Ein Leser fragt:
Was macht ein virtueller Assistent? Und wie kann man meinem Geschäft helfen? Ich führe ein kleines Unternehmen, aber das Volumen der E-Mails und Kundenanfragen ist explodiert. Es ist schwierig, organisiert zu bleiben. Dennoch können wir es uns nicht leisten, einen Vollzeit-Verwaltungsassistenten oder Büroleiter einzustellen — und haben auch nicht den Platz, weil unser Büro winzig ist. Ein Kollege schlug vor, einen virtuellen Assistenten einzustellen., Können Sie mir eine Vorstellung von den Arten von Aufgaben geben, die ein virtueller Assistent ausführen kann?
— Howard aus Albuquerque, New Mexico
Howard, das ist eine großartige Frage. Ja, wir werden genau erklären, was ein virtueller Assistent tut. Wir gehen einen besseren für dich. Am Ende dieses Artikels skizzieren wir 42 verschiedene Aufgaben, die ein virtueller Assistent (VA) für ein kleines Unternehmen ausführen kann, sodass Sie auf Beispiele zurückgreifen können. Aber zuerst, lassen Sie uns einige grundlegende Informationen beantworten.
Was ist ein Virtueller Assistent?,
Ein virtueller Assistent ist ein unabhängiger Mitarbeiter, der bei administrativen, Geschäftsentwicklungs -, Social Media -, Marketing-oder anderen Aufgaben hilft. Durch die Übernahme wiederkehrender Aufgaben und Verwaltungsarbeiten geben sie Kleinunternehmern, Unternehmern und Managern Zeit.
Der virtuelle Assistent arbeitet remote, oft von einem Homeoffice aus. Virtuelle Assistenten können in den USA ansässig sein, sich aber auch in einem anderen Land befinden.
VAs sind in den letzten zehn Jahren bei kleinen Unternehmen unglaublich beliebt geworden, weil sie eine flexible Belegschaft sind., Ein virtueller Assistent kann je nach Ihren Anforderungen Teilzeit oder Vollzeit sein. Brauchen Sie 20 Stunden pro Woche? Ohne Probleme. Brauchen Sie 30 Stunden? Was ist mit 40? VAs sind verfügbar.
Virtuelle Assistenten können einen Stundensatz bezahlt werden. Oder sie erhalten eine feste Gebühr pro Woche oder Monat.
Oft können Sie aus mehreren Gründen ein besseres Angebot und einen tieferen Nutzen erzielen, indem Sie einen virtuellen Vollzeitassistenten einstellen:
- Die Preise können besonders für Offshore-Mitarbeiter überraschend günstig sein.
- Es ist einfacher, einen Vollzeitassistenten in reguläre Workflows zu integrieren und von der Anordnung zu profitieren.,
- Ein Vollzeit-VA ist besser positioniert, um spezielle Software-Apps zu lernen, die Sie benötigen, herzliche Beziehungen zu Mitarbeitern und Kunden aufzubauen und mit Ihnen zu wachsen, wenn das Geschäft wächst.
Einige virtuelle Assistenten arbeiten als unabhängige Freiberufler. Andere sind Teil eines Unternehmens oder einer Agentur, in der Sie das Unternehmen einstellen, um eine flexible Belegschaft bereitzustellen. Wenn Sie mit einem Unternehmen mit virtuellen Assistenten arbeiten, haben Sie es mit einem Manager zu tun, der Ihre Bedürfnisse bespricht und die beste Lösung findet.,
Vorteile eines virtuellen Assistenten
Virtuelle Assistenten können viel tun, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Denken Sie so darüber nach. Wie ein Eigentümer seine Zeit verbringt, könnte der größte Faktor für den Erfolg des Unternehmens sein. Daher müssen Geschäftsinhaber (und Schlüsselmanager) ihre Zeit für hochwertige Aktivitäten aufwenden.
Rob Levin, Chairman von Work Better Now, bringt es aus eigener Erfahrung so auf den Punkt.
„Um Zeit mit hochwertigen Aktivitäten zu verbringen, war es mir wichtig, weniger Zeit mit minderwertigen Aktivitäten zu verbringen., Aus diesem Grund habe ich vor 5 Jahren nicht nur einen virtuellen Assistenten eingestellt, sondern auch ein Unternehmen mitbegründet , das jetzt besser funktioniert und anderen Geschäftsinhabern virtuelle Assistenten zur Verfügung stellt.“
Levins partner Andrew Cohen und Arbeiten Jetzt Besser, CEO, sagt, dass die häufigste Frage, die das Unternehmen potenziellen Kunden ist „was kann ein virtueller Assistent für mich tun?“
Um diese Frage zu beantworten, bietet Cohen eine Liste von 47 Aufgaben, die ein virtueller Assistent ausführen kann.
