. Présentations de conception., Un VA peut améliorer les propositions en trouvant et en insérant le logo d’un prospect et en modifiant la couleur du texte pour qu’il corresponde. Ils peuvent également animer des diapositives selon les besoins.
gestion
Au fur et à mesure que vous évoluerez votre entreprise, de nombreuses fonctions de gestion devront être accomplies. Vous devrez peut-être assembler des rapports pour les clients. Cela peut simplement signifier rassembler beaucoup de données que vous avez peut-être déjà. Il existe d’autres fonctions de gestion, comme recruter plus de personnes dans votre équipe. Vous pouvez facilement déléguer une partie de cela à votre assistant virtuel.
25. Assembler des rapports., Un VA peut créer des rapports KPI à des intervalles prédéterminés pour suivre les progrès.
26. Aider à recruter des employés. La concurrence pour les bonnes personnes est plus rude que la concurrence pour les employés. VAs écran LinkedIn pour les employés potentiels en fonction des critères que vous fournissez.
Comptabilité
est-ce que faire les livres ou envoyer des factures vous remplit d’effroi? Pourquoi ne pas avoir votre VA faire ce genre de choses à la place.
27. Maintenir les livres. Avec un peu de formation, les assistants virtuels peuvent examiner et faire correspondre les transactions et gérer les rapprochements mensuels.
28. Créer et envoyer des factures., À l’aide de Modèles, un VA peut créer des factures et les envoyer aux clients.
29. Poursuivez les paiements. Toutes les entreprises devraient avoir un processus de comptes débiteurs. les assistants virtuels peuvent suivre ce processus et collecter des A/R. le processus peut inclure une escalade vers le propriétaire de l’entreprise ou quelqu’un d’autre, le cas échéant.
courses personnelles
Vous avez aussi une vie personnelle. Faire des réservations de restaurant et envoyer des cadeaux prend du temps. Mais ils sont extrêmement importants pour maintenir vos relations personnelles. Et vous êtes censé diriger une entreprise en même temps?, Demandez à votre assistant virtuel de vous aider.
30. Faites des réservations de restaurant personnelles. Armé de préférences personnelles et de détails de connexion pour les sites de réservation comme Open Table, VAs peut réserver des réservations de restaurant, puis inviter les invités.
31. Faire des achats. Parfois, même Amazon n’a pas ce dont vous avez besoin et le processus d’achat prend trop de temps. Un assistant virtuel peut magasiner en ligne et vous obtenir ce dont vous avez besoin.
32. Rechercher et envoyer des cadeaux. Quand une carte-cadeau ne fera pas l’affaire, votre assistant peut chercher quelque chose d’unique et y arriver.
33. Gérez la logistique de votre passe-temps., Qu’il s’agisse de trouver et d’organiser un studio pour votre groupe de garage ou d’organiser les détails de votre club de lecture, un VA peut enlever les détails fastidieux de votre assiette vous permettant de rock (ou de lire).
34. Traquer les ordres de problème. Lorsqu’une commande n’arrive pas à temps, un assistant virtuel peut faire l’attente et aller au fond tout en vous tenant au courant.
35. Gérer le calendrier familial. C’est une autre tâche personnelle simple que votre assistant virtuel peut enlever votre assiette.
36. Calendrier des rendez-vous médicaux., Avec les dates de naissance et les détails de l’assurance, un VA peut planifier des visites chez le médecin et même commencer à remplir ces formulaires ennuyeux.
37. Payer les factures personnelles. Pour ces fournisseurs, vous n’achetez pas régulièrement ou qui n’ont pas d’options de paiement en ligne, un assistant virtuel peut payer les factures.
38. Appelez les magasins pour obtenir des informations. Que vous cherchiez une bouteille de scotch difficile à trouver ou un cadeau, a VA fera les appels pour trouver le magasin qui a ce que vous cherchez.
opérations
votre travail en tant que propriétaire d’une petite entreprise planifie l’avenir de votre entreprise., Par conséquent, vous souhaitez vous concentrer sur la création de nouveaux produits et services — et d’autres projets qui feront passer votre entreprise au niveau supérieur. Alors peut-être que vous devriez laisser des emplois comme remplir des formulaires en ligne et gérer la gestion des fichiers à quelqu’un d’autre.