47 Aufgaben, die ein virtueller Assistent ausführen kann
Ein virtueller Assistent führt eine Vielzahl von Aufgaben aus., Diese reichen von der Terminplanung über das Screening bis hin zur Beantwortung von E-Mails. Aber Terminplanung und E-Mails sind nur die Spitze des Eisbergs. Wenn dies online möglich ist, kann dies wahrscheinlich ein virtueller Assistent tun.
Hier ist Ihr ultimativer Leitfaden für virtuelle Assistenten, was sie sind und was sie tun.
Kalenderverwaltung
Die professionelle und persönliche Verwaltung Ihres Kalenders ist eine der größten Herausforderungen eines Unternehmers. Von der Bereitstellung von Erinnerungen bis hin zur Terminplanung können virtuelle Assistenten dies mühelos für Sie erledigen. Sie können:
1., Koordinieren und planen Sie Anrufe und Termine. Dies allein spart den Besitzern in der Regel etwa 10 Stunden pro Woche und hindert sie daran, diese Aufgaben zu erledigen, die sie nicht mögen. Der Schlüssel ist, Ihrem Assistenten Regeln darüber zu geben, wann und wer. VAs planen auch Anrufe für einige Teammitglieder.
2. Termine bestätigen. Es empfiehlt sich, dem virtuellen Assistenten eine Liste der zu bestätigenden Termine zu geben, z. B. die Termine des nächsten Tages. Dies eliminiert Zeitverschwendung, wenn die andere Partei vergisst oder bis zur letzten Minute wartet, um abzubrechen.
3. Geben Sie Erinnerungen über Anrufe und Termine., Es gibt Zeiten, in denen Sie möglicherweise vergessen, einen Anruf zu tätigen, insbesondere außerhalb des Büros oder bei Back-to-Back-Meetings. Der virtuelle Assistent kann Sie einige Minuten zuvor anrufen oder eine SMS senden, um sicherzustellen, dass Sie dies nicht vergessen.
4. Planen Sie Anrufe und Termine neu. Während Sie versuchen können, es zu vermeiden, manchmal, Sie müssen neu planen. Ihre VA kann das für Sie erledigen.
5. Informieren Sie andere über Änderungen des Zeitplans. Der virtuelle Assistent benachrichtigt auch die andere Partei und bestätigt die geplante Zeit.
6. Zeit schützen., Für Geschäftsinhaber kann es schwierig sein, Nein zu jemandem zu sagen, der sich auf einen Kaffee treffen möchte, um „aufzuholen.“Der VA kann der böse Cop sein.
7. Senden und pflegen Sie eine „ausstehende Liste“. Jede Woche können virtuelle Assistenten Ihnen eine Liste von Personen senden, die nicht auf Anfragen zum Einrichten eines Meetings oder Anrufs geantwortet haben, damit Sie wissen, wann Sie sich engagieren müssen.
8. Informieren Sie bedeutende andere, wenn Sie nicht in der Stadt sind. Im Rahmen eines Reiseprozesses, Die VA gibt bedeutenden anderen eine Kalendereinladung mit den Daten außerhalb der Stadt zusammen mit Flug-und Hoteldetails. Dies hält sie auf dem Laufenden.,
E — Mail — und Kontaktverwaltung und-kommunikation
Wenn Sie unter einer Tonne E-Mails begraben sind-oder wenn Sie jemanden benötigen, der Ihre Kontaktliste aktualisiert-beachten Sie. Ein guter virtueller Assistent kann stundenlang Zeit sparen, indem er die folgenden Aktivitäten ausführt:
9. Bildschirm E-Mails. Basierend auf Regeln, die Sie festlegen, löscht, antwortet, leitet oder markiert VAs E-Mails für Ihre Aufmerksamkeit.
10. Fügen Sie Personen zu Kontakten hinzu. Wenn Sie einen Anruf, ein Meeting oder eine andere Form der Interaktion mit einer neuen Person haben, kann der virtuelle Assistent die Details dieser Person zu Ihren Kontakten hinzufügen.,
11. Aktualisieren Sie die Informationen der Leute auf Kontakte. Manchmal sind die Telefonnummer oder andere Informationen eines Kontakts nicht sofort bekannt. Eine VA kann Informationen zu Kontakten hinzufügen, sobald sie verfügbar sind-beispielsweise über eine E-Mail-Signatur.