39. Remplissez des formulaires en ligne. Un assistant virtuel équipé d’informations sur l’entreprise peut remplir des formulaires, y compris l’abonnement aux produits SaaS.
40. Prenez des notes de webinaires. Parfois, vous souhaitez les informations d’un webinaire, mais ne voulez pas investir le temps de regarder-même pour la demande! Un VA « assiste » et fournit les notes.
41., Convertir des fichiers. Vous avez un PDF mais vous avez besoin d’un jpeg? Un VA peut le convertir pour vous.
42. La conduite de la recherche. Un assistant virtuel peut effectuer des recherches de premier niveau pour les décisions à prendre, telles que le produit SaaS à choisir.
43. Configurez des projets dans votre système de gestion de projet. Un VA peut mettre en place le projet et ensuite inviter les participants appropriés.
44. Gérer la gestion des fichiers. Que vous utilisiez Dropbox ou un serveur local pour la gestion de fichiers, un assistant virtuel garantit que les fichiers sont placés au bon endroit avec le bon nom de fichier., Il veille également à ce que les bonnes personnes y aient accès.
45. Planifier les médias sociaux. Un VA prend vos messages de médias sociaux et les planifie selon votre processus.
46. Relisez et éditez des lettres, des blogs et des présentations. L’un des grands risques que vous courez lorsque vous êtes surchargé est que des erreurs peuvent se glisser dans votre travail. Si votre assistant virtuel peut vous aider avec ça.
47. Maintenir un manuel d’assistant virtuel. La plupart des propriétaires d’entreprise aiment les processus, mais détestent faire ou coller à eux. Un VA tient un manuel sur la façon de faire leurs tâches., C’est assez pratique lorsqu’un assistant virtuel est malade.
choses qu’un Assistant virtuel ne fait pas
bien sûr, il y a quelques choses que votre assistant virtuel ne fera pas. Vous n’avez pas à vous soucier de l’attitude d’un assistant virtuel si vous lui demandez de faire quelque chose. Un VA ne:
- roule ses yeux sur vous. Au moins, vous ne le verrez pas si cela arrive! Et vous ne l ‘” entendrez » dans aucune communication.
- nécessite un bureau plus grand ou un autre bureau. Ces gens ne partageront pas votre espace de bureau, il n’est donc pas nécessaire de faire de la place supplémentaire.
- Drame interjeté., Avec les assistants virtuels, vous n’aurez pas de gros ego à dorloter. Vous n’aurez pas besoin de marcher sur des coquilles d’œufs ou de vous soucier des commérages qui prévalent sur le professionnalisme. La nature de la relation étant longue distance signifie que le drame de bureau est inexistant.
prochaines étapes pour obtenir un Assistant virtuel
- identifiez les tâches de votre entreprise qu’il serait préférable d’externaliser. Astuce: concentrez-vous sur les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise. Demandez – vous si la tâche est la meilleure utilisation de votre temps ou serait mieux fait par quelqu’un d’autre?,
- utilisez des services comme Work Better Now pour identifier les assistants virtuels qui répondent à vos besoins.
que vous souhaitiez faire évoluer votre entreprise, arrêter de faire des tâches qui vous ennuient ou simplement vouloir plus de temps libre, un VA change la donne. Je pense que vous pouvez voir l’embauche d’un assistant virtuel pourrait être la clé de votre réussite. J’espère que cela vous aidera à décider si un VA est bon pour votre entreprise.
Bonne chance!
pour plus d’informations sur les assistants virtuels, lisez:
- Comment réussir dans votre petite entreprise tout en faisant moins avec les Assistants virtuels?,
- 22 Secrets pour embaucher le bon Assistant virtuel
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