12. Kontakte zu CRM hinzufügen. Einer der Hauptgründe, warum kleine Unternehmen ihre CRM-App nicht verwenden, ist die Zeit für die Eingabe von Daten. Virtuelle Assistenten können Ihr CRM-System hinzufügen und organisieren.,
Telefonaufgaben
Wenn Sie eine leichte Rezeptionistenarbeit oder Telefoninteraktionen benötigen, kann ein virtueller Assistent bestimmte Aufgaben ausführen.
13. Führen Sie leichte Empfangsdame Aufgaben. Wenn Sie wichtige Anrufe erwarten, die Sie möglicherweise nicht beantworten können, werden Anrufe an den virtuellen Assistenten weitergeleitet.
14. Transkribieren von voicemails. Da die meisten Voicemails nun per E-Mail empfangen werden können, werden diese zur Transkription an die VA weitergeleitet. Und alle notwendigen follow-up-Aktivitäten.,
Travel
Das Arrangieren von Flügen und Hotels für Geschäftsreisen könnte viel mehr Zeit verschlingen, als Ihnen bewusst ist. Ist das nicht die Zeit, die du besser damit verbringen könntest, an deinem Geschäft zu arbeiten? Ein virtueller Assistent kann:
15. Forschungsflüge. Ein virtueller Assistent kann Flüge nach Ihren Kriterien screenen und Ihnen Optionen präsentieren. Durch die Bereitstellung von Fluggesellschaft, Sitzplatz und anderen Präferenzen spart die VA im Laufe eines Jahres unglaublich viel Zeit.
16. Hotels in der Forschung., Ähnlich wie bei Flugreisen, indem Sie den virtuellen Assistenten mit Hotelpräferenzen, einschließlich aller Sonderpreise, die Sie erhalten, können sie Ihnen eine Shortlist präsentieren.
17. Buchen Sie Flüge und hotels. Durch die Bereitstellung der VA mit Kreditkarten und Vielfliegerinformationen können sie Reisen buchen, sobald Sie sich entschieden haben.
18. Forschung Transportmöglichkeiten. Dazu gehören Mietwagen, Mitfahrgelegenheiten und manchmal sogar öffentliche Verkehrsmittel.
19. Buchen Sie Transport., Neben der Erforschung dieser Optionen kann Ihr virtueller Assistent auch den Rest Ihres Transports buchen-genauso wie Ihre Flüge.
20. Arrangieren Sie für Veranstaltungen. Ob es sich um ein besonderes Restaurant, einen Tagungsraum oder sogar ein Konzert handelt, der virtuelle Assistent recherchiert und arrangiert für Sie.
21. Suspend Zeitung oder Post. Ihr virtueller Assistent kann diese regulären Dienste auf Reisen unterbrechen.
Geschäftsentwicklung
Egal, ob Sie Leads auf LinkedIn recherchieren oder E-Mail-Adressen finden, in der Geschäftsentwicklung steckt viel Arbeit., Ein virtueller Assistent kann diese Aktivitäten ausführen, sodass Sie sich auf die persönlichen Interaktionen konzentrieren können, die mit dem Verkauf verbunden sind.
22. Forschung führt auf LinkedIn. B2B-Unternehmen (und einige B2C-Unternehmen) müssen eine Liste der idealen Kunden führen. Ein virtueller Assistent kann nach Anleitung von Ihnen LinkedIn recherchieren und eine Liste potenzieller Kunden erstellen.
23. Finden Sie E-Mail-Adressen. Mithilfe von Datenbanken zusammen mit Google kann eine VA E-Mail-Adressen potenzieller Kunden finden, an die Sie sich wenden müssen.
24. Gestaltung von Präsentationen., Eine VA kann Vorschläge verbessern, indem sie das Logo eines Interessenten finden und einfügen und die entsprechende Textfarbe ändern. Sie können auch Folien nach Bedarf animieren.
Management
Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren, müssen viele Managementfunktionen ausgeführt werden. Möglicherweise müssen Sie Berichte für Kunden zusammenstellen. Dies kann einfach bedeuten, dass Sie viele Daten zusammenstellen, die Sie möglicherweise bereits haben. Es gibt andere Managementfunktionen — wie die Rekrutierung von mehr Personen in Ihr Team. Sie können einige davon ganz einfach an Ihren virtuellen Assistenten delegieren.
25. Berichte zusammenstellen., Eine VA kann KPI-Berichte in festgelegten Intervallen erstellen, um den Fortschritt zu verfolgen.
26. Hilfe bei der Rekrutierung von Mitarbeitern. Der Wettbewerb um gute Menschen ist härter als der Wettbewerb um Mitarbeiter. VAs Screen LinkedIn für potenzielle Mitarbeiter basierend auf Kriterien, die Sie zur Verfügung stellen.
Buchhaltung
Erfüllt Sie das Tun der Bücher oder das Senden von Rechnungen mit Angst? Warum nicht deine VA stattdessen dieses Zeug machen lassen?
27. Pflegen Sie die Bücher. Mit ein wenig Training können virtuelle Assistenten Transaktionen überprüfen und abgleichen und monatliche Abstimmungen durchführen.
28. Erstellen und Senden von Rechnungen., Mit Hilfe von Vorlagen kann eine VA Rechnungen erstellen und an Kunden senden.
29. Verfolge Zahlungen. Alle Unternehmen sollten einen Debitorenprozess haben. virtuelle Assistenten können diesem Prozess folgen und A/R sammeln Der Prozess kann gegebenenfalls eine Eskalation an den Geschäftsinhaber oder eine andere Person beinhalten.
Persönliche Besorgungen
Du hast auch ein persönliches Leben. Restaurantreservierungen und das Versenden von Geschenken brauchen Zeit. Aber sie sind extrem wichtig für die Aufrechterhaltung Ihrer persönlichen Beziehungen. Und Sie sollen gleichzeitig ein Unternehmen führen?, Holen Sie sich Ihren virtuellen Assistenten zu helfen.
30. Machen Sie persönliche Restaurantreservierungen. Bewaffnet mit persönlichen Vorlieben und Anmeldedaten für Buchungsseiten wie Open Table, VAs kann Restaurantreservierungen buchen und dann die Gäste einladen.
31. Einkäufe tätigen. Manchmal hat sogar Amazon nicht das, was Sie brauchen, und der Kaufprozess ist zu zeitaufwändig. Ein virtueller Assistent kann online einkaufen und erhalten Sie, was Sie brauchen.
32. Forschung und senden Geschenke. Wenn eine Geschenkkarte nicht reicht, kann Ihr Assistent nach etwas Einzigartigem suchen und es verwirklichen.
33. Verwalten Sie die Logistik für Ihr Hobby., Egal, ob Sie ein Studio für Ihre Garagenband finden und arrangieren oder die Details Ihres Buchclubs arrangieren, ein VA kann die mühsamen Details von Ihrem Teller nehmen, damit Sie rocken (oder lesen) können.
34. Verfolgen Sie Problemaufträge. Wenn eine Bestellung nicht pünktlich eintrifft, kann ein virtueller Assistent das Warten in der Warteschleife durchführen und auf den Grund gehen, während er Sie auf dem Laufenden hält.
35. Verwalten Sie den Familienkalender. Dies ist eine weitere einfache persönliche Aufgabe, die Ihr virtueller Assistent von Ihrem Teller nehmen kann.
36. Planen Sie medizinische Termine., Mit Geburtsdaten und Versicherungsdetails kann eine VA Arztbesuche planen und sogar anfangen, diese lästigen Formulare auszufüllen.
37. Persönliche Rechnungen bezahlen. Für Anbieter, bei denen Sie nicht regelmäßig einkaufen oder die keine Online-Zahlungsoptionen haben, kann ein virtueller Assistent die Rechnungen bezahlen.
38. Rufen Sie Geschäfte an, um Informationen zu erhalten. Egal, ob Sie nach einer schwer zu findenden Flasche Scotch oder einem Geschenk suchen, eine VA ruft an, um den Laden zu finden, der das bietet, wonach Sie suchen.
Betrieb
Ihr Job als Kleinunternehmer plant für die Zukunft Ihres Unternehmens., Infolgedessen möchten Sie sich auf die Erstellung neuer Produkte und Dienstleistungen konzentrieren — und auf andere Projekte, die Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben. Vielleicht sollten Sie Jobs wie das Ausfüllen von Online-Formularen und die Bearbeitung der Dateiverwaltung jemand anderem überlassen.
39. Füllen Sie online-Formulare. Ein virtueller Assistent, der mit Unternehmensinformationen ausgestattet ist, kann Formulare ausfüllen, einschließlich der Anmeldung von SaaS-Produkten.
40. Machen Sie sich Notizen aus Webinaren. Manchmal möchten Sie die Informationen aus einem Webinar, möchten aber nicht die Zeit investieren, um sie anzusehen — auch nicht für On-Demand! Eine VA „besucht“ und stellt die Notizen zur Verfügung.
41., Dateien konvertieren. Haben Sie ein PDF, benötigen aber ein JPEG? Ein VA kann es für Sie konvertieren.
42. Forschen. Ein virtueller Assistent kann First-Level-Recherchen für Entscheidungen durchführen, die getroffen werden müssen, z. B. welches SaaS-Produkt ausgewählt werden soll.
43. Richten Sie Projekte in Ihrem Projektmanagementsystem ein. Eine VA kann das Projekt einrichten und dann die entsprechenden Teilnehmer einladen.
44. Griff Dateiverwaltung. Unabhängig davon, ob Sie Dropbox oder einen lokalen Server für die Dateiverwaltung verwenden, stellt ein virtueller Assistent sicher, dass Dateien mit dem richtigen Dateinamen an der richtigen Stelle abgelegt werden., Er oder sie sorgt auch dafür, dass die richtigen Leute Zugang haben.
45. Planen Sie soziale Medien. Eine VA nimmt Ihre Social-Media-Beiträge und plant sie pro Prozess.
46. Korrekturlesen und Bearbeiten von Briefen, blogs und Präsentationen. Eines der großen Risiken, die Sie bei Überlastung eingehen, besteht darin, dass sich Fehler in Ihre Arbeit einschleichen können. So kann Ihnen Ihr virtueller Assistent dabei helfen.
47. Führen Sie ein Handbuch für virtuelle Assistenten. Die meisten Geschäftsinhaber lieben Prozesse, hassen es aber, sie zu machen oder daran festzuhalten. Eine VA führt ein Handbuch, wie sie ihre Aufgaben erledigen., Dies ist sehr praktisch, wenn ein virtueller Assistent krank ist.
Dinge, die ein virtueller Assistent nicht tut
Natürlich gibt es ein paar Dinge, die Ihr virtueller Assistent nicht tun wird. Sie müssen sich keine Sorgen um die Einstellung eines virtuellen Assistenten machen, wenn Sie ihn bitten, etwas zu tun. Ein VA nicht:
- Rollen seine Augen auf Sie. Zumindest wirst du es nicht sehen, wenn es passiert! Und Sie werden es in keiner Kommunikation“ hören“.
- Benötigen Sie ein größeres Büro oder einen anderen Schreibtisch. Diese Leute werden Ihre Büroräume nicht teilen, also müssen Sie keinen zusätzlichen Platz schaffen.
- Einwerfen drama., Mit virtuellen Assistenten haben Sie keine großen Egos zu coddle. Sie müssen nicht auf Eierschalen gehen oder sich Sorgen machen, dass Klatsch die Professionalität überschreibt. Die Art der Beziehung, die fern ist, bedeutet, dass Bürodrama nicht existiert.
Nächste Schritte, um einen virtuellen Assistenten zu erhalten
- Identifizieren Sie die Aufgaben in Ihrem Unternehmen, die am besten ausgelagert werden können. Tipp: Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die Ihr Fachwissen nicht erfordern. Fragen Sie sich, ob die Aufgabe Ihre Zeit am besten nutzt oder besser von jemand anderem erledigt wird.,
- Verwenden Sie Dienste wie Work Better Now, um virtuelle Assistenten zu identifizieren, die Ihren Anforderungen entsprechen.
Egal, ob Sie Ihr Unternehmen skalieren möchten, keine Aufgaben mehr ausführen möchten, die Sie ärgern, oder einfach nur mehr Freizeit haben möchten, ein VA ist ein Game Changer. Ich denke, Sie können sehen, dass die Einstellung eines virtuellen Assistenten der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein könnte. Ich hoffe, dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob eine VA für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Viel Glück!
Weitere Informationen zu virtuellen Assistenten finden Sie unter:
- Wie gelingt es Ihrem kleinen Unternehmen, weniger mit virtuellen Assistenten zu tun?,
- 22 Geheimnisse zur Einstellung des richtigen virtuellen Assistenten
Alle Antworten auf Leserfragen stammen von der Small Business Trends Editorial Board mit mehr als 50 Jahren kombinierter Geschäftserfahrung. Wenn Sie eine Frage einreichen möchten, senden Sie diese bitte hier.